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Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Lohnbelege

In der folgenden Aufzählung finden sie verschiedene Abrechnungsfälle zur Auswahl. Auf der jeweiligen Seite befindet sich dann der Lohnbeleg mit Erläuterungen. Es geht auf dieser Seite um den prinzipiellen Aufbau und abrechnungstechnische Besonderheiten.

Die Lohnbelege wurden mit der Classic Line von Sage erstellt. Die Erlaubnis zur Veröffentlichung der Belege wurde mir freundlicherweise von Sage Software gegeben.

Wer aktuelle Informationen zur Lohnabrechnung sucht, muss in den Hauptteil der Web-Site gehen.

Unter der Aufzählung der Abrechnungsfälle (Lohnbelege) folgen grundlegende Erläuterungen zum Aufbau des Lohnbelegs.

Für folgende Abrechnungsfälle wurden Lohnbelege erstellt:

Erläuterungen zum Aufbau der Lohnbelege

Kopf des Lohnbelegs

Kopf des Lohnbelegs

In der ersten Zeile finden wir Angaben zur Steuerberechnung aus dem Personalstamm. Neben der Personalnummer und dem Geburtsdatum stehen die Lohnsteuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge laut Lohnsteuerkarte. Danach kommen die Eintragungen zur Kirchensteuer und ein möglicher Freibetrag. Wenn der Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber im Dezember durchgeführt wurde, steht bei Kennz.LSt.Ja ein ja.

Das Abrechnungskennzeichen (Einstellung im Personalstamm: Register Steuern - Feld Steuerberechnung) hat folgende Bedeutung:

00 Allgemeine Lohnsteuertabelle wird angewendet
10 Besondere Lohnsteuertabelle wird angewendet
20 Pauschalierung für geringfügig Beschäftigte (Ausnahmesatz 20%)
30 Pauschalierung für kurzfristig Beschäftigte (25%)
40 Pauschalierung für kurzfristig Beschäftigte in der Land- und Forstwirtschaft (5%)
50 Steuerfrei für geringfügig Beschäftigte (Abgeschafft 01.04.2003)
60 Pauschalierung für geringfügig Beschäftigte (Einheitliche Pauschalsteuer 2% ab 01.04.2003)

In der zweiten Zeile finden wir Angaben zur Sozialversicherung. Neben der SV-Nummer steht die Krankenkasse und der Beitragssatz zur Krankenversicherung des Arbeitnehmers (2011: 8,2%). Das Nachbarfeld ist nur bei Anwendung der Märzklausel belegt.
Bei PV erhöht steht ein "Ja", wenn der Arbeitnehmer keine Elterneigenschaft hat. In diesem Fall ist der Beitragssatz zur Pflegeversicherung erhöht (Beitragszuschlag für Kinderlose von 0,25%).
Der SV-Schlüssel (Beitragsgruppen) enthält Angaben zur Behandlung des Arbeitnehmers in den 4 Sozialversicherungszweigen (KV, PV, RV, AV).

Abbildung aus dem Personalstamm - Register SV - Zeile SV-Schlüssel

SV-Schlüssel (Beitragsgruppen)

In unserem Beispiel wird der allgemeine Beitrag in der Krankenversicherung und in den drei anderen Zweigen der volle Beitrag gezahlt. Der Buchstabe "a" bei der Pflegversicherung zeigt an, dass die normale Regelung gilt (Arbeitnehmer und Arbeitgeber tragen jeweils die Hälfte des Beitrags). Das gilt aber nicht in Sachsen. Dort würde "1b" stehen. In Sachsen hat der Gesamtbeitragssatz zur Pflegeversicherung zwar die gleiche Höhe wie in allen anderen Bundesländern, der Arbeitnehmeranteil ist aber größer als der Arbeitgeberanteil.

Danach folgt der Personengruppenschlüssel (Einstellung im Personalstamm: Register SV - Feld Personengruppe). Der Personengruppenschlüssel kennzeichnet im Meldeverfahren nach der DEÜV Besonderheiten von Personengruppen unabhängig vom Tätigkeitsschlüssel. Der dreistellige Personengruppenschlüssel macht eine genauere Berufsbildzuordnung des Versicherten möglich. Die folgende Abbildung zeigt nur einen Auszug der möglichen Personengruppen.

Einstellung Personengruppenschlüssel

Das Feld Betr.Eintritt ist für die Ermittlung der Betriebszugehörigkeit bei Jubiläumslisten notwendig (hat keine Bedeutung für SV-Meldungen. Das Eintrittsdatum steuert die Steuer- und SV-Berechnung im Monat des Eintritts. Das Austrittsdatum steuert die Steuer- und SV-Berechnung im Monat des Austritts.

In der dritten Zeile finden wir Angaben zum Urlaubskonto (Urlaubsanspruch Vorjahr und laufendes Jahr, genommene Urlaubstage im laufenden Jahr, Restanspruch Urlaubstage) sowie Kranktage und Arbeitstage im abgerechneten Monat.

Abgerechnete Bruttolohnarten

Abgerechnte Bruttolohnarten

Die erste Spalte (LA-Nr.) enthält die Nummer der Lohnart (frei wählbar bei Anlage im Programm). Die zweite Spalte (Bezeichnung) enthält eine frei wählbare Lohnartenbezeichnung.

In der dritten Spalte (SV) steht das Kennzeichen für die Sozialversicherungspflicht (1 bedeutet SV-pflichtig, 0 bedeutet SV-frei). In unserem Beispiel sind also beide Lohnarten SV-pflichtig.

In der vierten Spalte (ST) steht das Kennzeichen für die Lohnsteuerpflicht. Folgende Kennzeichen gibt es:

In unserem Beispiel wird für beide Lohnarten die Lohnsteuer nach der Monatstabelle (1) berechnet.

