Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Auszubildende

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Aktuelles

Das Mindestlohngesetz gilt nicht für Auszubildende, da sie keine Arbeitsverträge, sondern Ausbildungsverträge abschließen (§ 22 Abs. 3 Mindestlohngesetz). Damit gilt der flächendeckende gesetzliche Mindestlohn ab 01.01.2015 nicht für die Höhe der Ausbilungsvergütung.


Mit dem neuen Reisekostenrecht wird ab 2014 der Begriff der "ersten Tätigkeitsstätte" eingeführt. Die Berufsschule kann keine erste Tätigkeitsstätte sein, da diese im Rahmen eines Ausbildungs-Arbeitsverhältnisses aufgesucht wird. Die erste Tätigkeitsstätte der Auszubildenden befindet sich in der Regel im Betrieb des Arbeitgebers.
Damit sind die Fahrten zur Berufsschule im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nach Reisekostengrundsätzen abzugsfähig.


Ab 2012 entfällt die Einkommensüberprüfung bei volljährigen Kindern unter 25 Jahren für Kindergeld und Kinderfreibeträge. Ab 2012 wird das Kindergeld einkommensunabhängig gewährt. Für ein über 18 Jahre altes Kind kann bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres Kindergeld weitergezahlt werden, solange es für einen Beruf ausgebildet wird.

Grundsätzliches

Auszubildende sind Arbeitnehmer im steuerrechtlichen und beitragsrechtlichen Sinn.

Wenn der Auszubildende ein Jugendlicher im Sinne des Jugendarbeitsschutzgesetzes ist (unter 18 Jahre; § 1 und § 2), gelten zusätzliche gesetzliche Bestimmungen.

Nach § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) beträgt der Urlaub für Jugendliche, wenn der Jugendliche

  • zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist mindestens 30 Werktage,
  • zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist mindestens 27 Werktage,
  • zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 18 Jahre alt ist mindestens 25 Werktage.

Es gelten Festlegungen zur Arbeitszeit und zur Freizeit (§ 8 bis § 21b JArbSchG). Außerdem existieren Beschäftigungsverbote und -beschränkungen (§ 22 bis § 27 JArbSchG) sowie Vorschriften zur Gesundheitlichen Betreuung (§ 32 bis § 46 JArbSchG).

Nach § 49 JArbSchG haben die Arbeitgeber Verzeichnisse der bei ihnen beschäftigten Jugendlichen zu führen. Mindestinhalt:

  • Vor- und Familiennamen
  • Geburtsdatum
  • Wohnanschrift
  • Datum des Ausbildungsbeginn bzw. Beginn der Beschäftigung

Die Rechtsverhältnisse zwischen Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden regelt das Berufsbildungsgesetz.

Für die Ausbildungsvergütung sind möglicherweise geltende Tarifverträge zu beachten.

Ausbildungssuche zählt als Anrechnungszeit für die Rente

Zeiten der Ausbildungssuche zwischen dem 17. und 25. Lebensjahr und Zeiten der Schulausbildung oder der Besuch einer berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahme nach dem 17. Lebensjahr (maximal 8 Jahre) zählen als Anrechnungszeit für die Rente.
Voraussetzung für die Anerkennung der Ausbildungssuche: Bei der Arbeitsagentur melden!
§ 58 Abs. 1 Nr. 3a und 4 SGB VI:

(1) Anrechnungszeiten sind Zeiten, in denen Versicherte
....
3a. nach dem vollendeten 17. Lebensjahr mindestens einen Kalendermonat bei einer deutschen Agentur für Arbeit als Ausbildungsuchende gemeldet waren, soweit die Zeiten nicht mit anderen rentenrechtlichen Zeiten belegt sind,
4.   nach dem vollendeten 17. Lebensjahr eine Schule, Fachschule oder Hochschule besucht oder an einer berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahme teilgenommen haben (Zeiten einer schulischen Ausbildung), insgesamt jedoch höchstens bis zu acht Jahren, oder
....
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Berufsausbildungsvertrag

Nach § 10 Berufsbildungsgesetz muss der Ausbildende mit den Auszubildenden einen Berufsausbildungsvertrag abschließen. Es sind die für den Arbeitsvertrag geltenden Rechtsvorschriften und Rechtsgrundsätze anzuwenden.
Der Ausbildende hat unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrages, spätestens vor Beginn der Berufsausbildung, den wesentlichen Inhalt des Vertrages schriftlich niederzulegen. Der Vertrag ist von den Ausbildenden, den Auszubildenden und deren gesetzlichen Vertretern zu unterzeichnen. Eine Ausfertigung der unterzeichneten Niederschrift ist den Auszubildenden und deren gesetzlichen Vertretern unverzüglich auszuhändigen (§ 11 Berufsbildungsgesetz).

