Betriebsprüfungen der Lohnabrechnung

Aktuelles

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der Sozialversicherung (euBP)
Seit dem 01.01.2014 läuft die "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" im Regelbetrieb. Das Verfahren wird den Arbeitgebern optional angeboten.
Mit dem 7. SGB IV-ÄndG wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für Arbeitgeber zum 1. Januar 2023 verpflichtend; bis zum 31. Dezember 2026 können Arbeitgeber im begründeten Einzelfall auf Antrag von der Verpflichtung vom Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers entbunden werden.

Das Gesetz zur Stabilisierung des Künstlersozialabgabesatzes (Künstlersozialabgabestabilisierungsgesetz - KSAStabG) wurde am 04.08.2014 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und ist am 01.01.2015 in Kraft getreten.
Damit werden die Prüfungen bei den Arbeitgebern hinsichtlich der Erfüllung der Melde- und Abgabepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz erheblich ausgeweitet.
Die Träger der Rentenversicherung führen die Prüfung der Künstlersozialabgabe weiterhin als eigene Aufgabe durch. Abweichend von § 28p Absatz 1a SGB IV kann die Künstlersozialkasse die Prüfung eines Arbeitgebers nach § 35 KSVG selbst durchführen.
Die Künstlersozialkasse (KSK) hat damit wieder ein eigenes Prüfrecht bei Arbeitgebern erhalten.

Lohnsteuer-Nachschau
Das Gesetz zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften enthält u.a. die Einführung einer Lohnsteuer-Nachschau. Dazu wurde im Einkommensteuergesetz der neue § 42g eingefügt (Geltung ab 30.06.2013).

Überblick

Eine Betriebsprüfung stellt einen tiefen staatlichen Eingriff in die Rechtssphäre von Unternehmen dar. Falls es im Zuge einer Betriebsprüfung zu größeren Beanstandungen kommt, kann das für das Unternehmen existentielle Konsequenzen haben.

In der Lohnabrechnung sind folgende Prüfungen zu beachten:

Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Betriebsstättenfinanzamt
Umsatzsteuersonderprüfung (im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerpflicht von Sachbezügen)
Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger
Betriebsprüfung zur Unfallversicherung
Diese Prüfung ist ab 2010 (für Prüfzeiträume ab 2009) von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen auf den Rentenversicherungsträger übergegangen.

Mit der Einführung des § 42f Abs. 4 EStG wurde die gesetzliche Möglichkeit geschaffen, Außenprüfungen von Steuerverwaltung und Rentenversicherungsträgern zeitgleich durchzuführen:

(4) Auf Verlangen des Arbeitgebers können die Außenprüfung und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung (§ 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) zur gleichen Zeit durchgeführt werden.

Ab 2010 werden die Steuer- und die Betriebsprüfung auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Arbeitgeber können einen entsprechenden Antrag jederzeit stellen, unabhängig davon, ob eine Prüfung durch das Finanzamt oder den Rentenversicherungsträger bereits angekündigt worden ist. Der Antrag ist an keine bestimmte Form gebunden und ist beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt zu stellen. Wird der Antrag beim Rentenversicherungsträger gestellt, leitet dieser den Antrag an das Finanzamt weiter. Das Finanzamt ist für die Entscheidung über den Antrag zuständig.

Eine zeitgleiche Prüfung soll die Arbeitgeber organisatorisch entlasten. Ein Rechtsanspruch auf zeitgleiche Außenprüfungen besteht jedoch nicht. Ist eine zeitgleiche Prüfung möglich, wird ein entsprechender Termin einvernehmlich zwischen allen Beteiligten abgestimmt.

Ablauf von Betriebsprüfungen

Vorbereitung auf die Prüfung (nach Bekanntgabe des Prüfungstermins)
Durchführung der Prüfung im Unternehmen
Schlussbesprechung
Prüfungsbericht und Auswertung der Prüfungsfeststellungen

Schwerpunkte von Betriebsprüfungen aus Sicht der Lohnabrechnung

Beim einzelnen Arbeitnehmer werden häufig die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sowie weitere Werbungskosten überprüft.

Digitale Betriebsprüfung

Seit 2002 hat das Finanzamt die Möglichkeit, Betriebsprüfungen digital bzw. elektronisch durchzuführen (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung). Die Betriebe sind verpflichtet, dem Finanzamt alle eigenen Daten in prüfungskonformer, elektronischer Form zu übergeben.

