Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten

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Aktuelles

Hat der Arbeitgeber eine Dienstreise-Kaskoversicherung für die seinen Arbeitnehmern gehörenden Kraftfahrzeuge abgeschlossen, so führt die Prämienzahlung des Arbeitgebers auch weiterhin nicht zum Lohnzufluss bei den Arbeitnehmern(BMF-Schreiben vom 9. September 2015).
Damit gilt die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeug-Vollversicherung besitzt, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreise-Kaskoversicherung für ein Kraftfahrzeug des Arbeitnehmers abgeschlossen hat.


Tatsächliche Fahrtkosten und pauschaler Kilometersatz bei auswärtiger Tätigkeit ab 2014
Höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Beförderungsmittel:
Pkw: 0,30 Euro/gefahrener Kilometer
Sonstige motorgetriebene Fahrzeuge: 0,20 Euro/gefahrener Kilometer
Eine Pauschale für die Mitnahme von weiteren Personen ist ab 2014 nicht mehr vorgesehen.
Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist nicht mehr erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser gesetzlichen Typisierung Gebrauch macht. Durch diese Neuregelung ist die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur Prüfung der pauschalen Kilometersätze überholt.

Grundsätzliches

Fahrtkosten gehören zu den Reisekosten. Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Unter Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, zu verstehen.
Bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.
Bei Benutzung eines eigenen Fahrzeugs können folgende pauschalen Kilometersätze je gefahrenen Kilometer höchstens angesetzt werden:

Pauschale Kilometersätze Bis 31.12.2013 Ab 01.01.2014
Benutzung eines Kraftwagens, z. B. PKW
Mitnahmeentschädigung für jede weitere Person
0,30 €/km
0,02 €/km
0,30 €/km
keine Mitnahmeentschädigung mehr
Benutzung Motorrad (oder Motorroller)
Mitnahme einer Person
0,13 €/km
0,01 €/km
für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 €/km
keine Mitnahmeentschädigung mehr
Benutzung Moped (oder Mofa) 0,08 €/km
Benutzung Fahrrad 0,05 €/km entfallen

Eine Pauschale für die Mitnahme von weiteren Personen ist ab 2014 nicht mehr vorgesehen.

Das Bundesfinanzministerium hat im Anwendungsschreiben zur Reisekostenreform 2014 folgendes veröffentlicht:

Die steuerliche Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit bleibt im Wesentlichen unverändert.

Statt der tatsächlichen Aufwendungen kann aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. PKW, Motorrad) auch ein pauschaler Kilometersatz (höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz für das jeweils benutzte Beförderungsmittel: Benutzung eines Kraftwagens, z. B. PKW 0,30 Euro, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro) für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 2 EStG). Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist demnach nicht mehr erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser gesetzlichen Typisierung Gebrauch macht. Durch diese Neuregelung ist die Rechtsprechung des BFH zur Prüfung der pauschalen Kilometersätze (vgl. BFH vom 25. Oktober 1985, VI R 15/81, BStBl 1986 II S. 200 sowie vom 26. Juli 1991, VI R 114/88, BStBl 1992 II S. 105) überholt.

Der Ansatz eines Gesamtkostenanteils (Anteil der Dienstfahrten an den Gesamtfahrten) oder eines errechneten Kilometersatzes (Gesamtkosten/Gesamtkilometer) ist ebenfalls möglich jedoch ungebräuchlich wegen des Aufwandes.

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Sammelpunkt

Es gilt § 3 Nummer 32 EStG:

Steuerfrei sind
  1. die unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie bei Fahrten nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel, soweit die Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist;

Das Bundesfinanzministerium hat im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 folgendes veröffentlicht.
Auszug aus dem Ergänzten BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014:

Liegt keine erste Tätigkeitsstätte (nach Rz. 6 ff. oder Rz. 25 ff.) vor und bestimmt der Arbeitgeber durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft (Rz. 13 ff.) typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort, der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, das Busdepot, der Fährhafen), werden die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem vom Arbeitgeber festgelegten Ort wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt; für diese Fahrten dürfen Fahrtkosten nur im Rahmen des § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 und Absatz 2 EStG (Entfernungspauschale) angesetzt werden.