Ausbildende haben Auszubildende für die Teilnahme am Berufsschulunterricht und an Prüfungen freizustellen (§ 15 Berufsbildungsgesetz).

Die Vergütung ist nach dem Lebensalter der Auszubildenden so zu bemessen, dass sie mit fortschreitender Berufsausbildung, mindestens jährlich, ansteigt (§ 17 Berufsbildungsgesetz).
Die Vergütung für den laufenden Kalendermonat ist spätestens am letzten Arbeitstag des Monats zu zahlen (§ 18 Berufsbildungsgesetz).

Die Berufsausbildung beginnt mit einer Probezeit. Diese muss mindestens einen Monat und darf höchstens vier Monate betragen (§ 20 Berufsbildungsgesetz). Beide Vertragspartner sollen damit ausreichend Gelegenheit haben, die für die Ausbildung im konkreten Ausbildungsberuf wesentlichen Umstände eingehend zu prüfen. Während der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis jederzeit ohne Einhalten einer Kündigungsfrist gekündigt werden (§ 22 Berufsbildungsgesetz).
Die Dauer eines vorausgegangenen Praktikums ist nicht auf die Probezeit in einem folgenden Berufsausbildungsverhältnis anzurechnen. Auf den Inhalt und die Zielsetzung des Praktikums kommt es nicht an (Bundesarbeitsgericht Urteil vom 19. November 2015 - 6 AZR 844/14).

Höhe der Ausbildungsvergütungen

Nach einer Pressemitteilung der Hans-Böckler-Stiftung vom 18.05.2015 fallen die tariflich geregelten Ausbildungsvergütungen je nach Branche und Ausbildungsjahr sehr unterschiedlich aus. Danach variieren die Ausbildungsvergütungen von 515 Euro im Kfz-Gewerbe Thüringen im 1. Ausbildungsjahr bis zu 1.505 Euro im Bauhauptgewerbe West im 4. Ausbildungsjahr.
Weitere Fakten zum Urlaubsgeld aus der Pressemitteilung vom 18.05.2015:

Im vergangenen Jahr stiegen die Ausbildungsvergütungen überwiegend zwischen 2,0 und 4,5 Prozent. Nur in wenigen Tarifbereichen wurden keine Steigerungen vereinbart.
Innerhalb der Branchen gibt es zum Teil bundesweit einheitliche Ausbildungsvergütungen, es bestehen aber auch beträchtliche regionale Unterschiede (Stand: 1.5.2015). "Die aktuellen Ausbildungsvergütungen zeigen ähnliche Differenzierungen wie die Tariflöhne und -gehälter", sagt WSI-Tarifexperte Dr. Reinhard Bispinck. "Neben bundeseinheitlichen Tarifverträgen gibt es solche mit starken regionalen Unterschieden, häufig verbunden mit einem West-Ost-, aber auch mit einem Süd-Nord-Gefälle". ....
....
Bundesweit einheitliche tarifliche Ausbildungsvergütungen gibt es u. a. bei Banken (1.025 Euro) und Versicherungen (1.037 Euro), in der Druckindustrie (994 Euro), in der Papierverarbeitung (970 Euro) sowie bei der Deutschen Bahn (877 Euro), der Deutschen Post (920 Euro), der Deutschen Telekom (940 Euro) und im öffentlichen Dienst (Bund, Gemeinden: 949 Euro, Länder: 941 Euro).

Berechnung der Lohnsteuer für Auszubildende

Eine Pauschalierung der Lohnsteuer wie bei 450-Euro-Jobs kommt bei Auszubildenden grundsätzlich nicht in Betracht. Das gilt auch dann, wenn die Ausbildungsvergütung 450 Euro nicht übersteigt. Die Ausbildungsvergütung wird also grundsätzlich als laufender Arbeitslohn nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteuert. Damit hat der Arbeitgeber auch für Auszubildende die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) abzurufen.

