Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Stammdaten

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Hier erfassen Sie alle Daten, die im Abrechnungslauf verarbeitet werden. Die hier zu erfassenden Stammdaten gelten für den jeweiligen Mandanten. Folgende Anwendungen gibt es:

Personal

Hier verwalten sie die Daten der Mitarbeiter (Arbeitnehmer).

Im Personalstamm erfassen sie in verschiedenen Registern mitarbeiterbezogene Daten. Für jeden Mitarbeiter, der abgerechnet werden soll, muss hier ein Personalstammsatz mit einer Personalnummer angelegt werden. Über die OK-Abfrage des Personalstamms gelangen sie zu weiteren Eingabedialogen. Über die Programmhilfe finden sie ausführliche Beschreibungen der Eingabemöglichkeiten.

Unter Personallisten können sie verschiedene Personallisten drucken.

Über Feste Lohndaten können sie die Lohnarten (müssen vorher angelegt werden) erfassen, die eine längere Gültigkeit als den aktuellen Monat haben. Das wären u. a. Gehaltsangaben, vermögenswirksame Leistungen oder Direktversicherungen. Die Erfassung kann auch unter "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Mitarbeiter-Lohndaten" vorgenommen werden. Die genaue Erläuterung der Lohndatenerfassung erfolgt dort.

Unter Lohndatenliste können Sie das Lohnartenerfassungsprotokoll mit allen erfassten Lohnartenpositionen pro Mitarbeiter drucken.

Unter Vortragswerte können sie die Jahreslohndaten, Speichersummen und Arbeitstage erfassen. Vortragswerte müssen in folgenden Fällen erfasst werden:

  • Sie starten Ihre Arbeit mit dem Modul Lohn und Gehalt nicht im Januar.
  • Ein neuer Mitarbeiter tritt in den Betrieb ein. Das Einstellungsdatum liegt mitten im Jahr (also nicht am 01.01.).

Unter Pfändungsstamm bearbeiten erfassen Sie die notwendigen Stammdaten der Mitarbeiter, für die eine Lohnpfändung eines Drittschuldners vorliegt.

Über Import Personal können Daten aus Fremdprogrammen in den Personalstamm importiert werden.

Lohnarten

Jede Lohnzahlung setzt sich aus einer Reihe von einzelnen Beträgen zusammen (z. B. Gehalt, Stundenlohn, Zuschläge und VWL). Zusätzlich müssen auch noch Zeiteinheiten erfasst werden (z. B. Stunden oder Urlaubstage).

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Die Beträge müssen nach verschiedenen Kriterien und Auswertungsmerkmalen unterschieden werden. Das gilt sinngemäß auch für die zu erfassenden Zeiteinheiten.

Zu den Kriterien und Auswertungsmerkmalen zählen u. a.:

  • Lohnsteuerpflicht
  • Sozialversicherungspflicht
  • Berufsgenossenschaftspflicht

Mit Hilfe der Lohnarten können sie die korrekte Abrechnung von Einzelbeträgen und Zeiteinheiten umsetzen. Jeder Lohnart werden die zutreffenden Steuer-, Sozialversicherungs- und Auswertungsmerkmale zugeordnet.

Grundsätzlich können unterschieden werden:

  1. Bruttolohnarten
    Der Bruttolohn ist die Lohnsumme vor Abzug der Sozialbeiträge und der Lohnsteuer. Es gibt 2 Formen:
    • Bruttobezug
      Das sind Lohnarten, die zum Bruttolohn gehören. Bruttobezüge sind alle Lohnarten, die steuer- oder sozialversicherungspflichtig sind oder im Zusammenhang mit arbeitsvertraglichen Leistungen stehen. Hier finden wir die meisten Lohnarten (Gehalt, Stundenlohn, Zuschläge, Lohnfortzahlung usw.).
    • Bruttoabzug
      Das sind Lohnarten, die vom Bruttolohn abgezogen werden. Hier finden wir die wenigsten Lohnarten (z. B. Kürzungen wie Gehaltsverzicht).
  2. Nettolohnarten
    Es handelt sich um Lohnarten, die nicht sozialversicherungs- und steuerpflichtig sind und nicht im Zusammenhang mit arbeitsvertraglichen Leistungen stehen. Es gibt 2 Formen:
    • Nettobezug
      Das sind Lohnarten, die zum Nettolohn dazugerechnet werden. Dazu gehören Kostenerstattungen bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (z. B. Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwendungen).
    • Nettoabzug
      Das sind Lohnarten, die vom Nettolohn abgezogen werden. Dazu gehört z. B der Überweisungsbetrag VWL (vermögenswirksame Leistungen).
  3. Statistiklohnarten
    Diese Lohnarten werden auch als Bruttolohnarten verwaltet. Sie haben aber keinen Einfluss auf die Lohn- oder Gehaltssumme und dienen lediglich internen Berechnungszwecken.

