Personio

Personio ist ein SaaS-Unternehmen aus München, das mit seiner gleichnamigen HR Software kleine und mittelständische Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalprozesse zu digitalisieren und damit schneller, übersichtlicher sowie effizienter zu machen. So haben Personaler:innen wieder Zeit, sich auf das wertvollste Gut ihres Unternehmens zu konzentrieren: die Mitarbeiter.

Eine Software für alle HR-Kernprozesse

HR-Kernprozesse sind die Basis für erfolgreiche HR-Arbeit. Sie umfassen a) die Erfassung und Verwaltung von Personaldaten, b) alle obligatorischen Personalprozesse eines Unternehmens, z. B. Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung, und c) das HR-Reporting über die gesamte Organisation hinweg.

Als All-in-One-Software bündelt und vereinfacht Personio all diese HR-Kernprozesse und hilft Personaler:innen, operative HR-Aufgaben mit Links zu meistern und ihr produktives Potenzial zu entfalten. So bleibt mehr Zeit für HR, sich auf strategische Themen zu konzentrieren, die den Unternehmenserfolg nachhaltig vorantreiben.

Ein großer Vorteil von Personio ist, dass Arbeitsabläufe im HR optimal aufeinander abgestimmt sind. Zum Beispiel werden Personaldaten zentral verwaltet und automatisch in die Entgeltabrechnung übernommen. Wenn Datenänderungen vorgenommen wurden, dann sieht das HR in einer übersichtlichen Liste und muss die Änderungen nur noch freigeben.

Sollten Unternehmen in einem Bereich spezialisierte Lösungen brauchen, ist das gar kein Problem: Personio kann an Lösungen von Drittanbietern gekoppelt werden, z. B. an die DATEV Lohnprogramme, sodass sich HR-Abteilungen eine IT-Landschaft aufbauen können, die ihre Anforderungen zu 100 % decken.

Personio Funktionen im Überblick

Stellenausschreibungen: Personaler:innen können Stellenanzeigen in wenigen Schritten auf über 500 Jobportalen veröffentlichen und damit ihre Sichtbarkeit sowie Bewerberzahl erhöhen.

Bewerbermanagement: Dokumente werden zentral an einer Stelle verwaltet und dank strukturierter Feedback-Prozesse treffen Unternehmen schneller die richtigen Personalentscheidungen.

On-/ Offboarding: Alle operativen On- und Offboarding-Aufgaben laufen automatisch in Personio, sodass sich der Koordinationsaufwand für HR auf ein Minimum verringert.

Digitale Personalakte: Personaldaten werden online gespeichert und geändert, sodass sich Personaler:innen zwei Drittel ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben sparen.

Arbeitszeiterfassung: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten mühelos selbst, Vorgesetzte geben sie frei - und HR bleibt immer auf dem Laufenden.

Abwesenheiten: Mitarbeiter und Führungskräfte planen ihren Urlaub & Co. mit wenigen Klicks. HR behält den Überblick und hat Zeit, sich auf wichtige strategische Themen zu konzentrieren.

Vorbereitende Entgeltabrechnung: Alle gehaltsrelevanten Daten werden automatisch in die vorbereitende Lohnbuchhaltung übernommen. Personaler:innen überprüfen nur noch und geben die Daten frei.

DATEV-Integration: Lohndaten werden mit nur einem Klick an das DATEV-Rechenzentrum übermittelt - für eine stressfreie, sichere und schnelle Abrechnung.

Performance: Feedback und Entwicklungsfortschritte werden zentral dokumentiert, sodass HR Mitarbeiter:innen mit den richtigen Maßnahmen fördern kann.

HR-Berichte: Personaler:innen können per Klick auf ihre gewünschten Personalkennzahlen zugreifen und so datenbasierte Entscheidungen treffen.

5 zentrale Vorteile von Personio

Neben diesen Funktionen bietet Personio weitere Vorteile, die die unternehmensweiten Personalprozesse vereinfachen und somit das volle produktive Potenzial aller Mitarbeitenden entfalten.