Beim unmittelbaren Datenzugriff ist den Prüfern ein entsprechender Nur-Lesezugriff auf das firmeneigene EDV-System zu gestatten.

Von der Finanzverwaltung wird dabei das Programm IDEA eingesetzt. Es bietet vielfache analytische Prüfungsmöglichkeiten. Unregelmäßigkeiten und Manipulationen können schnell und hinreichend sicher ermittelt werden.

Zum 01.07.2011 wurde die Digitale LohnSchnittstelle (DLS) als Empfehlung der Finanzverwaltung veröffentlicht.
Mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens vom 18. Juli 2016 hat der Gesetzgeber die Einführung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto (Digitale LohnSchnittstelle -DLS-) verbindlich festgeschrieben. Die DLS ist für ab dem 1. Januar 2018 aufzuzeichnende Daten anzuwenden.
Die DLS ist eine Schnittstellenbeschreibung für den Export von Daten aus dem Lohnbuchhaltungssystem des Arbeitgebers zur Übergabe an den Lohnsteuer-Außenprüfer. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder gemäß den Anforderungen der GoBD (bis 31. Dezember 2014 GDPdU) unabhängig von dem beim Arbeitgeber eingesetzten Lohnabrechnungsprogramm sicherstellen. Ziel ist ein reibungsloser Prüfungsablauf zur Entlastung von Wirtschaft und Finanzverwaltung.
Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 41 Absatz 1 Satz 7 EStG: "Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates vorzuschreiben, welche Einzelangaben im Lohnkonto aufzuzeichnen sind und Einzelheiten für eine elektronische Bereitstellung dieser Daten im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Lohnsteuer-Nachschau durch die Einrichtung einer einheitlichen digitalen Schnittstelle zu regeln."
Der § 4 Absatz 2a LStDV bestimmt folgendes: "Der Arbeitgeber hat die nach den Absätzen 1 und 2 sowie die nach § 41 des Einkommensteuergesetzes aufzuzeichnenden Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch bereitzustellen. Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass der Arbeitgeber die in Satz 1 genannten Daten in anderer auswertbarer Form bereitstellt."

Für weitere Informationen zum Datenzugriff gehen sie auf die Seite des Bundesministeriums der Finanzen. Dort geben sie im Suchfeld das Wort Datenzugriff ein.

Verzögerungsgeld

Das Verzögerungsgeld wurde mit dem Jahressteuergesetzes 2009 in die Abgabenordnung eingefügt.
§ 146 Abs. 2c AO:

Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung oder seinen Pflichten nach Absatz 2b Satz 4, zur Einräumung des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6, zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage angeforderter Unterlagen im Sinne des § 200 Abs. 1 im Rahmen einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten angemessenen Frist nach Bekanntgabe durch die zuständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde in einen oder mehrere Drittstaaten verlagert, kann ein Verzögerungsgeld von 2 500 Euro bis 250 000 Euro festgesetzt werden.

Bundesfinanzhof - Beschluss vom 16.6.2011, IV B 120/10:
Leitsätze

Es ist nicht ernstlich zweifelhaft, dass ein Verzögerungsgeld auch verhängt werden kann, wenn ein Steuerpflichtiger einer Aufforderung des Finanzamts zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage von Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung nicht fristgerecht nachkommt.
Es bestehen indes ernstliche Zweifel, ob eine mehrfache Festsetzung eines Verzögerungsgelds wegen fortdauernder Nichtvorlage derselben Unterlagen zulässig ist.

Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Die Zulässigkeit einer mehrfachen Festsetzung wegen derselben Verpflichtung lässt sich weder aus dem Wortlaut noch aus dem Sinn und Zweck der Regelung des § 146 Abs. 2b AO entnehmen. Das Verzögerungsgeld soll nach der Gesetzesbegründung den Steuerpflichtigen zur zeitnahen Mitwirkung anhalten. Es steht damit in einem Konkurrenzverhältnis zu dem Zwangsgeld gemäß § 328 Abs. 1, § 329 AO. Für das Zwangsgeld enthält § 332 Abs. 3 AO die ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung, es erneut wegen derselben Verpflichtung anzudrohen, wenn das zunächst angedrohte Zwangsgeld erfolglos geblieben ist. Das Schweigen des Gesetzgebers zu der Möglichkeit einer erneuten Festsetzung eines Verzögerungsgelds deutet daher darauf hin, dass ein Verzögerungsgeld wegen derselben Verpflichtung nur einmal festgesetzt werden kann. Eine analoge Anwendung des § 332 Abs. 3 AO kommt nach Auffassung des Senats nicht in Betracht, weil nicht zu erkennen ist, dass das Fehlen einer Regelung zur wiederholten Festsetzung eines Verzögerungsgelds auf einem Versehen des Gesetzgebers beruht. Es fehlt damit an der für eine analoge Gesetzesanwendung erforderlichen planwidrigen Regelungslücke.

Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Betriebsstättenfinanzamt

Die Betriebsprüfung dient der Ermittlung, Prüfung und Beurteilung der steuerlichen Verhältnisse eines Steuerpflichtigen. Die gesetzliche Grundlage bildet die Abgabenordnung

Die Bundesregierung hat am 15.03.2000 eine allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Betriebsprüfung (Betriebsprüfungsordnung - BpO 2000) erlassen (zuletzt geändert durch die allgemeine Verwaltungsvorschrift vom 20.7.2011). Die BPO 2000 beinhaltet Verwaltungsvorschriften, die für die Finanzverwaltung verbindlich sind. Bei der Betriebsprüfungsordnung handelt es sich aber nicht um ein Gesetz oder eine Verordnung.

Im § 1 BpO 2000 wird gleich von Außenprüfungen der Landesfinanzbehörden und des Bundesamtes für Finanzen gesprochen. Die Außenprüfung wird vom Betriebsstättenfinanzamt im Außendienst vorgenommen. Es ist eine Gesamtüberprüfung steuerlich relevanter Sachverhalte. Beschränkt sich die Prüfung auf die Lohnsteuer, so handelt es sich um eine Lohnsteuer-Außenprüfung. Das Betriebsstättenfinanzamt überwacht mit turnusmäßigen Lohnsteuer-Außenprüfungen die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Steuern vom Lohn (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag).

Die Prüfungsanordnung ist dem Steuerpflichtigen eine angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen (§ 5 Abs. 4 BpO 2000).

Nach § 5 Abs. 5 BpO 2000 kann die Verlegung der Prüfung beantragt werden. Es müssen wichtige Gründe z.B. Erkrankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eines für Auskünfte maßgeblichen Betriebsangehörigen, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt vorhanden sein, damit die Verlegung anerkannt wird. Dem Antrag des Steuerpflichtigen kann auch unter Auflage, z.B. Erledigung von Vorbereitungsarbeiten für die Prüfung, stattgegeben werden.

Ausführliche Informationen zur Lohnsteuer-Außenprüfung durch das Betriebsstättenfinanzamt

Umsatzsteuersonderprüfung

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer unterliegen einerseits als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer, sind andererseits in vielen Fällen aber auch umsatzsteuerpflichtig. Zu beachten ist insbesondere der § 3 UStG (Abs. 1b Nr. 2, Abs. 9a Nr. 1 und 2).

§ 3 Abs. 1b UStG:

Einer Lieferung gegen Entgelt werden gleichgestellt

die Entnahme eines Gegenstands durch einen Unternehmer aus seinem Unternehmen für Zwecke, die außerhalb des Unternehmens liegen;

die unentgeltliche Zuwendung eines Gegenstands durch einen Unternehmer an sein Personal für dessen privaten Bedarf, sofern keine Aufmerksamkeiten vorliegen;

jede andere unentgeltliche Zuwendung eines Gegenstands, ausgenommen Geschenke von geringem Wert und Warenmuster für Zwecke des Unternehmens.

Voraussetzung ist, dass der Gegenstand oder seine Bestandteile zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben.

Die private Nutzung eines Firmenwagens (einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) ist umsatzsteuerpflichtig.

Die Gewährung von freier Verpflegung ist umsatzsteuerpflichtig.

