Fälligkeit der Beitragsnachweise und der Zahlungen in der Sozialversicherung

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Der Arbeitgeber erstellt für jeden Abrechnungszeitraum einen Beitragsnachweis, den er an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) übermittelt.

Fälligkeit der Beiträge

§ 23 Abs. 1 SGB IV (aktuelle Version; die geplante Änderung des Satz 3 ab 2017 wird weiter unten erläutert):

Laufende Beiträge, die geschuldet werden, werden entsprechend den Regelungen der Satzung der Krankenkasse und den Entscheidungen des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen fällig. Beiträge, die nach dem Arbeitsentgelt oder dem Arbeitseinkommen zu bemessen sind, sind in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit, mit der das Arbeitsentgelt oder Arbeitseinkommen erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt; ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Der Arbeitgeber kann abweichend von Satz 2 den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats zahlen, wenn Änderungen der Beitragsabrechnung regelmäßig durch Mitarbeiterwechsel oder variable Entgeltbestandteile dies erfordern; für einen verbleibenden Restbetrag bleibt es bei der Fälligkeit zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats.
....

Es gilt also folgendes:

  • Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag für den laufenden Monat fällig.
  • Die Krankenkasse muss an diesem Tag im Besitz der Beiträge sein.
  • Ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig.
  • Wird die Beitragsabrechnung aus bestimmten Gründen regelmäßig erschwert, können Arbeitgeber für die voraussichtliche Beitragsschuld ein vereinfachtes Verfahren nutzen. Zur Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld für den laufenden Monat reichen dazu die Zahlen des Vormonats aus.

Die Vereinfachungsregelung kann durch den Arbeitgeber angewendet werden, sofern die Entgeltabrechnung in seinem Betrieb regelmäßig durch Mitarbeiterwechsel oder durch die Zahlung von variablen Entgeltbestandteilen geprägt ist. Für die Anwendung der Vereinfachungsregelung reicht es aus, wenn eine der genannten Bedingungen erfüllt ist. Bei Anwendung der Vereinfachungsregelung entspricht das aktuelle Beitragssoll dem Beitragssoll aus der Echtabrechnung des Vormonats, soweit es auf Grundlage laufenden Arbeitsentgelts ermittelt wurde. Dazu kommt das Beitragssoll aus einer ggf. zu berücksichtigenden Einmalzahlung des laufenden Monats sowie ein verbleibender Restbetrag des Vormonats oder der Ausgleich einer eventuellen Überzahlung aus dem Vormonat.

Das Bundeskabinett hat am 03.08.2016 das von Bundeswirtschaftsminister Gabriel vorgelegte zweite Bürokratieentlastungsgesetz beschlossen. Das Gesetz bedarf aber noch der Zustimmung des Bundesrates. Es stand auf der Tagesordnung der 948. Sitzung des Bundesrates am 23.09.2016. Der Bundesrat hat zu dem Gesetzentwurf eine Stellungnahme abgegeben.
Das Gesetzgebungsverfahren sollte ursprünglich 2017 abgeschlossen werden und das Gesetz zum 01.01.2017 in Kraft treten. Die Beratungen in Bundestag und Bundesrat verzögern sich aber. Damit werden einige Regelungen erst verspätet in Kraft treten.
Mit einer Änderung des § 23 Abs. 1 Satz 3 SGB IV soll die Vereinfachungsregelung ab 2017 für mehr Unternehmen nutzbar werden.
Geplante Änderung des § 23 Abs. 1 Satz 3 SGB IV:

Der Arbeitgeber kann abweichend von Satz 2 den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats zahlen; für einen verbleibenden Restbetrag bleibt es bei der Fälligkeit zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats.

Auszug aus der Begründung des Gesetzentwurfs:

Durch die Regelung wird eine von der Wirtschaft seit Jahren geforderte Entlastung vom Bürokratieaufwand durch die derzeitige Fälligkeitsregelung für die Beiträge zur Sozialversicherung ohne eine Veränderung des Beitragsniveaus erreicht. Statt einer aufwendigen Schätzung der monatlichen Beiträge kann zukünftig in den Fällen, in denen der tatsächliche Wert für den laufenden Monat noch nicht bekannt ist, eine Verbeitragung auf Grundlage des tatsächlichen Wertes des Vormonats erfolgen. Dieser Wert liegt zum Zeitpunkt der Beitragszahlung am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats als Ergebnis der Entgeltabrechnung für den Vormonat immer vor. Um die sich dadurch zwangsläufig ergebenden Abweichungen zwischen der tatsächlichen Beitragsschuld für einen Monat und dem verwendeten Wert des Vormonats auszugleichen, ist die Differenz, die sich bei der Entgeltabrechnung für den Monat im Folgemonat ergibt, jeweils von der Beitragszahlung im Folgemonat abzuziehen oder zu addieren.

Im Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 23.11.2016 wird unter Punkt 4 die Aktualisierung des gemeinsamen Rundschreibens zur Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags behandelt.
Auszug aus dem Inhalt:

Das Gesetzgebungsverfahren zum Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz wird voraussichtlich erst Anfang 2017 abgeschlossen sein. Die vorgenannte Änderung der Fälligkeitsregelung soll dann rückwirkend zum 01.01.2017 in Kraft treten. Im Vorgriff darauf bestehen aus Sicht der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung keine Einwände, wenn Arbeitgeber die Vereinfachungsregelung zur Ermittlung der Beitragsschuld bereits für Entgeltabrechnungszeiträume ab Januar 2017 anwenden.

