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Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Aktuelles

Abschluss und Gegenstand einer sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung
Mit dem Besprechungsergebnis der Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs vom 24.03.2021 wurde unter Punkt 6 zum Abschluss und Gegenstand einer sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung Stellung genommen.
Auszug aus dem Inhalt:

Die Durchführung der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger entspricht nach alledem den gesetzlichen (§ 28p Abs. 1 Satz 5 SGB IV) und durch den Verordnungsgeber näher konkretisierten Vorgaben. Die Rentenversicherungsträger haben daher entschieden, Betriebsprüfungen, die keine Beanstandungen ergeben, weiterhin mit einer Prüfmitteilung ohne Feststellungen abzuschließen.
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Obwohl entgegen dem entsprechenden Leitsatz der Entscheidung des 12. Senats des BSG keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht, haben sich die Rentenversicherungsträger darauf verständigt, ab 01.01.2021 bei jeder turnusmäßigen Betriebsprüfung Verwaltungsakte zum sozialversicherungsrechtlichen Status solcher im Betrieb erwerbstätigen und nicht als Beschäftigte gemeldeten Personen zu erlassen, die Angehörige des Arbeitgebers (Ehegatten, Lebenspartner, Abkömmlinge) oder GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer sind und deren Status nicht bereits durch einen Verwaltungsakt festgestellt wurde. Damit sollen diese erfahrungsgemäß besonders streitanfälligen Sachverhalte künftig befriedet werden.

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird für Arbeitgeber zum 01.01.2023 verpflichtend.

Mehr Rechtssicherheit für Betriebe bei beanstandungsfreien Betriebsprüfungen
Bundessozialgericht, Urteil vom 19.09.2019 - B 12 R 25/18 R
Auszug aus der Pressemitteilung des Bundessozialgerichts vom 19.09.2019:

Betriebsprüfungen müssen künftig auch bei fehlenden Beanstandungen zwingend durch einen Verwaltungsakt, der insbesondere den Umfang, die geprüften Personen und das Ergebnis der Betriebsprüfung festhält, beendet werden. Das wird zu mehr Rechtssicherheit führen. Denn weder die "Kopf-und-Seele"-Rechtsprechung einzelner Senate des Bundessozialgerichts noch Betriebsprüfungen, die mangels Beanstandungen ohne Bescheid beendet wurden, vermitteln Vertrauensschutz. Dies hat heute der 12. Senat des Bundessozialgerichts entschieden und vier Revisionen von mittelständischen Unternehmen zurückgewiesen (Aktenzeichen B 12 R 25/18 R und weitere).

Grundsätzliches

Eine Betriebsprüfung stellt einen tiefen staatlichen Eingriff in die Rechtssphäre von Unternehmen dar. Falls es im Zuge einer Betriebsprüfung zu größeren Beanstandungen kommt, kann das für das Unternehmen existentielle Konsequenzen haben.

Seit dem 01.01.1999 ist die gesetzliche Aufgabe der Betriebsprüfungen von den Krankenkassen auf die Deutsche Rentenversicherung übergegangen. Seitdem sind ausschließlich die Rentenversicherungsträger für die Betriebsprüfungen zuständig.

Die Prüfung durch den Rentenversicherungsträger ist mindestens alle 4 Jahre durchzuführen.
Die Prüfung bei den Arbeitgebern ist im § 28p SGB IV definiert:

(1) Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre. Die Prüfung soll in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die Einzugsstelle unterrichtet den für den Arbeitgeber zuständigen Träger der Rentenversicherung, wenn sie eine alsbaldige Prüfung bei dem Arbeitgeber für erforderlich hält. Die Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. Die Träger der Rentenversicherung erlassen im Rahmen der Prüfung Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung einschließlich der Widerspruchsbescheide gegenüber den Arbeitgebern; insoweit gelten § 28h Absatz 2 sowie § 93 in Verbindung mit § 89 Absatz 5 des Zehnten Buches nicht. Die landwirtschaftliche Krankenkasse nimmt abweichend von Satz 1 die Prüfung für die bei ihr versicherten mitarbeitenden Familienangehörigen vor.

Der Arbeitgeber kann also auch kürzere Abstände als 4 Jahre verlangen. Für die Durchführung dieser Prüfung gelten im Wesentlichen die gleichen Grundsätze wie bei der Lohnsteuer-Außenprüfung.