§ 3 Abs. 9a UStG:

Einer sonstigen Leistung gegen Entgelt werden gleichgestellt

die Verwendung eines dem Unternehmen zugeordneten Gegenstands, der zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt hat, durch einen Unternehmer für Zwecke, die außerhalb des Unternehmens liegen, oder für den privaten Bedarf seines Personals, sofern keine Aufmerksamkeiten vorliegen; dies gilt nicht, wenn der Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1b ausgeschlossen oder wenn eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a Absatz 6a durchzuführen ist;

die unentgeltliche Erbringung einer anderen sonstigen Leistung durch den Unternehmer für Zwecke, die außerhalb des Unternehmens liegen, oder für den privaten Bedarf seines Personals, sofern keine Aufmerksamkeiten vorliegen.

Die Umsatzsteuer-Richtlinien 2008 (UStR 2008) wurden mit Wirkung vom 1. November 2010 aufgehoben. An ihre Stelle tritt der zeitlich nicht befristete Umsatzsteuer-Anwendungserlass.
Die Umsatzsteuerpflicht von Sachbezügen ist dort im Abschnitt 1.8. Sachzuwendungen und sonstige Leistungen an das Personal geregelt.

Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger ist mindestens alle 4 Jahre durchzuführen. Die Prüfung bei den Arbeitgebern ist im § 28p SGB IV definiert. Danach kann der Arbeitgeber auch kürzere Abstände als 4 Jahre verlangen. Für die Durchführung dieser Prüfung gelten im Wesentlichen die gleichen Grundsätze wie bei der Lohnsteuer-Außenprüfung.

Die Beitragsverfahrensverordnung ist die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages.

Mit Wirkung ab 15.06.2007 wurde der Deutschen Rentenversicherung die Aufgabe übertragen, die Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse zu überwachen (§ 28p Abs. 1a SGB IV).

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 5. November 2013 die Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) genehmigt. In der seit Juli 2012 laufenden Pilotphase wurden eine Reihe von Problemen gelöst.
Seit dem 1. Januar 2014 läuft die "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" im Regelbetrieb.
Das Verfahren euBP wird den Arbeitgebern optional angeboten.
Die Arbeitgeber erhalten im Rahmen des Verfahrens euBP die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch anzuliefern. Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden mit Hilfe einer Prüfsoftware analysiert und die daraus gewonnenen Ergebnisse als Hinweise für die Prüfung genutzt. Ziel ist es, die Prüfdauer bei den einzelnen Prüfstellen zu reduzieren. Unter Umständen kann eine Prüfung vor Ort gänzlich entfallen.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird für Arbeitgeber zum 01.01.2023 verpflichtend.

Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Umfang der Prüfung:

Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse hinsichtlich der Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit.
Beurteilung der einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts.
Beitragsberechnung des Arbeitsentgelts.
Korrektheit und Vollständigkeit der gemachten Meldungen (DEÜV).
Zeitliche Zuordnungen der Beiträge.
Umlagepflicht nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie Umlagebeiträge.
Alle zu führenden Entgeltunterlagen (§ 8 Beitragsverfahrensverordnung).
Führung und Sicherung von Wertguthaben
Sozialversicherungsrechtliche Auswertung der Feststellungen der Finanzbehörden im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung
Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse.
Ab 01.01.2010 auch die Betriebsprüfung zur Unfallversicherung.

Häufige Fehler:

Abrechnung von geringfügig Beschäftigten
Abrechnung von Studenten und Praktikanten
Abrechnung von Gesellschaftern und mitarbeitenden Familienangehörigen

Die Deutsche Rentenversicherung bietet die kostenlose Schriftenreihe Summa Summarum an. Diese informiert Betriebe, Steuerberater und Lohnbüros über alle Belange der Betriebsprüfung.

Ausführliche Informationen zur Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Betriebsprüfung zur Unfallversicherung

Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung wurde bis 2009 durch eigenständige Prüfdienste der Berufsgenossenschaften überprüft. Diese Prüfung ist ab 2010 (für Prüfzeiträume ab 2009) von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen auf den Rentenversicherungsträger übergegangen. Seit dem 01.01.2010 liegen damit alle Sozialversicherungsprüfungen in der Hand der Rentenversicherung.

Die Unfallversicherungsträger können seit Ende 2013 die Prüfung der Unternehmen wieder selbst durchführen, wenn Anhaltspunkte vorliegen, dass der Unternehmer Arbeitsentgelt nicht oder nicht zur richtigen Gefahrklasse gemeldet hat (§166 Abs.2 Satz 5 und 6 SGB VII).