Fälligkeit der Beitragsnachweise

Für jeden Abrechnungszeitraum ist vom Arbeitgeber ein Beitragsnachweis pro Arbeitnehmer-Krankenkasse erforderlich.
§ 28f Abs. 3 SGB IV:

Der Arbeitgeber hat der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln; dies gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten bei Verwendung von Haushaltsschecks. Übermittelt der Arbeitgeber den Beitragsnachweis nicht zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge, so kann die Einzugsstelle das für die Beitragsberechnung maßgebende Arbeitsentgelt schätzen, bis der Nachweis ordnungsgemäß übermittelt wird. Der Beitragsnachweis gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle und im Insolvenzverfahren als Dokument zur Glaubhaftmachung der Forderungen der Einzugsstelle. Im Beitragsnachweis ist auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis die Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte enthält.

Die Einreichungsfrist orientiert sich am Fälligkeitstag des § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV, nach dem der Gesamtsozialversicherungsbeitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig wird, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstages der Einzugsstelle vorliegen.
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in ihrer Besprechung über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs klargestellt, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle am fünftletzten Bankarbeitstag um 0:00 Uhr vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann.

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Auszug aus dem Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 07./08.05.2008:

7. Übermittlung des Beitragsnachweisdatensatzes nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV;
hier: Auslegung der Frist von zwei Arbeitstagen

Nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle einen Beitragsnachweis zwei Tage vor Fälligkeit der Beiträge durch Datenübertragung zu übermitteln. Die Einreichungsfrist orientiert sich am Fälligkeitstag des § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV, nach dem der Gesamtsozialversicherungsbeitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig wird, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen (vgl. Abschnitt III Nr. 3 des gemeinsamen Rundschreibens der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung vom 28.12.2007 zu den Änderungen im Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zum 1.1.2008).

Gemeinsame Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV in der vom 01.01.2016 an geltenden Fassung:

10 Einreichungsfrist
Nach § 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV hat der Arbeitgeber der Einzugsstelle den Beitragsnachweis spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge zu übermitteln. Die Einreichungsfrist orientiert sich am Fälligkeitstag des § 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV, nach dem der Gesamtsozialversicherungsbeitrag am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig ist, in dem die Beschäftigung, mit der das Arbeitsentgelt erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0.00 Uhr dieses Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann.

Erläuterung des prinzipiellen Aufbaus der Beitragsnachweise an die Krankenkassen.

Termine für das Einreichen des Beitragsnachweises und die Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags

Monat Einreichungstag für Beitragsnachweis
(2 Arbeitstage vor Fälligkeit;
Zur Wahrung der Frist muss der Beitragsnachweis am Vortag bis spätestens 24.00 Uhr eingereicht sein.)
Fälligkeitstag Beitrag
(Drittletzter Bankarbeitstag)
Oktober 2016 24.10.2016 (In Bundesländern, in denen der Reformationstag gesetzlicher Feiertag ist.)
25.10.2016
26.10.2016 (In Bundesländern, in denen der Reformationstag gesetzlicher Feiertag ist.)
27.10.2016
November 2016 24.11.2016 28.11.2016
Dezember 2016 23.12.2016 28.12.2016
 
Januar 2017 25.01.2017 27.01.2017
Februar 2017 22.02.2017 24.02.2017
März 2017 27.03.2017 29.03.2017
April 2017 24.04.2017 26.04.2017
Mai 2017 24.05.2017 29.05.2017
Juni 2017 26.06.2017 28.06.2017
Juli 2017 25.07.2017 27.07.2017
August 2017 25.08.2017 29.08.2017
September 2017 25.09.2017 27.09.2017
Oktober 2017 24.10.2017 (2017, dem 500. Jahr des Beginns der Reformation, ist der 31. Oktober einmalig bundesweit gesetzlicher Feiertag.) 26.10.2017 (2017, dem 500. Jahr des Beginns der Reformation, ist der 31. Oktober einmalig bundesweit gesetzlicher Feiertag.)
November 2017 24.11.2017 28.11.2017
Dezember 2017 21.12.2017 27.12.2017

Sowohl der 24.12. als auch der 31.12. eines Jahres gelten nicht als bankübliche Arbeitstage.

Einzug der Beiträge im Lastschriftverfahren

Auszug aus den Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB IV in der vom 01.01.2016 an geltenden Fassung:

11 Einzug der Beiträge im Lastschriftverfahren

Seit dem 01.02.2014 ist mit Inkrafttreten der Verordnung (EU) 260/2012 das nationale Lastschriftverfahren durch das SEPA-Lastschriftverfahren abgelöst. Bis zum 31.07.2014 durften allerdings noch die bisherigen Altformate im Zahlungsverkehr genutzt werden. Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht grundsätzlich vor dem Versand der Lastschrift an das Kreditinstitut eine sog. Pre-Notification (Vorabankündigung) des Zahlungsempfängers an den Zahler vor, in der unter anderem über den genauen Betrag der Abbuchung und über den Zeitpunkt der Abbuchung informiert wird. Diese Information muss bei jedem ersten Abruf sowie bei Änderungen des abzubuchenden Betrags oder des Abbuchungstermins erfolgen.

Arbeitgeber teilen den abzubuchenden Betrag vorher der Einzugsstelle durch Abgabe eines Beitragsnachweises mit (siehe Ziffer 10). Der Zeitpunkt der Beitragsfälligkeit ist gesetzlich vorgegeben (§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV) und dem Arbeitgeber damit bekannt. Mit der Übermittlung des Beitragsnachweises sind die Voraussetzungen der Pre-Notification als erfüllt anzusehen; einer gesonderten Pre-Notification der Einzugsstelle bedarf es nicht.

Für den Beitragsnachweis der Zahlstellen von Versorgungsbezügen wurde eine analoge Regelung geschaffen.

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