Mit der Einführung des § 42f Abs. 4 EStG wurde die gesetzliche Möglichkeit geschaffen, Außenprüfungen von Steuerverwaltung und Rentenversicherungsträgern zeitgleich durchzuführen:

(4) Auf Verlangen des Arbeitgebers können die Außenprüfung und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung (§ 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch) zur gleichen Zeit durchgeführt werden.

Ab 2010 werden die Steuer- und die Betriebsprüfung auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Der Arbeitgeber muss dazu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt oder beim Rentenversicherungsträger stellen. Ein Rechtsanspruch auf zeitgleiche Außenprüfungen besteht jedoch nicht.

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages (Beitragsverfahrensverordnung) enthält im Vierten Abschnitt Festlegungen zur Prüfung beim Arbeitgeber.

Jeder Arbeitgeber hat von der Agentur für Arbeit eine 8-stellige Betriebsnummer zugeteilt bekommen. Die letzte Ziffer ist dabei die Prüfziffer. Die Deutsche Rentenversicherung Bund prüft Arbeitgeber mit den Prüfziffern 0 bis 4. Die Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung sind für die Arbeitgeber mit den Prüfziffern 5 bis 9 zuständig.
Wenn der Steuerberater die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Meldungen zur Sozialversicherung erledigt, entscheidet seine Betriebsnummer.

Die Betriebsprüfung soll normalerweise am Betriebssitz des Arbeitgebers durchgeführt werden. Dies gilt nicht, wenn der Arbeitgeber eine externe Abrechnungsstelle, einen Steuerberater oder einen Wirtschaftsprüfer bevollmächtigt hat.
Nach § 28p Abs. 6 SGB IV i.V.m. § 12 BVV kann abweichend zur Prüfung beim Arbeitgeber oder in den Räumen des Versicherungsträgers die Prüfung bei der Stelle durchgeführt werden, die im Auftrag des Arbeitgebers Löhne und Gehälter abrechnet oder Meldungen erstattet.

Überwachung der Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse

Mit Wirkung ab 15.06.2007 wurde der Deutschen Rentenversicherung die Aufgabe übertragen, die Zahlung der Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse zu überwachen.
Rechtsgrundlage ist der § 28p Abs. 1a SGB IV.

Das Gesetz zur Stabilisierung des Künstlersozialabgabesatzes (Künstlersozialabgabestabilisierungsgesetz - KSAStabG) wurde am 04.08.2014 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und ist am 01.01.2015 in Kraft getreten.
Damit werden die Prüfungen bei den Arbeitgebern hinsichtlich der Erfüllung der Melde- und Abgabepflichten nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz erheblich ausgeweitet.
Die Träger der Rentenversicherung führen die Prüfung der Künstlersozialabgabe weiterhin als eigene Aufgabe durch. Abweichend von § 28p Absatz 1a SGB IV kann die Künstlersozialkasse die Prüfung eines Arbeitgebers nach § 35 Abs. 2 KSVG selbst durchführen.
Die Künstlersozialkasse (KSK) hat damit wieder ein eigenes Prüfrecht bei Arbeitgebern erhalten.

Alle vier Jahre werden durch die Träger der Rentenversicherung geprüft (§ 28p Absatz 1a SGB IV):

  • alle Arbeitgeber, die bereits künstlersozialabgabepflichtig sind,
  • alle Arbeitgeber mit mehr als 19 Beschäftigten und
  • 40% der Arbeitgeber mit bis zu 19 Beschäftigten

Die anderen Arbeitgeber werden zwar nicht geprüft, aber beraten. Diese Beratung soll den Arbeitgeber in die Pflicht nehmen. Mit seiner Unterschrift verpflichtet sich der Arbeitgeber, der Künstlersozialkasse abgabepflichtige Entgelte an selbstständige Künstler und Publizisten zu melden. Wenn der Arbeitgeber diese Bestätigung nicht leisten will, wird unverzüglich geprüft.

Die Bestätigung des Arbeitgebers, dass alle abgabepflichtigen Sachverhalte gemeldet werden, kann bei künftigen Prüfungen bewirken, dass mögliche Nachforderungen länger geltend gemacht werden können.

