Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Datensicherung

Anzeige

Grundsätze der Datensicherung

Die Datensicherung dient dem Schutz vor Datenverlust. Außerdem gibt es verschiedene gesetzliche Vorschriften zur Datenarchivierung. Die Aufbewahrung von Datensicherungen (Datenträger wie CD oder DVD) sollte örtlich entfernt vom Computersystem in einer sicheren Umgebung erfolgen.

Die Anwendungen der Classic Line greifen immer auf alle Dateien eines Mandanten zu. Es ist daher nicht möglich, nur bestimmte Daten zu sichern oder rückzusichern. Es ist auch nicht möglich, gesicherte Daten auf denselben Mandanten rückzusichern. Eine Rücksicherung kann nur auf einen Mandanten erfolgen, der noch nicht angelegt ist. Damit ist eine wichtige Frage schon beantwortet (Welche Daten sind zu sichern?). Es werden alle Daten eines Mandanten gesichert! Die Datensicherung erfolgt als Zip-Datei.

Wegen Begrenzungen des Zip-Datenformats sind keine Mandantensicherungen möglich, die eine Größe von 2 Gigabyte überschreiten; dies entspricht etwa einem Datenvolumen im Mandantenverzeichnis von 20 Gigabyte. Sicherungen von derart umfangreichen Mandanten müssen auf einem anderen Weg, als dem hier beschriebenen, erfolgen.

Bei folgenden Anlässen sollte unbedingt eine Datensicherung erfolgen:

  • nach der erstmaligen Erfassung von Daten (Stammdaten),
  • nach jeder größeren Änderung von Stammdaten,
  • vor jeder Monatsabrechnung,
  • vor jeder Rückrechnung und
  • vor dem Jahresabschluss.

Die Datensicherung sollte nicht planlos, sondern nach einer Datensicherungsstrategie durchgeführt werden. Folgende Punkte sind vorab mindestens zu klären:

  1. Welches Speichermedium soll verwendet werden?
  2. Wie soll die Datensicherung erfolgen?
  3. Wer soll die Datensicherung durchführen?
  4. In welchen Abständen bzw. zu welchen Anlässen soll eine Datensicherung erfolgen?
  5. Wo soll die Datensicherung aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sollten immer mehrere Datensicherungen in verschiedenen zeitlichen Abstufungen vorhanden sein. Man spricht auch vom Großvater-Vater-Sohn-Prinzip.

Die Datensicherungen sollten regelmäßig auf ihre Wiederherstellbarkeit überprüft werden.

Mandanten sichern

Die Datensicherung starten sie mit: "Administration - Mandantenverwaltung - Mandanten sichern"

Anzeige
Mandanten sichern

Sie können die Daten des Mandanten auf Diskette oder andere Datenträger exportieren (sichern), oder die Datensicherung erst mal auf die Festplatte ausführen und anschließend eine CD bzw. DVD brennen.

Über die Programmhilfe finden sie ausführliche Beschreibungen der Eingabemöglichkeiten.

Mandanten rücksichern

Die Rücksicherung starten sie mit: Administration - Mandantenverwaltung - Mandanten rücksichern

Mandanten rücksichern

Die Rücksicherung kann nur auf einen neuen Mandanten erfolgen. Sie müssen also eine noch freie Mandantennummer eingeben.

Tritt nach einer Datensicherung ein Problem auf, so kann man die letzte Datensicherung rücksichern und muss dann nur die Eingaben wiederholen, die zwischen dem Zeitpunkt der Datensicherung und der Rücksicherung ausgeführt wurden.

Je kürzer die Abstände zwischen den einzelnen Datensicherungen sind, desto weniger hat man bei einer notwendigen Rücksicherung nachzuarbeiten.

Anzeige

Komplettsicherung

Die Komplettsicherung ist eine erweiterte Version der Mandantensicherung.

Unterschiede zur Mandantensicherung:

  • Durch eine Sperre des Mandanten wird sichergestellt, dass kein anderer Benutzer gleichzeitig diesen Mandanten bearbeitet.
    Die Komplettsicherung stellt nicht sicher, dass kein anderer Anwender mehr an der Classic Line angemeldet ist. Es wird aber gewährleistet, dass keine inkonsistenten Stände gesichert werden. Wenn noch ein Anwender angemeldet ist, muss dieser in der Regel bis zum Ende der Komplettsicherung warten, bevor er die Classic Line verlassen kann.
  • Im Anschluss an die Mandantensicherung haben sie die Möglichkeit Kunden, Lieferanten, Artikel und ungenutzte Lagerplätze zu löschen. Das gilt auch für solche Stammdaten, die Bezug zu Vorgängen haben, die weniger als 10 Jahre zurückliegen.
    Vor der Löschung von Stammdaten, sollte eine Datensicherung des gesamten Mandanten angefertigt werden. Nach der Abgabenordnung ist diese Datensicherung für den gesamten prüfungsrelevanten Zeitraum aufzubewahren.

Nach dem Aufruf der Komplettsicherung erfolgt die Sperrung des Mandanten.

Sperrung des Mandanten

Nach der Sperrung erscheint folgendes Dialogfenster:

Komplettsicherung und Löschung von Stammdaten
Anzeige

© 2007-2011 A.Liebig - Impressum - Kontakt - Datenschutz - Inhaltsverzeichnis (Sitemap) - Lohnlexikon