Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Arbeitgeber

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Arbeitgeberbegriff

Eine Definition gibt es weder im Gesetz noch in Verwaltungsanweisungen. Sie ergibt sich aus der Umkehrung des Arbeitnehmerbegriffs (§ 1 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung). Arbeitgeber ist, wer die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers durch einen Arbeitsvertrag fordern kann und das Arbeitsentgelt schuldet.

Dem Arbeitgeber werden im Lohnsteuerabzugsverfahren Aufgaben übertragen, derer er sich auch durch eine bestimmte Vertragsgestaltung nicht entziehen kann.

Informationen zur Fälligkeit des Arbeitslohns von Arbeitnehmern.

Verpflichtung zur Lohnabrechnung

Der Arbeitgeber ist nach § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Abrechnung über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts in nachvollziehbarer Textform zu erteilen.

Mit der am 1. Juli 2013 in Kraft getretenen Entgeltbescheinigungsverordnung wurde ein einheitlicher Mindeststandard zur Ausstellung einer Entgeltbescheinigung geschaffen.

Die Betriebsstätte

Viele steuerliche Festlegungen stellen auf den Begriff der Betriebsstätte ab.

§ 12 Abgabenordnung:

Betriebstätte ist jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Als Betriebstätten sind insbesondere anzusehen:
  1. die Stätte der Geschäftsleitung,
  2. Zweigniederlassungen,
  3. Geschäftsstellen,
  4. Fabrikations- oder Werkstätten,
  5. Warenlager,
  6. Ein- oder Verkaufsstellen,
  7. Bergwerke, Steinbrüche oder andere stehende, örtlich fortschreitende oder schwimmende Stätten der Gewinnung von Bodenschätzen,
  8. Bauausführungen oder Montagen, auch örtlich fortschreitende oder schwimmende, wenn
    1. die einzelne Bauausführung oder Montage oder
    2. eine von mehreren zeitlich nebeneinander bestehenden Bauausführungen oder Montagen oder
    3. mehrere ohne Unterbrechung aufeinander folgende Bauausführungen oder Montagen
    länger als sechs Monate dauern.

Im Lohnsteuerrecht legt der § 41 Abs. 2 EStG fest:

Betriebsstätte ist der Betrieb oder Teil des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird. Wird der maßgebende Arbeitslohn nicht in dem Betrieb oder einem Teil des Betriebs des Arbeitgebers oder nicht im Inland ermittelt, so gilt als Betriebsstätte der Mittelpunkt der geschäftlichen Leitung des Arbeitgebers im Inland; im Fall des § 38 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 gilt als Betriebsstätte der Ort im Inland, an dem die Arbeitsleistung ganz oder vorwiegend stattfindet. Als Betriebsstätte gilt auch der inländische Heimathafen deutscher Handelsschiffe, wenn die Reederei im Inland keine Niederlassung hat.
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Verantwortung für die soziale Sicherheit

Die Arbeitgeber müssen:

  • Die Versicherungspflicht der Mitarbeiter prüfen.
  • Ihre Mitarbeiter bei der zuständigen Einzugsstelle (gesetzliche Krankenkasse) an- und abmelden.
    Die Anmeldung muss mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem ersten Arbeitstag, abgegeben werden.
    Für Beschäftigte einiger Wirtschaftsbereiche muss eine Sofortmeldung, die nicht die normale Anmeldung ersetzt, abgegeben werden.
    Für Arbeitnehmer, die noch keine Versicherungsnummer haben, zum Beispiel Berufsanfänger, ist die Nummer bei der zuständigen Krankenkasse zu beantragen. Der Rentenversicherungsträger vergibt dann die Versicherungsnummer. Mit der Versicherungsnummer erhält der Arbeitnehmer auch seinen Sozialversicherungsausweis.
    Das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Ende, zu melden (Ausführliche Informationen zu den Abmeldungen).
    Damit Betriebe am automatisierten Meldeverfahren zur Sozialversicherung teilnehmen können, benötigen sie eine Betriebsnummer.
  • Die Sozialabgaben für die Renten-, Kranken- und Pflege- sowie die Arbeitslosenversicherung berechnen und überweisen.
    Die Beitragsberechnung erfolgt entsprechend der gültigen Beitragssätze.
    Übersicht der Sozialversicherungsbeiträge 2016
    Beiträge zur Sozialversicherung werden in ihrer voraussichtlichen Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem der Arbeitsverdienst erzielt wird. Ein nach der endgültigen Abrechnung verbleibender Restbetrag muss zum nächsten Fälligkeitstermin mitgezahlt werden (Fälligkeit der Beitragsnachweise und der Zahlungen in der Sozialversicherung).
  • Unterbrechungen melden (Ausführliche Informationen zu Unterbrechungsmeldungen).
  • Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten sowie den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Arbeitnehmer erstatten.
    Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31. Dezember eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des folgenden Jahres, zu erstatten.
  • Alle Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung der Berufsgenossenschaften anmelden.
  • Bei Krankheit, in der Regel in den ersten sechs Wochen, weiter das Gehalt zahlen.
    Ausführliche Informationen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
  • Unabhängig von der Betriebsgröße nehmen am Umlageverfahren U2 (Mutterschaftsaufwendungen) grundsätzlich alle Arbeitgeber teil.
  • Am Umlageverfahren U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) nehmen alle Firmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.
  • Die Zahlung der Vergütung pünktlich leisten. Informationen zum Zahlungsverzug des Arbeitgebers.
  • Vereinbarte Branchenmindestlöhne einhalten.
  • Ab 2015 gilt das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz-MiLoG). Das Gesetz führt einen allgemeinen Mindestlohn in Deutschland ein. Dieser beträgt ab dem 01.01.2015 8,50 Euro pro Stunde. Für bestimmte Gruppen gelten noch Übergangs- und Sonderregelungen.