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Auszubildenden

Azubis sind nach § 2 Abs. 2 Nr. 1 SGB IV als "zur Berufsausbildung Beschäftigte" sozialversicherungspflichtig. Es besteht grundsätzlich Versicherungspflicht in allen Versicherungszweigen. Das gilt auch dann, wenn die Ausbildungsvergütung 450 Euro nicht übersteigt. Das Ausbildungsverhältnis kann also nicht als geringfügige Beschäftigung abgerechnet werden. Die Gleitzone darf bei Auszubildenden auch nicht angewendet werden, auch wenn die Ausbildungsvergütung in diesem Bereich (450,01 bis 850 €) liegt. Dazu gibt es ein Urteil des Bundessozialgerichts vom 15.7.2009 (B 12 KR 14/08 R).
Leitsätze:

1. Gegen die Sozialversicherungspflicht der zu ihrer Berufsausbildung betrieblich Beschäftigten und ihre Belastung mit Beiträgen bestehen auch bei einem monatlichen Entgelt im Bereich der Geringfügigkeitsgrenze keine verfassungsrechtlichen Bedenken.
2. Ebenso begegnet keinen verfassungsrechtlichen Bedenken, dass der Beitragsanteil, den die zu ihrer Berufsausbildung betrieblich Beschäftigten zu tragen haben, nicht nach den Regelungen über die sog. Gleitzone bemessen wird.
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Für Auszubildende gilt jedoch die Geringverdienergrenze von 325 €. Zur Berufsausbildung Beschäftigte, die nicht mehr als 325 € im Monat verdienen (Geringverdiener), müssen keine eigenen Beiträge zahlen. Der Arbeitgeber muss also neben seinen Arbeitgeberanteilen auch die Arbeitnehmeranteile übernehmen. Wird durch eine einmalige Zuwendung (Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld) die Geringverdienergrenze (325 €) überschritten, so tragen Arbeitgeber und Auszubildender die Beiträge aus dem die Grenze übersteigenden Betrag je zur Hälfte. Auf der Seite Geringverdiener finden sie Beispiele.

Übersteigt die Ausbildungsvergütung die Geringverdienergrenze, gelten die normalen Grundsätze der Beitragsberechnung (Übersicht der Sozialversicherungsbeiträge 2015).

Für Auszubildende gilt die Personengruppe 102 in den Meldungen nach der DEÜV (für Meldezeiträume ab dem 01.01.2012 außer bei Verdienst in der Geringverdienergrenze). Für Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nicht übersteigt, gilt für Meldezeiträume ab dem 01.01.2012 die Personengruppe 121. Der Personengruppenschlüssel 121 ist selbst dann anzuwenden, wenn die Geringverdienergrenze infolge einmalig gezahlten Arbeitsentgelts überschritten wird.

Für Auszubildende in einer außerbetrieblichen Einrichtung gilt für Meldezeiträume ab dem 01.01.2012 die Personengruppe 122. Eine außerbetriebliche Berufsausbildung liegt vor, wenn die Ausbildung von verselbstständigten, nicht einem Betrieb angegliederten Bildungseinrichtungen durchgeführt wird.

Mit dem Besprechungsergebnis der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger vom 08.03.2017 kam es zur Änderung der Beschreibung der Personengruppe 102. Auszubildende ohne Arbeitsentgelt sind danach mit der Personengruppe 102 zu melden. Zur Gewährleistung eines einheitlichen Verfahrens gilt die - bereits für Teilnehmer an dualen Studiengängen ohne Arbeitsentgelt festgelegte - PGR 102 für den gesamten Personenkreis der Auszubildenden ohne Arbeitsentgelt.

Damit gilt:

Berufsausbildung Personengruppe bis 2011 Personengruppe ab 2012
Betriebliche Berufsausbildung und Entgelt über 325 € 102 102
Betriebliche Berufsausbildung und Entgelt von max. 325 € 102 121
Betriebliche Berufsausbildung ohne Arbeitsentgelt 102 102
Außerbetriebliche Berufsausbildung; Höhe des Entgelts ist nicht relevant 102 122

Für Auszubildende in der Seefahrt, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nicht übersteigt, gilt für Meldezeiträume ab dem 01.01.2012 die Personengruppe 144.

Die neuen Personengruppenschlüssel wurden vorrangig für den Sozialausgleich benötigt, da diese Beschäftigten keinen Zusatzbeitrag zahlen müssen. Auszubildende mit Entgelt unter 325 € hatten generell keinen Anspruch auf Sozialausgleich. Sie zahlten ja auch keine eigenen Beiträge. Mit dem Wegfall des Sozialausgleichs ab 2015 werden auch die 2012 eingeführten Personengruppenschlüssel 121, 122, 123 und 144 eigentlich nicht mehr benötigt. Sie sollten deshalb nur noch für Meldezeiträume bis zum 31.12.2014 verwendbar sein.
Die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) hat sich aus abrechnungstechnischen Gründen gegen den Wegfall der Personengruppenschlüssel ausgesprochen.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ist dieser Auffassung gefolgt und hat sich für die dauerhafte Beibehaltung dieser Personengruppenschlüssel ausgesprochen. Damit sind sie weiterhin im Meldeverfahren zu berücksichtigen (Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 22.10.2014).