Betriebsprüfung zur Unfallversicherung

Der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung wurde bis 2009 durch eigenständige Prüfdienste der Berufsgenossenschaften überprüft. Diese Prüfung ist ab 2010 (für Prüfzeiträume ab 2009) von den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen auf den Rentenversicherungsträger übergegangen. Seit dem 01.01.2010 liegen damit alle Sozialversicherungsprüfungen in der Hand der Rentenversicherung.
Rechtsgrundlage ist der § 28p Abs. 1c SGB IV:

(1c) Die Träger der Rentenversicherung teilen den Trägern der Unfallversicherung die Feststellungen aus der Prüfung bei den Arbeitgebern nach § 166 Absatz 2 des Siebten Buches mit. Die Träger der Unfallversicherung erlassen die erforderlichen Bescheide.

Der § 28p Abs. 8 SGB IV ergänzt:

(8) Die Deutsche Rentenversicherung Bund führt ein Dateisystem, in dem der Name, die Anschrift, die Betriebsnummer, der für den Arbeitgeber zuständige Unfallversicherungsträger und weitere Identifikationsmerkmale eines jeden Arbeitgebers sowie die für die Planung der Prüfungen bei den Arbeitgebern und die für die Übersichten nach Absatz 7 erforderlichen Daten gespeichert sind; die Deutsche Rentenversicherung Bund darf die in diesem Dateisystem gespeicherten Daten nur für die Prüfung bei den Arbeitgebern und zur Ermittlung der nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz abgabepflichtigen Unternehmer verarbeiten. In das Dateisystem ist eine Kennzeichnung aufzunehmen, wenn nach § 166 Absatz 2 Satz 2 des Siebten Buches die Prüfung der Arbeitgeber für die Unfallversicherung nicht von den Trägern der Rentenversicherung durchzuführen ist; die Träger der Unfallversicherung haben die erforderlichen Angaben zu übermitteln. Die Datenstelle der Rentenversicherung führt für die Prüfung bei den Arbeitgebern ein Dateisystem, in dem neben der Betriebsnummer eines jeden Arbeitgebers, die Betriebsnummer des für den Arbeitgeber zuständigen Unfallversicherungsträgers, die Unternehmernummer nach § 136a des Siebten Buches des Arbeitgebers, das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt der bei ihm Beschäftigten in Euro, die anzuwendenden Gefahrtarifstellen der bei ihm Beschäftigten, die Versicherungsnummern der bei ihm Beschäftigten einschließlich des Beginns und des Endes von deren Beschäftigung, die Bezeichnung der für jeden Beschäftigten zuständigen Einzugsstelle sowie eine Kennzeichnung des Vorliegens einer geringfügigen Beschäftigung gespeichert sind.
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Das Gesetz zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung anderer Gesetze (BUK-Neuorganisationsgesetz - BUK-NOG) räumt der Unfallversicherung wieder ein eigenes Prüfrecht ein. Wenn konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass Arbeitsentgelte vom Unternehmer nicht oder nicht zur richtigen Gefahrklasse zugeordnet wurden und die Aufklärung nicht bis zur nächsten regelmäßigen Betriebsprüfung warten kann, ist die Prüfung möglich (§ 166 Abs.2 Satz 5 und 6 SGB VII).

Durchführung der Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Der § 7 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) definiert dabei die Grundsätze.

  • Die Prüfung erfolgt grundsätzlich nach vorheriger Ankündigung durch die Versicherungsträger. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, sie muss jedoch spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen.
  • Der Prüfer oder die Prüferin des Versicherungsträgers hat sich auszuweisen.
  • Die Prüfer kommen ins Unternehmen (während der Arbeitszeit). Falls die Lohnabrechnung ein Steuerberater, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung durchführt und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung mit dem Einverständnis des Arbeitgebers dort statt. Der Arbeitgeber hat einen zur Durchführung der Prüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen.
  • Die Prüfung soll den betrieblichen Ablauf nicht unzumutbar beeinträchtigen. Die Arbeitszeit der Angestellten darf dabei nur so weit in Anspruch genommen werden, wie es unbedingt notwendig ist. Kosten oder Verdienstausfall, die durch die Prüfung entstehen, werden nicht erstattet.
  • Die Dauer der Prüfung hängt von der Größe des Unternehmens ab. Der Betriebsprüfer soll sich einen ausreichenden Überblick verschaffen können. Bei kleineren Unternehmen sind dies häufig ein oder zwei Tage. Große Unternehmen werden oft von mehreren Prüfern über einen längeren Zeitraum geprüft.
  • Für die Prüfung dürfen auf Kosten des Versicherungsträgers schriftliche Unterlagen des Arbeitgebers vervielfältigt und elektronische Unterlagen gespeichert werden, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
  • Das Ergebnis der Prüfung ist dem Arbeitgeber mitzuteilen (innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Prüfung). Die Mitteilung ist vom Arbeitgeber bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.