Haftung des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer.

Wird der Arbeitgeber vom Finanzamt für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer als Schuldner in Anspruch genommen, so hat er ein Rückgriffsrecht auf den Abeitnehmer. Steuerschuldner ist stets der Arbeitnehmer.

Zur Klärung von lohnsteuerlichen Zweifelsfragen besteht die Möglichkeit zur Einholung einer Auskunft beim Finanzamt.

In der Sozialversicherung ist das Schuldverhältnis anders geregelt. Schuldner ist hier der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer ist nur Beitragspflichtig und muss sich seine Arbeitnehmeranteile vom Lohn abziehen lassen.

Der Anspruch des Arbeitgebers kann nur durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden. Ein unterbliebener Abzug darf nur bei den drei nächsten Lohnzahlungen nachgeholt werden, danach nur dann, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist. Das gilt nicht, wenn der Beschäftigte seinen Pflichten nach § 28o Abs. 1 SGB  IV vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nachkommt oder er den Gesamtsozialversicherungsbeitrag allein trägt oder solange der Beschäftigte nur Sachbezüge erhält (§ 28g SGB  IV).

Die Insolvenz - Ablauf, Verfahren und mögliche Strafen

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Betriebsübernahme:
Das Landessozialgericht Rheinland-Pfalz entschied, dass ein Firmennachfolger nicht für zu niedrig entrichtete Sozialversicherungsbeiträge seines Rechtsvorgängers haftet. Für die Richter gibt es keine gesetzliche Grundlage für eine Haftung des Rechtsnachfolgers. Der Versicherungsträger kann seine Ansprüche nur gegenüber dem früheren Inhaber geltend machen.
Das hat das Bayerische Landessozialgericht mit einem Beschluss vom 28.01.2011 (L 5 R 848/10 B ER) bestätigt. Danach haftet der Betriebserwerber nicht für Beitragsrückstände aus Zeiten vor einem Betriebsübergang. Die Rentenversicherung als Antragsgegnerin, kann den Betriebserwerber nicht für die Beitragsschulden des Betriebsveräußerers in Anspruch nehmen.

Aushangpflichtige Gesetze

Die Aushangpflicht betrifft grundsätzlich Arbeitnehmerschutzgesetze, die den Arbeitnehmern bekannt gemacht werden sollen. Ziel der Aushangpflicht ist es, den Arbeitnehmer über die für ihn geltenden Schutzvorschriften zu informieren.

Auszuhängen sind nur die Gesetze, in dessen Schutzbereich die jeweiligen Arbeitnehmer fallen. Aushangpflichtige Gesetze müssen für die Arbeitnehmer leicht zugänglich und lesbar sind. Viele Buchverlage bieten eine Sammlung der aushangpflichtigen Gesetze im Taschenbuchformat an.

Aushangpflicht besteht für folgende Gesetze:

  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und
    Informationen zur Beschwerdestelle nach § 13 AGG
    Aushangpflicht geregelt in § 12 Abs. 5 AGG
  • § 61b Arbeitsgerichtsgesetz (Klage wegen Benachteiligung)
    Aushangpflicht geregelt in § 12 Abs. 5 AGG
  • Arbeitszeitgesetz
    Aushangpflicht geregelt in § 16 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz
  • Betriebsvereinbarungen
    Aushangpflicht geregelt in § 77 Betriebsverfassungsgesetz
  • Für den Betrieb maßgebende Tarifverträge
    Aushangpflicht geregelt in § 8 Tarifvertragsgesetz
  • Gesetz zum Schutze der arbeitenden Jugend (Jugendarbeitsschutzgesetz)
    Aushangpflicht geregelt in §§ 47, 48, 54 Jugendarbeitsschutzgesetz
  • Gesetz zum Schutze der erwerbstätigen Mutter (Mutterschutzgesetz)
    Aushangpflicht geregelt in § 18 Mutterschutzgesetz
  • Arbeitsschutzvorschriften je nach Branche
  • Unfallverhütungsvorschriften
    Geregelt in § 12 BGV A1 (Unfallverhütungsvorschriften an geeigneter Stelle zugänglich machen)

In bestimmten Branchen besteht eine Aushangpflicht für weitere Gesetze:

