Reisekostenabrechnung in der Praxis - Tipps zu digitalen Angeboten

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Für die Praxis empfiehlt sich eine einfach zu bedienende Anwendung, welche die Erfassung und Abrechnung von Dienst- und Privatfahrten im In- und Ausland sowie Auslagen auf diesen Reisen für Sie übernimmt.

Software-Lösungen für die Reisekostenabrechnung

Zeitlich kürzere Prozesse, niedrigere Kosten und weniger Bürokratie - Software-Lösungen für die Reisekostenabrechnung versprechen einen umfassenden und reibungslosen Arbeitsablauf. Die Mehrzahl der erhältlichen Programme kann jedes wichtige Detail von Dienst- und Geschäftsreisen erfassen. Es lässt sich zwischen beruflich bedingten Fahrten im In- und Ausland unterscheiden, zudem ist es möglich, die Auslagen den jeweiligen Reisen zuzuordnen. Des Weiteren erfassen viele Software-Lösungen mithilfe von Rechentools die Tages- und Übernachtungspauschalen nach gesetzlichen Regelungen für die verschiedenen Länder. Bei einigen Anbietern ist zusätzlich eine automatische Aktualisierung der Wechselkurse und der unterschiedlichen Pauschalen integriert. Gerade letzteres ist ein hilfreiches Tool, da sich beispielsweise die Pauschalen für Übernachtungen oder für den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen häufig ändern.

Einige Anwendungen funktionieren am effizientesten durch die Verbindung von mehreren Programmen des gleichen Anbieters. Wichtige Daten wie Fahrtstrecken, Reisezeiten, Belege für Hotelübernachtungen und Parkkosten sowie Sachbezüge lassen sich in einer Software zur Vorerfassung speichern. Diese Daten lassen sich dann durch die Verbindung von Programmen in die Hauptsoftware importieren. Zusätzlich lassen sich bei einigen Anwendungen die vom Fahrtenbuch benötigten Daten integrieren.

Der Großteil der Programme verfügt über Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung.

Mindestanforderungen:

  • Abrechnung von In-und Auslandsreisen unter Berücksichtigung der steuerlichen Pauschalen aller Länder
  • Berücksichtigung aller Kostenarten
    • Fahrtkosten
    • Übernachtungskosten
    • Verpflegungsmehraufwendungen
    • Reisenebenkosten
  • Automatische Berechnung und Ausweis des lohnsteuerpflichtigen Anteils
  • Individuelle Verwaltung beliebig vieler Spesengruppen und Dienstwagen
  • Berücksichtigung von doppelter Haushaltsführung
  • Exportdatei zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung mit Kontenverwaltung

Verknüpfung mit anderen Endgeräten

Es gibt einige Software-Lösungen, die die Verknüpfung von Desktop-Programmen auf dem Computer oder Laptop mit mobilen Anwendungen anbieten. Einige Software-Dienstleister bieten Programme zur schnellen Erfassung und Erstellung des Fahrtenbuches durch den Import der Daten vom Smartphone oder Tablet-Computer oder die Datenübertragung aus Navigationssystemen an.

Vor dem Kauf solcher Anwendungen ist das Einholen von Informationen über Online-Bewertungssysteme oder durch Beratung im Geschäft vor Ort zu empfehlen, damit eine funktionale Software-Lösung passgenau gefunden wird.

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