Reisekostenabrechnung mit der Cloud-Software Collmex

Vorgestellt wird die Version Collmex buchhaltung basic. Das Programm hat auch eine Anbindung an die Online Lohn-Software einfachLohn sowie die Online Lohn-Software ilohngehalt.

Collmex hat eine komplette Reisekostenabrechnung integriert. Die Reisepauschalen für alle Länder und Regionen sind stets aktuell. Reisekosten können direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Die Mitarbeiter können Reisekosten selbst über das Mitarbeiter-Portal erfassen.

Nach der Anmeldung landen Sie im Hauptmenü:

Hauptmenü Buchhaltung Collmex

Mitarbeiter

Mitarbeiter werden benötigt für die Reisekostenerfassung.

Mitarbeiter anlegen

Die Art des Mitarbeiters entscheidet darüber, auf welche Konten die Reisekosten gebucht werden, ob die Reise überhaupt gebucht werden kann und ob Übernachtungspauschalen berechnet werden.

  • Unternehmer: Die Kosten werden auf das Konto Reisekosten Unternehmer gebucht, Übernachtungspauschalen werden nicht berechnet.
  • Angestellter: Die Buchung erfolgt auf das Konto Reisekosten Arbeitnehmer.
  • Externer Mitarbeiter: Reisen können nicht in die Buchhaltung übernommen werden.

Reise anlegen

Nach der Angabe der Mitarbeiternummer und der Firma kann die Reise angelegt werden.

Im Reisekostenformular erfassen Sie die Rahmendaten Ihrer Reise sowie die Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten. Das Programm berechnet auf Knopfdruck alle Pauschalen und Sie können die Reise direkt in die Buchhaltung übernehmen.

Reise anlegen

Die Reisekostenabrechnung ist darauf ausgelegt, dass der Reisende alle Kosten privat vorlegt und anschließend erstattet bekommt.

Aus Datum und Uhrzeit von Reisebeginn und Reiseende wird die Verpflegungspauschale berechnet. Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate. In diesem Fall muss das Feld "Keine Verpflegungspauschale" aktiviert werden.

Die aus Anlass einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstandenen Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen

  • in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen (z.B. Hotelrechnung), oder
  • bis zur Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro pro Übernachtung.

Aus der Anzahl der mit dem privaten PKW gefahrenen KM berechnet das Programm die Kilometerpauschale (Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten).

Benutzer

Über das Mitarbeiterportal kann jeder Mitarbeiter seine Reisen auch selbst eingeben. Dazu muss ein neuer Benutzer angelegt werden.

Im Bereich Verwaltung nehmen Sie die Einstellungen für das Programm vor. Dort können Sie auch Benutzer anlegen. Collmex ist als Mehrbenutzersystem ausgelegt. Alle Benutzer können gleichzeitig am Programm arbeiten. Jeder Benutzer kann aber nur einmal am Programm angemeldet sein.

Verwaltung Collmex

Bei der Anlage eines neuen Benutzers müssen Sie eine Benutzerrolle auswählen. Über die Benutzerrollen ist festgelegt, welche Tätigkeiten ein Benutzer ausführen kann.

Benutzer Collmex

Mitarbeiterportal: Darf nur Reisen, Projekt-Tätigkeiten und Projekt-Verbrauch für den im Benutzer hinterlegten Mitarbeiter erfassen und einsehen sowie Buchungen über das Kassenbuch vornehmen.

Unter Benutzer bearbeiten erfolgt die Zuordnung von Benutzer und Mitarbeiter über die Mitarbeiternummer. Darüber wird gewährleistet, dass der Benutzer des Mitarbeiter-Portals nur seine eigenen Tätigkeiten, Verbräuche und Reisen erfassen und anzeigen kann.


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