Die Lohnarten sind in der Classic Line periodenbezogen definiert. Sie können in jeder Lohnart die Periode auswählen, bis zu der die Lohnart gültig sein soll. Falls Sie dazu keine Angabe machen, ist die Lohnart unbegrenzt gültig.

Der Lohnartenstamm hat 3 Register für Eingaben. Im Register Seite 1 legen sie die wichtigsten Abrechnungsmerkmale der Lohnart fest. Das Register Seite 2 enthält weitere Angaben zur Direktversicherung/ Pension, Pfändungsermittlung und zur Entgeltkürzung. Über die Programmhilfe finden sie ausführliche Beschreibungen der Eingabemöglichkeiten.

Im Register Lohnspeicher zuordnen können Sie die Lohnart einem oder mehreren Lohnspeichern zuordnen. Den Zusammenhang Lohnspeicher - Lohnformeln - Lohnarten finden sie bei den Lohnformeln erläutert. Die Beträge oder Zeiteinheiten (Stunden oder Tage) können für jede Lohnart in verschiedene Speicher einfließen. Auf die Lohnspeicherwerte können Sie mit einer Lohnformel zur Durchschnittsberechnung zugreifen. Die Speicherwerte können aber auch als Grundlage für verschiedene Auswertungen herangezogen werden.

Unter Lohnartenliste (vollständig bzw. gekürzt) können sie sich die Daten der erfassten Lohnarten drucken.

Unter Zuordnung Buchungszeile können Sie eine Übersicht mit den Zuordnungen der Lohnarten zu den Buchungszeilen drucken. Die Zuordnung der Lohnarten zu den Buchungszeilen erfolgt im Register 1 des Lohnartenstamms.

Unter Lohnartenhistorie können Sie ein Änderungsprotokoll drucken, das Ihnen für den ausgewählten Zeitraum nur die Änderungen in den ausgewählten Lohnarten auflistet.

Banken

Die Banken benötigen sie für den Zahlungsverkehr. Die Banken untergliedern sich in:

  • Hausbanken (Banken der Firma) und
  • Empfängerbanken (Banken der Zahlungsempfänger; z. B. der Mitarbeiter).

Firmenkonten, über die der Zahlungsverkehr abgewickelt werden soll, müssen als Hausbank im Hausbankenstamm erfasst werden. Wickeln Sie bei einer Bank den Zahlungsverkehr über mehrere Firmenkonten ab, muss jedes dieser Konten als Hausbank erfasst werden.

Zu den Empfängerbanken gehören die Banken und Sparkassen, bei denen für Krankenkassen Beitragskonten und für Mitarbeiter Gehaltskonten geführt werden. Die entsprechenden Bankleitzahlen und Kontonummern ordnen Sie im Personal- und Krankenkassenstamm den Mitarbeitern bzw. Krankenkassen zu.

Sie können einen mandantenübergreifenden Bankleitzahlenstamm für Deutschland importieren. Der Import erfolgt über:

"Grundlagen - Mandantenübergreifende Grundlagen - Bankleitzahlen - Bankleitzahlen importieren"

Die aktuelle Datei können sie über das Menü Portal - Verzeichnisse - Bankleitzahlen empfangen. Sie laden die aktuelle Textdatei herunter und importieren sie.

Sie können aber auch den Menüpunkt "Datei-Download und -Import" zur Aktualisierung nutzen. Die Beschreibung finden Sie auf der Seite Erweiterte Stammdaten.

Kostenstellen

Kostenrechnung - Grundlagen

Die Kosten- und Leistungsrechnung hat 3 Stufen:

  1. Kostenartenrechnung
    Zentrale Frage: Welche Kosten sind entstanden?
    Kosten sind nicht gleich Aufwendungen. Es ist also eine so genannte Abgrenzungsrechnung notwendig.
  2. Kostenstellenrechnung
    Zentrale Frage: Wo sind die Kosten entstanden?
    Das Unternehmen wird in Kostenstellen gegliedert. Diese stellen Verantwortungsbereiche zur Wirtschaftlichkeitskontrolle dar.
  3. Kostenträgerrechnung
    Zentrale Frage: Wer hat die Kosten zu tragen?
    Kostenträger sind Produkte, Serien, Aufträge, Leistungen usw.
    Hauptaufgaben sind Vor- und Nachkalkulation.