Automatisierte Prozesse entlasten HR und Mitarbeitende.
Zum Beispiel erinnert Personio Mitarbeitende automatisch an wichtige Ereignisse und Aufgaben. So werden wichtige To-dos rechtzeitig abgearbeitet und HR spart sich das Nachhaken.
Perfekt aufeinander abgestimmte Workflows
Personaldaten speichern, verwalten und für die Lohnabrechnung vorbereiten: In Personio bauen verschiedene Abläufe aufeinander auf, was reibungslose Prozesse im ganzen Unternehmen schafft.
Mitarbeitende werden selbst aktiv
Im Employee Self Service können Mitarbeiter:innen eigene Abwesenheiten, Personaldaten oder Arbeitszeiten selbst aktualisieren, sodass HR mehr Zeit für wichtige Personalthemen hat.
Klar definierten Zugriffsrechte
Mitarbeitende und Manager können genau die Personalinformationen einsehen und bearbeiten, die sie für ein produktives Arbeiten brauchen - ohne dass HR aktiv werden muss.
Flexibel & anpassbar
Personio kann je nach Unternehmensanforderungen, z. B. Unternehmensgröße, Standorte und Strukturen, konfiguriert werden - ganz ohne IT-Support.

Warum HR Software und Lohnabrechnung Hand in Hand gehen sollten

Die Lohnabrechnung ist eines der sensibelsten und stressigsten Themen im HR-Bereich. Kein Wunder: Damit das Gehalt pünktlich und korrekt ausgezahlt wird, muss HR Personaldaten aufbereiten, prüfen und rechtzeitig an die jeweilige Lohnstelle schicken. Nichts ist dabei zeit- und nervenraubender, als mit mehreren Systemen arbeiten, Änderungen manuell auflisten und Daten hin- und herschicken zu müssen.

Zum Glück geht das auch einfacher. Egal, ob die Entgeltabrechnung komplett intern oder mit einem externen Steuerberater durchgeführt wird: Mit der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und der Verknüpfung zu DATEV verkürzt Personio den kompletten Abrechnungsprozess und sorgt für eine übersichtliche und entspannte Lohnabrechnung.

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung

In Personio werden alle Personaldaten zentral verwaltet und automatisch in die Lohnabrechnung übernommen. Anders ausgedrückt: Personaler:innen speichern Personaldaten dort, wo sie auch die Entgeltabrechnung vorbereiten.

Das erspart ihnen nicht nur das Hin & Her an Daten, HR kann auch sicher sein, dass die Personaldaten für die Abrechnung immer korrekt sind. Zum einen ändern Mitarbeiter:innen ihre Daten selbst und halten sie so immer aktuell. Zum anderen übernimmt Personio relevante Daten aus Bereichen wie der Zeiterfassung und dem Performance Management automatisch in die Entgeltabrechnung - so werden Stundenlöhne und leistungsbezogene Boni immer korrekt ausgezahlt.

Alle Änderungen des laufenden Monats werden der HR-Abteilung in einer übersichtlichen Liste angezeigt - sie müssen sie nur noch freigeben und an die Lohnabteilung, das Steuerbüro oder den Steuerberater schicken. Die fertigen Lohnzettel können Mitarbeitende dann einfach in ihrer digitalen Personalakte herunterladen.

Die Verknüpfung zu DATEV

Eine weitere Alternative, die den Lohnabrechnungsprozess noch effizienter macht, ist die Verknüpfung von Personio zu DATEV. Mit einem Klick schicken Personaler:innen alle lohnrelevanten Daten an die DATEV Lohnprogramme und sorgen damit dafür, dass Lohnbuchhalter oder Steuerberater im DATEV Lohnprogramm noch effizienter abrechnen können.

"Durch die hohe Automatisierung bei der Lohnbuchhaltung gewinnen wir wertvolle Zeit für Themen, die unser Wachstum fördern." Mareile Wölwer, Managing Director bei der vetevo GmbH

Mit der Integration beider Systeme setzen HR-Abteilungen nicht nur Kommunikationsschleifen mit ihren externen Beratern ein Ende, sie sorgen auch für höchste Datenschutzstandards. Denn: Sensible Daten müssen nie mehr unverschlüsselt per Post oder Mail an den Steuerberater oder Lohnabrechner übertragen werden.

Hier können Sie mehr über Personio erfahren.