Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten ab 2014

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Auf dieser Seite wird der Rechtsstand ab 01.01.2014 behandelt.

Verpflegungsmehraufwendungen gehören zu den Reisekosten. Diese Kosten müssen durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters entstehen.

Als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet man die zusätzlich anfallenden Kosten, wenn sich eine Person aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte aufhält.
In diesem Fall kann man sich nicht so günstig wie zu Hause oder am Betriebssitz verpflegen.

Verpflegungsmehraufwendungen (In- und Auslandsreisen) dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Mit Wirkung zum 01.01.2014 hat der Gesetzgeber das steuerliche Reisekostengesetz erheblich geändert. Für Auswärtstätigkeiten im Inland können folgende Pauschbeträge steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag ab 01.01.2014
Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts
Regelung im § 9 Abs. 4a EStG
24 Stunden 24 Euro
mehr als 8 Stunden 12 Euro

Der Pauschbetrag von 12 Euro gilt ebenso für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, und zwar ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit.

Wenn der Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig ist, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen.
Beispiel:
Ein Kundendienstmitarbeiter tritt um 08:00 Uhr von seiner Wohnung aus einen Wartungsauftrag an und erreicht um 14:00 Uhr seine Firma (6 Stunden Abwesenheit). Um 15:00 Uhr hat er einen neuen Auftrag und fährt im Anschluss daran direkt nach Hause. Dort kommt er um 18:00 Uhr an (3 Stunden Abwesenheit).
Gesamtabwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte: 9 Stunden
Pauschale von 12 Euro kann berücksichtigt werden.

Mitternachtsregelung
Die strikte Berechnung der Abwesenheitsdauer nach Kalendertagen würde zu ungewollten Härten führen. Aus diesem Grunde wurde die sog. Mitternachtsregelung eingeführt. In modifizierter Form gibt es sie auch 2014.

Ab 01.01.2014 gilt:
Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12 Euro für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

Mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung
Das Bundesfinanzministerium hat im Ergänzten BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 24. Oktober 2014 folgendes veröffentlicht:

Eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung liegt auch dann vor, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (so z. B. bei Schlafen im Bus, LKW oder Lok).
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Beispiele

Beispiel 1:

Auswärtstätigkeit über 2 Tage ohne Übernachtung
Abfahrt am ersten Tag: 16:30 Uhr
Rückkehr am zweiten Tag: 04:30 Uhr
Abwesenheit gesamt: 12 Stunden (7,5 + 4,5)

Rechtsstand ab 01.01.2014: Steuerfreier Pauschbetrag: 12 Euro

Beispiel 2:

Auswärtstätigkeit über 3 Tage
Abfahrt am ersten Tag: 14:00 Uhr
Rückkehr am dritten Tag: 16:00 Uhr
Steuerfrei ersetzt werden können:

Rechtsstand ab 01.01.2014:
am ersten Tag: 12 Euro (Anreisetag; bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit)
am zweiten Tag: 24 Euro (Abwesenheit 24 Stunden)
am dritten Tag: 12 Euro (Abreisetag; bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit)


Kürzung der Verpflegungspauschalen

Regelung im § 9 Abs. 4a EStG:

....
Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die nach den Sätzen 3 und 5 ermittelten Verpflegungspauschalen zu kürzen:
  1. für Frühstück um 20 Prozent
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent,
der nach Satz 3 Nummer 1 gegebenenfalls in Verbindung mit Satz 5 maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag; die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen. Satz 8 gilt auch, wenn Reisekostenvergütungen wegen der zur Verfügung gestellten Mahlzeiten einbehalten oder gekürzt werden oder die Mahlzeiten nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a pauschal besteuert werden. Hat der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag nach Satz 8. Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für Verpflegung, ist ein Werbungskostenabzug insoweit ausgeschlossen.

Dreimonatsfrist

Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. Wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird, ist die Dreimonatsfrist nicht anzuwenden. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt, am gleichen Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht.

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Neubeginn der Dreimonatsfrist
§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG (Fassung ab 01.01.2014):

....
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert.
....

Damit führt ab 2014 eine zeitliche Unterbrechung von vier Wochen (unabhängig vom Anlass der Unterbrechung) zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist.

Das Bundesfinanzministerium hat im Ergänzten BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 24. Oktober 2014 folgendes veröffentlicht:

Werden im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes aufgesucht, handelt es sich um die Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte. Handelt es sich um einzelne ortsfeste betriebliche Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden, liegen mehrere Tätigkeitsstätten vor. Dies gilt auch dann, wenn sich die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander befinden.

Um die Berechnung der Dreimonatsfrist zu vereinfachen, wird eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung eingeführt. Danach führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Absatz 4a Satz 7 EStG). Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur noch die Unterbrechungsdauer.

....

Von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist erst dann auszugehen, sobald der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen in der Woche aufgesucht wird. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der Dreimonatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit (Ex-post-Betrachtung).