Mit den Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern legen Sie die für die Kostenrechnung relevanten Stammdaten an.

Es ist also eine Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung notwendig.

In den Lohnkonstanten (erweiterte Stammdaten) legen sie auf der Seite 2 im Bereich Kostenstellen/ Kostenträger die grundlegenden Einstellungen zur Kostenrechnung fest.

Im Personalstamm Register Fibu/ZVK können sie den Mitarbeitern Stammkostenstelle und Stammkostenträger zuordnen.

Im Lohnartenstamm legen sie für jede Lohnart die Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung fest.

In der Lohndatenerfassung können sie für jede erfasste Lohnart, die Kostenstellen- und Kostenträgerzuordnung festlegen. Wenn sie dabei keine Eingabe durchführen, werden die kostenpflichtigen Lohnarten gemäß der Vorgaben des Personalstamms zugeordnet.

In den Kostenartenstamm gelangen sie über:
"Finanzbuchhaltung - Stammdaten - Kostenarten - Kostenartenstamm"

In den Kostenstellenstamm gelangen sie über:
"Finanzbuchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen - Kostenstellenstamm"
oder über:
"Lohn und Gehalt - Stammdaten - Kostenstellen - Kostenstellenstamm"

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Kostenträger

Erläuterung der Grundlagen der Kostenrechnung erfolgt bei Kostenstellen.

In den Kostenträgerstamm gelangen sie über:
"Finanzbuchhaltung - Stammdaten - Kostenträger - Kostenträgerstamm"
oder über:
"Lohn und Gehalt - Stammdaten - Kostenträger - Kostenträgerstamm"

Krankenkassen

Hier finden sie alle Krankenkassen, die Sie dem aktuellen Mandanten zugeordnet haben. Die Daten im Krankenkassenstamm sind periodengebunden.

Die Krankenkassen werden nur noch mandantenübergreifend gepflegt. Dies erfolgt bei den Allgemeingültigen Stammdaten.

Die Zuordnung der Krankenkassen aus den Allgemeingültigen Stammdaten in den Mandanten, kann auf zwei Wegen erfolgen:

  • "Lohn und Gehalt - Allgemeingültige Stammdaten - Krankenkassen - Krankenkasse in Mandanten kopieren"
    oder über
  • "Lohn und Gehalt - Stammdaten - Krankenkassen - Krankenkassenstamm"
    Dort eine Krankenkassennummer eingeben, die im Mandant noch nicht verwendet wird. Die Periode ab der die Krankenkasse verwendet wird bestätigen. Anschließend kommt die Meldung, dass die Krankenkasse nicht vorhanden ist, und die Auswahlmöglichkeit eine übergreifende Krankenkasse zu kopieren. Wählen sie dann die gewünschte Krankenkasse aus.

Über die Programmhilfe finden sie ausführliche Beschreibungen der Eingabemöglichkeiten.

Unter Krankenkassenliste können sie Ihre mandantenspezifischen Krankenkassendaten ausdrucken.

Berufsgenossenschaften

Hier legen sie ihre Berufsgenossenschaften an. Das ist für die jährliche Pflichtmeldung notwendig. Die im Mandanten benötigten Berufsgenossenschaften müssen Sie aus dem mandantenübergreifenden Berufsgenossenschaftenstamm einkopieren.

Im Personalstamm Register Sonstiges ordnen sie den Mitarbeiter einer Berufsgenossenschaft zu. Dort geben sie auch die jeweilige Gefahrtarifstelle an.

Im Lohnartenstamm legen sie für jede Lohnart auf der zweiten Seite die Berufsgenossenschaftspflicht fest.

Über die Programmhilfe finden sie ausführliche Beschreibungen der Eingabemöglichkeiten.

Unter Berufsgenossenschaftenliste können sie ihre Berufsgenossenschaften ausdrucken.

Fehlzeiten

In diesem Dialog werden die betrieblichen Fehltagekennzeichen mit den Fehlzeitenschlüsseln der Sozialversicherungsträger verknüpft. Fehltagekennzeichen sind für die SV-Fehlzeitenerfassung notwendig.

Fehltagekennzeichen anlegen

 

Fehltagekennzeichen anlegen

Über das Feld Entgeltkürzung wird festgelegt, ob die Fehlzeit eine Entgeltkürzung bewirkt. Dazu muss bei der entsprechenden Lohnart im Lohnartenstamm Register Seite 2 bei Kürzung Fehlzeit die Methode der Kürzung angegeben werden.

Beispiel:
Bei Erfassung des Fehlzeitenschlüssels Krankengeld soll die Lohnart Gehalt des betroffenen Mitarbeiters automatisch gekürzt werden.

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