Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Auslagenersatz

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Grundsätzliches

Im Prinzip gibt es zwei Begriffe zu diesem Thema, die voneinander zu trennen sind.
Das wären:

  • Durchlaufende Gelder
    Hierbei handelt es sich um Geldbeträge, die ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber bekommt, um sie für den Arbeitgeber auszugeben.
    Es geht hier also um Gelder, die der Arbeitnehmer vor der Aufwendung erhält.
  • Auslagenersatz
    Hierbei handelt es sich um Geldbeträge, die ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber bekommt, weil er sie für den Arbeitgeber ausgegeben hat.
    Es geht hier also um Gelder, die der Arbeitnehmer nach der Aufwendung erhält.

In beiden Fällen müssen die Ausgaben ausschließlich oder bei weitem überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt und von diesem veranlasst oder gebilligt sein.

Der Aulagenersatz und die durchlaufenden Gelder sind nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
§ 3 Nr. 50 EStG:

Steuerfrei sind
....
  1. die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz);
....
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Lohnsteuer-Richtlinien
R 3.50 Durchlaufende Gelder, Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG)

(1) Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn
  1. der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht und
  2. über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird.

Dabei sind die Ausgaben des Arbeitnehmers bei ihm so zu beurteilen, als hätte der Arbeitgeber sie selbst getätigt. Die Steuerfreiheit der durchlaufenden Gelder oder des Auslagenersatzes nach § 3 Nr. 50 EStG ist hiernach stets dann ausgeschlossen, wenn die Ausgaben durch das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers veranlasst sind (>R 19.3). Durchlaufende Gelder- oder Auslagenersatz werden immer zusätzlich gezahlt, da sie ihrem Wesen nach keinen Arbeitslohn darstellen. Sie können daher auch keinen anderen Arbeitslohn ersetzen.

(2) Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Dabei können bei Aufwendungen für Telekommunikation auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.

Folgende Bedingungen müssen für die Steuerfreiheit erfüllt sein:

  • die Ausgaben werden für Rechnung des Arbeitgebers getätigt
    (der Arbeitnehmer kann dabei sowohl im eigenen Namen als auch im Namen des Arbeitgebers auftreten)
  • im Grundsatz ist eine Einzelabrechnung über die Beträge zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber notwendig (pauschaler Auslagenersatz ist nur bei regelmäßiger Wiederkehr und einem entsprechendem Nachweis von 3 Monaten möglich)
  • ein eigenes Interesse an den Aufwendungen darf der Arbeitnehmer nicht haben
    (die Ersatzleistung darf nicht zur Bereicherung beim Arbeitnehmer führen)
  • das Risiko der Aufwendungen muss beim Arbeitgeber liegen.

Folgende Beispiele sind denkbar:

  • Bewirtung von Kunden durch den Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers
  • Geschenke an Kunden durch den Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers
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