In der fünften Spalte (Kst.-St./-Tr.) steht die Stammkostenstelle des Arbeitnehmers (Eingabe im Personalstamm Register Fibu/ZVK). In unserem Beispiel ist keine eingetragen (ist für die eigentliche Lohnabrechnung ohne Bedeutung).

In der sechsten Spalte (Tage/Anzahl) stehen Tage (zum Beispiel bei Abrechnung von Urlaub die genommenen Urlaubstage) bzw. Stunden je nach verwendeter Lohnart. In unserem Beispiel stehen 170 Stunden bei der Lohnart 121 (Stundenlohn). Die Lohnart 210 ist ein Arbeitgeberzuschuss VWL. Es ist keine Angabe bei Tage/Anzahl notwendig (absoluter Betrag).

In der siebenten Spalte (Betrag/Faktor) steht bei der Lohnart 121 der vereinbarte Stundenlohn (Lohnsatz 1) aus dem Personalstamm.

In der achten Spalte (Prozentsatz) steht bei Lohnarten die prozentual ermittelt werden ein Prozentsatz. Das könnten ein Zuschlagssatz bei Überstunden oder Zuschlagssätze für Feiertagsarbeit (125%), Sonntagsarbeit (50%) und Nachtarbeit (25%) sein.

In der neunten Spalte (Statistik) können statistische Werte stehen. Bei einem Arbeitnehmer mit einer Nettolohnvereinbarung steht hier der vereinbarte Nettolohn (Die Nettolohnvereinbarung wirkt nur arbeitsrechtlich zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Sie hat keine Bedeutung für die Berechnung der Lohnsteuer und der SV-Beiträge). Zur Ermittlung der zutreffenden Abzugsbeträge muss der vereinbarte Nettolohn generell auf einen Bruttolohn hochgerechnet werden.

In der zehnten Spalte (Betrag) steht der Bruttobetrag. In unserem Beispiel steht bei der Lohnart 121 ein Betrag von 2.550,00 € (170 Stunden x 15,00 €) und bei der Lohnart 210 ein Betrag von 20,00 €.

Monatswerte

Monatswerte

Hier finden wir die abgerechneten Monatswerte. Diese sind getrennt nach Steuerbeträgen und SV-Beträgen.

Nach dem Gesamtbrutto folgt das Lohnsteuerbrutto. Die zwei Beträge können gleich sein, das Lohnsteuerbrutto kann aber auch kleiner sein. Bei Abrechnung von steuerfreiem Nachtarbeitszuschlag ist das Gesamtbrutto um diesen Betrag höher als das Steuerbrutto. Es folgen die laut Lohnsteuertabelle errechneten Steuerbeträge (Lohnsteuer, Soli-zuschlag, Kirchensteuer) sowie die Steuertage.

Wenn der Arbeitnehmer die pauschalen Steuern bei einer Lohnart trägt, sind die abgerechneten Beträge in der vierten Spalte enthalten (Bruttobetrag der pauschaliert wurde, pauschale Lohnsteuer, Solizuschlag und pauschale Kirchensteuer. Die pauschal ermittelten Steuern (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) sind eigentlich vom Arbeitgeber zu übernehmen. Er darf diese Steuern aber auf den Arbeitnehmer abwälzen. Ganz unten stehen Brutto und Beiträge zur ZVK (Zusatzversorgungskasse).

Der SV-Block ist unterteilt in Brutto, Beiträge und KUG (Kurzarbeitergeld) sowie SV-Tage. Brutto und Beiträge haben jeweils zwei Spalten. Bei lfd. steht das laufende Arbeitsentgelt (Gehalt, Stundenlohn, ...) und bei EGA stehen Einmalzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, ...). Die Trennung ist erforderlich weil die Beträge bei Einmalzahlungen nach einem besonderen Verfahren ermittelt werden. Die SV-Beträge werden für die vier Versicherungszweige (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, und Pflegeversicherung) getrennt angegeben.

Bei der Zahlung von Kurzarbeitergeld gibt es Besonderheiten in der Beitragsberechnung.

Im rechten Block finden wir wieder das Gesamtbrutto von dem die gesamten Steuern, die SV-Beiträge und die Arbeitskammerbeiträge (gibt es nur in Bremen und im Saarland) abgezogen werden. Es ergibt sich somit ein Nettobetrag.

Kumulierte Werte und Nettoabzüge bzw. Nettobezüge

Kumulierte Werte

Hier finden wir die seit Anfang des Jahres bis einschließlich des aktuellen Monats abgerechneten Werte (kumuliert = aufaddiert). In unserem Beispiel sind die Werte mit den Monatswerten gleich, da der Lohnbeleg für Januar ist. Der Lohnbeleg vom März würde hier die aufaddierten Werte von Januar bis März beinhalten.

Im rechten Block finden wir die Lohnarten die Nettoabzüge bzw. Nettobezüge darstellen. In unserem Beispiel der Überweisungsbetrag VWL als Nettoabzug. Nettobezüge wären zum Beispiel Reisekosten (z. B. Fahrtkosten oder Verpflegungsmehraufwendungen) die der Arbeitgeber steuerfrei ersetzt. Vom weiter oben ermittelten Nettobetrag werden die Nettoabzüge abgezogen und die Nettobezüge dazugerechnet. Es ergibt sich der Auszahlungsbetrag.

Zahlungsbereich

Zahlungsbereich

Hier finden wir die Bankverbindungen an die Beträge überwiesen werden. In unserem Beispiel gehen der Auszahlungsbetrag des Arbeitnehmers auf sein eigenes Konto und der Überweisungsbetrag VWL auf das Konto des Instituts bei dem der Arbeitnehmer seinen Vertrag geschlossen hat.

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