Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Programm

Aktuelles

Mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG) wird erstmalig die Systemprüfung für Entgeltprogramme gesetzlich geregelt (ab dem 01.01.2021).
Dazu wird im SGB IV der § 95b Systemprüfung neu eingefügt und in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung der § 20 Systemprüfung neu gefasst.
§ 20 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (der Absatz 5 wurde mit Wirkung ab 01.01.2023 eingefügt):

(1) Inhaltliche Grundlagen für eine Systemprüfung nach § 95b des Vierten Buches Sozialgesetzbuch sind die Vorschriften nach dem Sozialgesetzbuch für das jeweilige Fachverfahren, der Beitragsverfahrensverordnung, der Entgeltbescheinigungsverordnung und dieser Verordnung in der jeweils geltenden Fassung. Ein Programm oder eine Ausfüllhilfe muss alle für das Basismodul vorgeschriebenen Fachverfahren enthalten. Voraussetzung für die Prüfung eines Zusatzmoduls ist, dass das entsprechende Programm oder die Ausfüllhilfe ein geprüftes Basismodul enthält. Ausnahmen können in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 22 festgelegt werden. Kommunikationsmodule sind darauf zu prüfen, dass sie die Anforderungen der Verschlüsselung sowohl der enthaltenen Datensätze als auch der äußeren Transportdatensätze gewährleisten und ein Zugriff oder eine Veränderung während der Übermittlung vom Absender zum Empfänger nicht möglich ist.

(2) Wird ein Programm oder eine Ausfüllhilfe insgesamt oder in einzelnen Modulen wesentlich verändert, ist unverzüglich eine neue Systemprüfung zu beantragen. Der Neuantrag ist vor dem ersten Einsatz dieser veränderten Anwendung zu stellen und die veränderte Version ist gesondert zu kennzeichnen. Diese Prüfungen können auch in vereinfachter Form anhand von speziellen Testaufgaben erfolgen.

(3) Erfüllt ein Programm oder eine Ausfüllhilfe nicht die Voraussetzungen der Systemprüfung oder wird es nach Absatz 2 verändert, ohne einen Antrag auf erneute Systemprüfung zu stellen, ist die Zulassung zu versagen oder unverzüglich zu entziehen.

(4) Über die Prüfung ist ein Protokoll zu erstellen, das bis zur Erteilung einer neuen Zulassung aufzubewahren ist.

(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für die Programme zur Datenübertragung durch die Einzugsstellen an die Meldepflichtigen.

Im § 95b SGB IV wird klargestellt, dass der gesetzliche Auftrag neben der fachlichen und technischen Prüfung von Programmen und elektronischen Ausfüllhilfen auch die Beratung umfasst.
Auszug aus dem Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 22.09.2020:

Die gesetzliche Klarstellung trägt dem Umstand Rechnung, dass im Rahmen der erstmaligen Zulassung eines Programms oder elektronischen Ausfüllhilfe sowie bei den nachfolgenden Qualitätskontrollen ein Beratungsbedarf des Softwareerstellers besteht. Für die erfolgreiche Zertifizierung und den positiven Abschluss nachfolgender Qualitätskontrollen ist eine flankierende Beratung durch die prüfenden Institutionen erforderlich. Dieser Maßstab gilt auch für etwaige Zusatzmodule.

Die untergesetzliche Ausgestaltung des erweiterten gesetzlichen Auftrags orientiert sich an diesem Erfüllungszweck. Eine Beratung im Sinne von § 95b SGB IV liegt vor, sofern der Beratungsinhalt im unmittelbaren Zusammenhang mit einer erstmaligen Systemprüfung oder einer Qualitätskontrolle steht und auf deren erfolgreichen Abschluss ausgerichtet ist.

Lohnabrechnungsprogramme und Online Lohn-Software

Die Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen wird von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes durchgeführt.
Das GKV-Zertifikat bestätigt, dass das Lohnprogramm die Anforderungen der gesetzlichen Krankenkassen erfüllt (Systemuntersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen).