Zur Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 19.05.2015 Anfragen von acht Wirtschaftsverbänden vom 19. Mai 2015 beantwortet.
Auszug:

Mit der Lohnsteuerrichtlinie 2015 wurde Nummer 2 der R 3.32 (Sammelbeförderung von Arbeitnehmern) gestrichen, der als notwendige und damit steuerfreie Sammelbeförderung die Fälle nannte, in denen die Arbeitnehmer an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder verschiedenen Stellen eines weiträumigen Arbeitsgebiets eingesetzt werden. Die Streichung ist lediglich eine redaktionelle Folgeänderung, da die Steuerfreiheit der Sammelbeförderung von Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte (mit ständig wechselnden auswärtigen Tätigkeiten) nun von § 3 Nummer 16 EStG erfasst wird und nicht mehr von § 3 Nummer 32 EStG.

Damit ist die Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten weiterhin steuerfrei möglich.

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Weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Das Bundesfinanzministerium hat im BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 folgendes veröffentlicht.
Auszug aus dem Ergänzten BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014:

Soll der Arbeitnehmer auf Grund der Weisungen des Arbeitgebers seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, findet für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls die Entfernungspauschale Anwendung.

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt in Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens (§ 15 AktG) oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenarbeiter und Forstarbeiter tätig.
Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen, sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen.

Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden.

Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können weiterhin die tatsächlichen Aufwendungen oder der sich am Bundesreisekostengesetz orientierende maßgebliche pauschale Kilometersatz angesetzt werden.

Arbeitgeber darf Reisekostenabrechnung mit Routenplaner überprüfen - Bundesarbeitsgericht verneint Mitbestimmung des Betriebsrats

Bundesarbeitsgericht Beschluss vom 10.12.2013, 1 ABR 43/12
Mitbestimmung des Betriebsrats beim Einsatz eines Routenplaners zu Abrechnungszwecken

Ein Arbeitnehmer beantragte die Erstattung von Reisekosten für die Teilnahme an einer Betriebsversammlung. Dem Niederlassungsleiter erschien die im Antrag angegebene Fahrtstrecke überhöht. Er ermittelte mit einem Routenplaner die Entfernung zwischen der Wohnanschrift des Arbeitnehmers und dem Ort der Betriebsversammlung. Der Arbeitnehmer wurde auf die überhöhte Kilometerangabe in der Reisekostenabrechnung hingewiesen und später abgemahnt. Der Arbeitgeber erstattet Reisekosten nur für die kürzeste verkehrsübliche Wegstrecke zwischen dem Ausgangs- und dem Arbeitsort.

Der Betriebsrat war der Meinung, dass das Programm dazu bestimmt sei, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Der Betriebsrat wollte einen Mitbestimmungstatbestand nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz herleiten. Das hat das Bundesarbeitsgericht aber klar verneint.
Auszug aus dem Beschluss:

Die Voraussetzungen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG lägen aber auch dann nicht vor, wenn zugunsten des Betriebsrats unterstellt würde, dass die Arbeitgeberin den Routenplaner von "Google Maps" nicht ausschließlich für die Berechnung der erstattungsfähigen Reisekosten einsetzt. Es fehlt an der notwendigen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle durch eine technische Einrichtung.

Historisches

Eine erhebliche Vereinfachung für die Reisekostenerstattung ist ab dem Jahr 2008 durch die Abschaffung der bisherigen 30-km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit eingetreten. Bis zum 31.12.2007 konnten bei Arbeitnehmern, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausübten, die Fahrtkosten nur dann als Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden, wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle mehr als 30 km betrug. Ab 2008 ist ein Fahrtkostenersatz ohne Rücksicht auf die Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle und zudem ohne zeitliche Beschränkung möglich.

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