Lexware

Das Thema Lohn und Gehalt ist nur ein Teilbereich der Buchhaltung.

 
Das Thema Lohn und Gehalt ist nur ein Teilbereich der Buchhaltung.
Dabei gibt es (ebenso wie in anderen Teilbereichen) häufig Gesetzesänderungen,
die mit dem entsprechenden Programm förmlich unbemerkt einfließen können.

Lohnsoftware. Dieses Software-Paket offeriert Lexware.

Die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen sind meistens ähnlich: Sie suchen nach einer übersichtlichen Software, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung am PC ermöglicht. In punkto Gesetze muss die Software stets aktuell und nach GKF zertifiziert sein. Berichte, Auswertungsmöglichkeiten sowie vollständige Lohnunterlagen und das Meldewesen ans Finanzamt müssen mit der Software bewerkstelligt werden können. Wie die Software von Lexware zu diesem Wunschkatalog passt, verrät dieser Beitrag.

Software-as-a-Service oder Abo-Variante

Gerade im Bereich Lohn und Gehalt ist ein Software-as-a-Service- oder Abo-Programm empfehlenswert, denn: Die Produktvariante bietet den Unternehmen großen Nutzen ohne viel "Wartungsaufwand". Gerade Änderungen in Gesetzen, die im Lohn- und Gehaltsbereich häufiger der Fall sind, werden in die Software integriert. So wird die übers Programm initiierte Abrechnung in jedem Fall korrekt sein, dem Unternehmen bleiben allerdings zeit- und kostenintensive Updates sowie die Anschaffung von Folgevarianten erspart.

Im Fall der Firma Lexware wird zum Vertrag auch ein E-Mail- und Telefon-Support gewährt, der vor allem für kleinere und mittlere Betriebe ohne eigene IT-Abteilung buchstäblich Gold wert ist. Das Lohn- und Gehaltsprogramm gibt es in der klassischen Lohn-Software-Variante ("lohn + gehalt 2017") oder Cloud-Lösungen wie etwa "lexoffice Rechnung und Finanzen".

Diese Leistungen bietet die Software-Variante "lohn + gehalt 2017"

Die Software gibt es in einer Standard-, einer Pro-, einer Plus- und einer Premium-Variante. Der Funktionsumfang wird dabei stets umfangreicher. Zu den Grundleistungen gehören diese Einzelpositionen:

  • Abrechnung von Löhnen und Gehältern
  • Auswertungen von Lohnkonten und Lohnjournalen
  • Integriertes Meldeverfahren
  • Auf Basis aktueller Gesetze (z.B. Pfändungsgrenzen, Lohnsteueranmeldungen, etc.)
Eine Software übernimmt zwar nicht das Ordnen der Unterlagen, doch es sorgt für Finanzen, die gesetzeskonform sind.

 
Eine Software übernimmt zwar nicht das Ordnen der Unterlagen,
doch es sorgt für Finanzen, die gesetzeskonform sind.

Maschinelle Bescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fehlzeitenverwaltung, Lohn- und Gehaltsauskunft, Einkommenssteuertabellen, Steuerklassenrechner sowie die Anzahl der Arbeitsplätze, die mit dem Programm arbeiten können, ist abhängig von der Systemvariante.

Buchhalter vs. Buchhaltung in Eigenregie. Diese Punkte gilt es zu beachten

Gerade Startups und Jungunternehmer neigen dazu, alles in Eigenregie machen zu wollen. Ihr Grund: Geld sparen. Obgleich es inhaltlich verständlich ist, gerade zur Unternehmensgründung lieber jeden Cent in das Produkt oder die Dienstleistung stecken zu wollen, gibt es auch Vorteile, die Buchhaltung an einen Profi abzugeben.

Welche Vor- und Nachteile bei der Entscheidung zu berücksichtigen sind, verrät die folgende Tabelle:

  Professioneller Buchhalter Buchhaltung in Eigenregie
Vorteile Ein professioneller Buchhalter spart dem Unternehmer Zeit, die dieser in seine Produktidee stecken kann. Wer die Buchhaltung in Eigenregie bewerkstelligt, der tut sich sicherlich am Anfang schwer - vor allem wenn das Buchhaltungsthema mit all seinen Facetten dem Unternehmer fremd ist. Allerdings ist der Erfahrungsgewinn enorm, denn nie mehr wird der Unternehmer so nah an seinen eigenen Finanzen sein.
Nachteile Ein Buchhalter kostet Geld - und im Zweifelsfall auch das Geld, was junge Unternehmer noch nicht einmal eingenommen haben. Die Buchhaltung in Eigenregie raubt vor allem eins: Zeit. Diese Zeit könnte am Beginn des Unternehmertums auch in Produkte und Dienstleistungen investiert werden.
(Die Sorge um die Rechtssicherheit ist unbegründet, wenn das Programm auf aktuelle Gesetze zugreift und GKF-zertifiziert ist.)

Entscheidung vertagt!? Auch diese Kompromisslösungen sind möglich

Wer sich immer noch nicht schlüssig ist, wer nun die Buchhaltung machen soll, könnte diese Kompromisslösungen initiieren:

  1. Der beauftragte Buchhalter arbeitet mit dem Programm des Unternehmers. So kann dieser regelmäßig selbst Hand anlegen bzw. auch im Detail mitverfolgen, wie es um die Finanzen bestellt ist. Alternativ erstellt der Unternehmer selbst die Abrechnungen und gibt diese dann via System weiter.
  2. Um die Kosten für einen Buchhalter gering zu halten, hilft es, diesem die Unterlagen geordnet zu übergeben. Der Schuhkarton voller Belege fällt damit raus. Idealerweise wird eine Sortierweise mit dem Buchhalter abgestimmt, die diesem die Arbeit so leicht wie möglich macht.
  3. Wer sich mithilfe eines Buchhaltungs-Programm durch die Anforderungen von Lohn und Gehalt geschlagen hat, der hat das auch dann nicht umsonst getan, wenn nach einigen Jahren beschlossen wird, doch einen Buchhalter anzustellen oder diese Aufgabe entsprechend auszugliedern. Der Buchhalter wird sich über ordentlich erstellte Unterlagen der Vorjahre freuen UND der Unternehmer hat selbst die Erfahrung gemacht, worauf es beim Thema Finanzen ankommt.

Software-Unterstützung: die Option für Umsteiger

Kassenbuch

 
Wer noch mit einem handgeschriebenen Kassenbuch hantiert, hat mit einem
Buchhaltungs-Programm die Möglichkeit, den Sprung ins digitale Zeitalter zu stemmen.

Eine professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software ist nicht nur für Jungunternehmer und Startups eine Option, sondern auch eine gute Alternative, um im Betrieb neue Strukturen zu implementieren, um ein effizienteres Arbeiten zu erleichtern. Sowohl die Stammdaten als auch die Abrechnungsdaten lassen sich im Software-Paket ablegen und so leicht wiederfinden. Berichte ermöglichen erste Ansatzpunkte fürs Controlling zu finden und durch die Gesetzeskonformität des Programms werden Fehler vermieden. Auch der Druck, stets in punkto Abrechnungsmodalitäten up-to-date zu bleiben, übernimmt das Programm. Auch hier kann eine Kompromisslösung eine gute Idee sein, bei der die Lohnabrechnung im Betrieb erstellt wird und anschließend die Daten an den Steuerberater bzw. das Finanzamt transferiert werden.

Bildquellen:
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