Um die Lohnabrechnung sicher mit einem Programm durchführen zu können, sind gute fachliche Kenntnisse zum Lohnsteuerrecht, zur Sozialversicherung und zum Arbeitsrecht notwendig. Alle anderweitigen Versprechen, dass man ohne große Vorkenntnisse so ein Lohnprogramm bedienen kann, beziehen sich wenn überhaupt nur auf die eigentliche Programmbedienung. Es ist wie in der Finanzbuchhaltung, ohne das entsprechende Fachwissen sollte ich die Finger davon lassen.

Lexware

Anbieter ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Seit 1989 bietet Lexware Selbstständigen, Freiberuflern sowie kleinen und mittleren Unternehmen kaufmännische Software-Lösungen an.

Seit Januar 2010 wird die Marke Lexware unter dem Dach der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG geführt. Ein Unternehmen der Haufe Gruppe, die zu den innovativsten Medien- und Softwarehäusern der Branchen Recht, Wirtschaft und Steuern gehört.

Mit den Gehaltsprogrammen von Lexware rechnen Sie alle Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter einfach, sicher und gesetzeskonform ab.

Vorstellung von Lexware

Personio

Anbieter ist die Personio GmbH.

Personio ist Europas führende HR Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Seit 2014 deckt Personio alle HR-Kernaufgaben, z. B. Personalverwaltung und Lohnabrechnung, in einer Software ab.

Seit 2020 ist Personio offizieller Software-Partner der DATEV eG, dem größten deutschen Software-Anbieter für Lohnabrechnung. Die Verknüpfung zwischen Personio und den DATEV Lohnprogrammen erleichtert Personaler:innen den gesamten Lohnabrechnungsprozess: von der Aufbereitung lohnrelevanter Daten bis zur Kommunikation mit dem Steuerberater - alles auf höchstem Datenschutz-Niveau.

So schafft Personio noch reibungslosere Prozesse im HR-Bereich und hilft Personaler:innen, ihr produktives Potenzial zu entfalten.

Vorstellung von Personio

Bracht LOHN

Anbieter ist die Bracht GmbH.

Seit 30 Jahren ist das Lohnabrechnungsprogramm Bracht LOHN zertifiziert im Einsatz. Zum Zwecke der Übersichtlichkeit ist die Software modular aufgebaut und man nutzt sowie bezahlt nur die Module, die man für seine Lohnabrechnung benötigt. Der Bracht LOHN ist intuitiv und komfortabel in der Bedienung.

Mit dem Standardmodul kann man die klassischen Fälle der Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickeln. Zusatzmodule wie u.a. Zahlstellen, Altersteilzeit, WfbM, Maler, TVöD oder Pfändung bedienen einen speziellen Bedarf oder erfüllen Branchenanforderungen. An individuelle Bedürfnisse angepasste Erweiterungen sind darüber hinaus möglich.

Vorstellung von Bracht LOHN

Classic Line

Anbieter ist die Sage Software GmbH

Die Classic Line ist eine ERP-Software. Das Programm wurde ursprünglich vom Unternehmen KHK entwickelt und erstmals 1983 veröffentlicht. Nach der Fusion von Sage und KHK wurde die Software in die Produktpalette der Sage Group aufgenommen.
Die Software ist modular aufgebaut. Lohn und Gehalt ist eines der Module.
Mit dem Modul Lohn und Gehalt können alle Vorgänge der Lohn- und Gehaltsabrechnung organisiert werden. Die Daten neuer Mitarbeiter lassen sich einfach und schnell anlegen. Sozialversicherungs- und Lohnsteuermeldungen können Sie elektronisch verschlüsselt übermitteln.
Mehrfachabrechnungen, Rückrechnungen, Testabrechnungen und viele weitere Berechnungen lassen sich durchführen.

