Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Freie Verpflegung (Sachbezug)

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Sachbezugswerte

Für freie Verpflegung gelten Sachbezugswerte. Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber freie Verpflegung, so ist der entsprechende Sachbezugswert der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.

Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber verbilligte Verpflegung, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem entsprechenden Sachbezugswert und dem gezahlten Entgelt der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.

Beispiel 1:

Ein Arbeitnehmer erhält freie Verpflegung.

2017 beträgt der entsprechende Sachbezugswert 241 € pro Monat. Dieser Betrag ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil pro Monat.

Würde der Arbeitnehmer für die freie Verpflegung 100 € bezahlen müssen, würde der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil nur 141 € betragen.

Erfolgt die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Verpflegung im Betrieb, ist die Bewertung mit den Sachbezugswerten ohne weitere Voraussetzung möglich.

Beispiel 2:

Können die Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine für 1,50 € Mittag essen, so beträgt der geldwerte Vorteil 2017 pro Essensteilnehmer und Tag 1,67 € (3,17 € ist der amtliche Sachbezugswert für ein Mittagessen 2017).

Dieser Betrag ist dem Steuer- und SV-Brutto hinzuzurechnen oder kann vom Arbeitgeber mit 25% pauschaliert werden. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Erfolgt die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Verpflegung nicht im Betrieb, sondern in einer Gaststätte bzw. ähnlichen Einrichtung gelten Besonderheiten.

Essenmarken oder Restaurantschecks die außerhalb des Betriebs in Zahlung genommen werden

Gibt der Arbeitgeber Essensmarken oder Restaurantschecks aus, die von einer Gaststätte bzw. ähnlichen Einrichtung in Zahlung genommen werden, darf der Sachbezugswert nur dann zur Bewertung herangezogen werden, wenn der Verrechnungswert der Essensmarke den Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € übersteigt.

Mit dem BMF-Schreiben vom 24.02.2016 wurde geklärt, dass der Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich ist, wenn statt Papier-Essensmarken ein vollelektronisches System verwendet wird. Der Arbeitgeber hat die entsprechenden Voraussetzungen nachzuweisen. Dabei kann er, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren bedienen. Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren.

Damit ergibt sich eine wertmäßige Begrenzung der Essensmarke auf:

Jahr Sachbezugswert für ein Mittagessen Wertmäßige Begrenzung der Essensmarke
2009 2,73 €
Sachbezugswerte 2009
5,83 € (2,73 € + 3,10 €)
2010 2,80 €
Sachbezugswerte 2010
5,90 € (2,80 € + 3,10 €)
2011 2,83 €
Sachbezugswerte 2011
5,93 € (2,83 € + 3,10 €)
2012 2,87 €
Sachbezugswerte 2012
5,97 € (2,87 € + 3,10 €)
2013 2,93 €
Sachbezugswerte 2013
6,03 € (2,93 € + 3,10 €)
2014 3,00 €
Sachbezugswerte 2014
6,10 € (3,00 € + 3,10 €)
2015 3,00 €
Sachbezugswerte 2015
6,10 € (3,00 € + 3,10 €)
2016 3,10 €
Sachbezugswerte 2016
6,20 € (3,10 € + 3,10 €)
2017 3,17 €
Sachbezugswerte 2017
6,27 € (3,17 € + 3,10 €)
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Damit der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert und nicht mit dem ausgewiesenen Verrechnungswert angesetzt werden kann, gelten folgende weitere Voraussetzungen:

  • Es müssen tatsächlich Mahlzeiten abgegeben werden.
  • Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen werden.
  • Die Essenmarke daarf nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Ist der Verrechnungswert der Essensmarke größer als 6,27 € (2017), so ist die Bewertung mit dem Sachbezugswert ausgeschlossen. Eine Pauschalierung mit 25% durch den Arbeitgeber ist ebenfalls ausgeschlossen. Wenn also der Verrechnungswert 8 € betragen würde, sind diese 8 € pro Mahlzeit der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil. Der Betrag muss als laufender Arbeitslohn versteuert und verbeitragt werden.

Umsatzsteuerpflicht des geldwerten Vorteils

Wenn ein Arbeitnehmer 2017 freie Verpflegung erhält, beträgt der entsprechende Sachbezugswert 241 € pro Monat. Da das ein Bruttowert ist, ist die Umsatzsteuer mit 19/119 herauszurechnen.
241 €/119*19 ergibt 38,48 €
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 202,52 € (241 € - 38,48 €)

Können die Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine Mittag essen, ist die Zuzahlung des Arbeitnehmers entscheidend. Ist das Mittagessen kostenlos oder zahlt der Arbeitnehmer einen Betrag bis zur Höhe des Sachbezugswertes, ist die Umsatzsteuer mit 19/119 aus dem Sachbezugswert herauszurechnen.
2017 gilt: 3,17 €/119*19 = 0,51 €
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 2,66 € (3,17 € - 0,51 €)

Zahlt der Arbeitnehmer mehr als den Sachbezugswert, entsteht zwar kein geldwerter Vorteil, die Umsatzsteuer ist aber aus dem gezahlten Betrag mit 19/119 herauszurechnen.

Sachbezugswerte für freie Verpflegung seit 2009

Jahr Sachbezugswert für freie Verpflegung (bundeseinheitlich pro Monat)
2009 210 €
2010 215 €
2011 217 €
2012 219 €
2013 224 €
2014 229 €
2015 229 €
2016 236 €
2017 241 €
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