Pauschalierung der Lohnsteuer bei höheren Beträgen

Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die oben genannten Pauschbeträge zahlen. Nach § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Pauschbeträge um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Damit ergibt sich folgende Übersicht:

Regelung ab 01.01.2014

Dauer der Abwesenheit Steuerfreier Pauschbetrag (SV-frei) Pauschalierungsfähig mit 25% (SV-frei) Steuerpflichtig und SV-pflichtig
24 Stunden 24 Euro 24 Euro Beträge über 48 Euro
mehr als 8 Stunden 12 Euro 12 Euro Beträge über 24 Euro

Das Bundesfinanzministerium hat im Ergänzten BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts vom 24. Oktober 2014 folgendes veröffentlicht:

Die Lohnsteuer kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erhoben werden, wenn dem Arbeitnehmer Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärts-tätigkeit i. S. v. § 9 Absatz 4a Satz 3 bis 6 EStG gezahlt werden, soweit diese die danach dem Arbeitnehmer zustehenden Verpflegungspauschalen ohne Anwendung der Kürzungsregelung nach § 9 Absatz 4a Satz 8 bis 10 EStG um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen.

Soweit nach Ablauf der Dreimonatsfrist eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht mehr möglich ist, kommt eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 4 EStG nicht in Betracht.

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Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit

Wenn der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.
Wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen kann, unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn aber ab dem 01.01.2014.
Kann der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, muss der Arbeitgeber einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts als Arbeitslohn versteuern, wenn er seinem Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung.

Eine übliche Beköstigung liegt nur vor, wenn der Wert der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 EStG; Fassung ab 01.01.2014). Dieser Betrag belief sich bis 2013 auf 40 Euro.
Die steuerliche Erfassung einer solchen üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn ist ab 2014 ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte.
Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug gekürzt.

  • um 20% (der Verpflegungspauschale für die 24-stündige Abwesenheit) für ein Frühstück
    also um 4,80 Euro (20% von 24 Euro)
  • um jeweils 40% (der Verpflegungspauschale für die 24-stündige Abwesenheit) für ein Mittag- und Abendessen
    also um 9,60 Euro (40% von 24 Euro)

Beispiel:
Der Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am zweiten Tag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt.

Der Arbeitgeber kann für die Auswärtstätigkeit maximal noch folgende Beträge steuerfrei erstatten:

  möglicher Pauschbetrag ungekürzt Kürzung
Anreisetag 12 Euro - - -
Zwischentag 24 Euro Frühstück 4,80 Euro
Mittagessen 9,60 Euro
Abendessen 9,60 Euro
Abreisetag 12 Euro Frühstück 4,80 Euro
Gesamt 48 Euro 28,80 Euro

Der Arbeitgeber kann also maximal noch 19,20 Euro steuerfrei auszahlen.

Der neue § 41b Abs. 1 Nr. 8 EStG schreibt folgendes vor:
Sobald in einem Kalenderjahr die erste steuerfreie Mahlzeit (vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) während einer Auswärtstätigkeit vorliegt, ist in der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe "M" anzugeben.

Längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte

Das BMF-Schreiben vom 05.01.2015 legt mit Wirkung ab dem 1. Januar 2015 folgendes fest:

Üben Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind nach Ablauf von drei Monaten (§ 9 Absatz 4a Satz 6 und 7 EStG) an diese Arbeitnehmer ausgegebene Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) abweichend von R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchstabe d LStR 2015 und Rz. 76 des BMF-Schreibens vom 24. Oktober 2014 (BStBl I Seite 1412) mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten.

Der Ansatz des Sachbezugswerts setzt voraus, dass die übrigen Voraussetzungen des R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a LStR 2015 vorliegen.

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Die übrigen Voraussetzungen des R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a LStR 2015 sind:

  • Es muss tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben werden.
  • Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen werden.
  • Der Verrechnungswert der Essenmarke darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigen.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder sind die maßgebenden Auslandstagegelder festgelegt.

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu (fast) jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht.

Die Schreiben gelten entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die in der Übersicht nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die maßgebenden Auslandstagegelder zahlen. Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Verpflegungsmehraufwendungen dürfen seit 1996 nur noch mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen ist nicht zulässig.

Bei doppelter Haushaltsführung können die folgenden Pauschbeträge nur drei Monate lang steuerfrei ersetzt werden:

Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag ab 01.01.2014
Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts
24 Stunden 24 Euro
mehr als 8 Stunden 12 Euro

Maßgebend ist die Dauer der Abwesenheit pro Kalendertag von der Wohnung, in der der Arbeitnehmer seinen eigenen Hausstand hat.

Ausführliche Informationen zur doppelten Haushaltsführung.

Beispiel für Rechtsstand ab 01.01.2014:

Ein Arbeitnehmer mit eigenem Hausstand wird vom Betriebssitz in Bitterfeld nach Aue versetzt. Er behält seine Wohnung in Bitterfeld und mietet sich eine kleine Wohnung in Aue. Er fährt jeden Montag 6:00 Uhr in Bitterfeld ab und kommt jeden Freitag nach der Arbeit nach Bitterfeld zurück.
Für die ersten 3 Monate kann pro Woche ein Pauschbetrag von 96 € steuerfrei ersetzt werden.
3 x 24 € (Dienstag, Mittwoch und Donnerstag); da die Abwesenheit von Bitterfeld 24 Stunden beträgt
2 x 12 € (Montag und Freitag); da An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit

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