Wenn sie sich mit dem Programm erstmal grundlegend vertraut machen wollen, empfiehlt es sich, den Demomandanten anzulegen. In diesem können sie Veränderungen vornehmen und ohne Risiko probieren.
Sie können den Demomandanten auch nutzen, um Erfassungsarbeit zu sparen.
Wenn sie den Demomandanten nicht verwenden wollen, müssen sie auch einen Mandanten anlegen. Sie müssen sich also für eine der folgenden Möglichkeiten entscheiden. Da das Programm Mandantenfähig ist, können sie auch beide Möglichkeiten nebeneinander probieren.

gastromatic

Anbieter ist vertical cloud solution GmbH.

gastromatic ist eine online-Software für Gastronomie und Hotellerie. Mit gastromatic kann man

Dienstpläne erstellen,
Arbeitszeiten mit Hilfe einer Stempeluhr erfassen
Abwesenheiten verwalten und
Arbeitszeiten und Abwesenheiten auswerten.

Das Dienstplanungstool ermöglicht es unter Berücksichtigung verschiedenster Rahmenbedingungen wie Anstellungsverhältnisse (Mini Jobber, Midi Jobber, Studenten, kurzfristig Beschäftigte, etc), Abwesenheiten, Verfügbarkeiten usw. schnell und einfach Dienstpläne zu erstellen sowie Mitarbeiter direkt (via Smartphone) über deren Dienste zu informieren.

Mit der Zeiterfassung und Auswertung werden alle Aufzeichnungs-und Dokumentationspflichten nach dem MiLoG 2015 erfüllt. Das System erfasst dabei nicht nur die Arbeitsstunden eines jeden Mitarbeiters, es errechnet auch sofort Lohnkosten, warnt wenn die maximale Stundenanzahl überschritten wird und kalkuliert vorher festgelegte SFN Zuschläge. So müssen die gesammelten Daten am Ende vom Monat nur noch an den Steuerberater (z.B. im Excel-Format) übergeben, oder direkt in eine gängige Lohnbuchhaltungssoftware importiert werden. Über die Kopplung der Zeiterfassung an die Dienstplanung ist es möglich Mitarbeiter nur "stempeln" zu lassen, wenn diese auch im Dienstplan stehen oder das Einstempeln zu verbieten, sollte ein Mitarbeiter deutlich vor oder nach Beginn seines Arbeitseinsatzes zur Arbeit kommen.

Besonders interessant ist, dass man durch eine umfangreiche Rollen-/Rechte- Verwaltung auch komplexe Unternehmensstrukturen abbilden kann und die Dienstplanung und Arbeitszeitauswertung an passende Stellen bzw. Abteilungen delegieren kann.

Nach Anfrage beim Anbieter (www.gastromatic.de) kann man sich einen Testzugang erstellen lassen.

Vorstellung der Online-Software gastromatic

Sage Business Cloud Lohnabrechnung (vormals Sage einfachLohn)

Sage Business Cloud Lohnabrechnung ist eine Anwendungssoftware, die die Lohnabrechnung für Unternehmen und private Haushalte ermöglicht. Durch den einfachen Aufbau, die leichte Bedienung und die automatisierten Prozesse kann der Anwender eine professionelle Lohnabrechnung ohne Schulungen oder spezielle Vorkenntnisse selbst erstellen. Die Software ist eine Online Software-as-a-Service-Anwendung und muss nicht auf dem Endgerät installiert werden. Ebenso müssen keine Updates eingespielt oder bezahlt werden, da die Online-Lohnabrechnung immer auf dem aktuellsten Stand ist. Die Bedienung erfolgt einfach über den Internetbrowser, es genügt eine Internetverbindung. Sage Business Cloud Lohnabrechnung beinhaltet natürlich die Module zur elektronischen Übermittlung der Daten an die Sozialversicherung (Dakota) und der Steuerdaten an das Finanzamt (ELSTER).