Nach § 242 Abs. 3 Nr. 6 SGB V hat die Krankenkasse bei Geringverdienern den Zusatzbeitrag in Höhe des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes nach § 242a zu erheben. Diese Steuerung wäre in den Lohnprogrammen über den Personengruppenschlüssel möglich.

Ab 2012 entfällt die Einkommensüberprüfung bei volljährigen Kindern

Der Verdienst eines Auszubildenden konnte bis 2011 Auswirkungen auf das Kindergeld haben. Bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres wurde Kindergeld auch ohne Anrechnung von Einkünften und Bezügen des Kindes gewährt. Bei Auszubildenden über 18 Jahre durften die Einkünfte und Bezüge des Auszubildenden im Jahr 2011 den Betrag von 8.004 € pro Kalenderjahr nicht überschreiten.
Der Anspruch ist dabei in voller Höhe und nicht nur in Höhe des übersteigenden Teils entfallen.

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Ab 2012 entfällt die Einkommensüberprüfung bei volljährigen Kindern unter 25 Jahren für Kindergeld und Kinderfreibeträge. Ab 2012 wird das Kindergeld einkommensunabhängig gewährt. Für ein über 18 Jahre altes Kind kann bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres Kindergeld weitergezahlt werden, solange es für einen Beruf ausgebildet wird.

Das Ausbildungsnachweisheft

Jeder Auszubildende ist verpflichtet, während seiner Ausbildungszeit einen schriftlichen Ausbildungsnachweis zu führen. Ohne diesen gibt es keine Zulassung zur Abschlussprüfung. Das Berichtsheft darf per Hand, mit Schreibmaschine oder Computer geschrieben werden.

BLok ist der Online-Ausbildungsnachweis für duale Ausbildungsberufe. Einfach zu bedienen und übersichtlich gestaltet können Auszubildende, Ausbilder und Berufsschullehrer das Berichtsheft im Internet gemeinsam nutzen.

Checkliste zum Ausbildungsbeginn

Auszubildende müssen dem Arbeitgeber die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen. Der Arbeitgeber kann mit diesen Angaben alle für den Lohnsteuerabzug notwendigen Daten abrufen (ELStAM-Verfahren).

Als Azubi ist man selbst krankenversicherungspflichtig. Damit muss man sich eine Krankenkasse aussuchen.

Bis Ende 2010 bekam jeder Arbeitnehmer von seinem Rentenversicherungsträger einen Sozialversicherungsausweis. Seit Januar 2011 ist der Sozialversicherungsausweis in der früheren Form entfallen. Stattdessen erhält jeder Arbeitnehmer ein Schreiben seines Rentenversicherungsträgers, worin ihm seine Sozialversicherungsnummer mitgeteilt wird. Der Inhalt und die Funktion des Schreibens decken sich mit dem bisherigen Sozialversicherungsausweis.

Termin mit Hausarzt machen (ärztliche Bescheinigung zur gesundheitlichen Eignung für den Beruf)

Informationen zu Arbeitspapieren

Der Einstieg in den Arbeitsmarkt prägt den Erwerbsverlauf

Auszug aus der Presseinformation des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung vom 17.10.2012:

"Der Einstieg in den Arbeitsmarkt bestimmt maßgeblich die Chancen und Risiken im weiteren Erwerbsverlauf. Um Arbeitslosigkeit möglichst dauerhaft zu vermeiden, ist die Qualität der Beschäftigung zu Beginn der Erwerbskarriere von herausragender Bedeutung", erklärte der Direktor des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Joachim Möller am Mittwoch auf einer Pressekonferenz in Berlin anlässlich der Vorstellung des neuen "IAB Handbuchs Arbeitsmarkt". Es zeichne sich ab, dass ein Ausbildungsabschluss immer mehr zur Mindestvoraussetzung für ein Normalarbeitsverhältnis wird, betonte der IAB-Direktor in Berlin. "Gelingt ein passender Einstieg in den ersten drei Jahren nicht, ist das nur noch schwer zu korrigieren", warnte Möller.
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