  • Ladenschlussgesetz (in Verkaufsstellen; Aushangpflicht geregelt in § 21 Ladenschlussgesetz),
  • Verordnung über den Schutz vor Schäden durch Röntgenstrahlen (Betreiber einer Röntgeneinrichtung; Aushangpflicht geregelt in § 18 Röntgenverordnung),
  • Verordnung über den Schutz vor Schäden durch ionisierende Strahlen (Aushangpflicht geregelt in § 35 Strahlenschutzverordnung)
  • Verordnung über Arbeiten in Druckluft (Arbeiten in Druckluft, soweit diese von einem Arbeitgeber gewerbsmäßig ausgeführt werden),
  • Verordnung zum Schutz vor Gefahrstoffen (Tätigkeiten mit Gefahrstoffen)

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Nach § 15 Abs. 5 SGB VII besteht eine Unterrichtungspflicht über Unfallverhütungsvorschriften.

Nach § 138 SGB VII besteht eine Unterrichtungspflicht darüber, welcher Unfallversicherungsträger für das Unternehmen zuständig ist und an welchem Ort sich seine für Entschädigungen zuständige Geschäftsstelle befindet.

Bei Vergabe von Heimarbeit bestehen Aushangpflichten nach dem Heimarbeitsgesetz.

Die Wahlordnung zum Betriebsrat, zur Schwerbehindertenvertretung oder zum Sprecherausschuss haben betroffene Betriebe auszuhängen.

Arbeitgeber, die für die einmalige Anlage vermögenswirksamer Leistungen gem. § 11 VermBG einen Termin bestimmen, haben den Termin für die Anlage in geeigneter Form bekanntzugeben.

In Zweifelsfalle sollte sich der Arbeitgeber bei der zuständigen Kammer informieren. Wenn alle Mitarbeiter auf ein Intranet zurückgreifen können, lassen sich diese Aushänge durch elektronische Texte ersetzen.

Bildung eines Arbeitsschutzausschusses

Der § 11 Satz 1 ASiG (Gesetz über Betriebsärzte, Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit) verpflichtet den Arbeitgeber in Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten einen Arbeitsschutzausschuss zu bilden.
§ 11 ASiG:

Soweit in einer sonstigen Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist, hat der Arbeitgeber in Betrieben mit mehr als zwanzig Beschäftigten einen Arbeitsschutzausschuß zu bilden; bei der Feststellung der Zahl der Beschäftigen sind Teilzeitbeschäftigte mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als 20 Stunden mit 0,5 und nicht mehr als 30 Stunden mit 0,75 zu berücksichtigen. Dieser Ausschuß setzt sich zusammen aus:
dem Arbeitgeber oder einem von ihm Beauftragten,
zwei vom Betriebsrat bestimmten Betriebsratsmitgliedern,
Betriebsärzten,
Fachkräften für Arbeitssicherheit und
Sicherheitsbeauftragten nach § 22 des Siebten Buches Sozialgesetzbuch.

Der Arbeitsschutzausschuß hat die Aufgabe, Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung zu beraten. Der Arbeitsschutzausschuß tritt mindestens einmal vierteljährlich zusammen.

Kommt der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nicht nach, kann sich der Betriebsrat nach § 89 Abs. 1 Satz 2 BetrVG an die zuständige Arbeitsschutzbehörde wenden. Diese hat die Errichtung eines Arbeitsschutzausschusses nach § 12 ASiG anzuordnen und kann im Weigerungsfall eine Geldbuße verhängen (§ 20 ASiG).

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) - Festlegung einer Beschwerdestelle

Der § 13 AGG gibt Beschäftigten das Recht, sich bei den zuständigen Stellen des Betriebs, des Unternehmens oder der Dienststelle zu beschweren. Daraus folgt die Verpflichtung des Arbeitgebers eine solche zuständige Stelle zu schaffen. Es muss sich dabei aber nicht um eine neue Stelle handeln. Der Arbeitgeber bestimmt lediglich diese Stelle und teilt sie der Belegschaft mit. Es kann der Vorgesetzte, eine Gleichstellungsbeauftragte, die Personalabteilung, eine betriebliche Beschwerdestelle oder der Betriebsrat sein. Es muss also eine Festlegung erfolgen.

Senkung der Steuer- und Abgabenlast

Eine Lohnerhöhung führt häufig zu überproportional steigenden Steuern und Sozialabgaben. Durch steuerfreie Arbeitgeberleistungen kommt die Lohnerhöhung ungeschmälert beim Arbeitnehmer an. Davon profitieren beide Seiten. Der Arbeitnehmer hat mehr davon und der Arbeitgeber spart die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

Durch steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Lohnbestandteile kann die Steuer- und Abgabenlast von Arbeitnehmern reduziert werden. Viele steuerfreie bzw. steuerbegünstigte Zuwendungen sind auch von der Sozialversicherungspflicht befreit.

Meine Website www.einfachmehrgeld.de bietet eine Vorstellung der wichtigsten steuerfreien und steuerbegünstigten Arbeitgeberleistungen unter Leistungen.

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