Die Prüfungsanordnung muss folgendes beinhalten:

  • Prüfungsort
  • Prüfungszeitpunkt
  • Name des Prüfers
  • Prüfungszeitraum
  • Prüfungsumfang (benötigte Unterlagen)

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Prüfer Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden vorzulegen. Die Bescheide werden aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht ausgewertet.

Der Arbeitgeber kann die Krankenkasse zur Prüfung einladen. Die Beteiligung der Krankenkasse ist ratsam, wenn Entscheidungen bei der Lohnabrechnung aufgrund einer Beratung durch die Krankenkasse getroffen wurden.

Wenn der Termin den Betriebsablauf stört (Geschäftsinteressen, Urlaub bzw. Krankheit von verantwortlichen Mitarbeitern), sollte eine Verschiebung beantragt werden.

Vor der Prüfung ist zu klären, wer vom Unternehmen daran teilnehmen soll (Steuerberater, Mitarbeiter Lohnbüro, Firmenteilhaber, ...).

Gegenstand und Umfang der Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger

Gegenstand der Sozialversicherungsprüfung:

  • Krankenversicherungsbeitrag
  • Pflegeversicherungsbeitrag
  • Rentenversicherungsbeitrag
  • Arbeitslosenversicherungsbeitrag
  • Umlagen
    • Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1)
    • Mutterschaftsaufwendungen (U2)
  • Künstlersozialabgabe
  • Insolvenzgeldumlage
  • Insolvenzschutz von Wertguthaben
  • Unfallumlage

Umfang der Sozialversicherungsprüfung:

  • Beurteilung der Beschäftigungsverhältnisse hinsichtlich der Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit.
  • Beurteilung der einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts.
  • Beitragsberechnung des Arbeitsentgelts.
  • Korrektheit und Vollständigkeit der gemachten Meldungen (DEÜV).
  • Zeitliche Zuordnungen der Beiträge.
  • Umlagepflicht nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie Umlagebeiträge.
  • Alle zu führenden Entgeltunterlagen (§ 8 Beitragsverfahrensverordnung).
  • Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung entsprechend § 28f SGB IV.
  • Führung und Sicherung von Wertguthaben
  • Sozialversicherungsrechtliche Auswertung der Feststellungen der Finanzbehörden im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung
  • Künstlersozialabgabe an die Künstlersozialkasse.
  • Berechnung, Abführung und Meldung der Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung.

Häufige Fehler:

Die Deutsche Rentenversicherung bietet die kostenlose Schriftenreihe Summa Summarum an. Diese informiert Betriebe, Steuerberater und Lohnbüros über alle Belange der Betriebsprüfung.

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der Sozialversicherung (euBP)

Das Verfahren sieht die Annahme der zur Durchführung einer Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV notwendigen Arbeitgeberdaten im elektronischen Verfahren vor.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 5. November 2013 die Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) genehmigt. In der seit Juli 2012 laufenden Pilotphase wurden eine Reihe von Problemen gelöst.
Seit dem 1. Januar 2014 läuft die "elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" im Regelbetrieb.

Das Verfahren euBP wird den Arbeitgebern optional angeboten. In der Regel hat der Softwareanbieter für die Lohnabrechnung eine Funktion zum Übermitteln der Daten aus dem Abrechnungsprogramm vorgesehen.

Die Arbeitgeber erhalten im Rahmen des Verfahrens euBP die Möglichkeit, die für die Prüfung relevanten Daten elektronisch anzuliefern. Die vom Arbeitgeber übermittelten Daten werden mit Hilfe einer Prüfsoftware analysiert und die daraus gewonnenen Ergebnisse als Hinweise für die Prüfung genutzt. Ziel ist es, die Prüfdauer bei den einzelnen Prüfstellen zu reduzieren. Unter Umständen kann eine Prüfung vor Ort gänzlich entfallen.

Die Daten werden über geschlossene und gesicherte Kommunikationswege unter Anwendung des eXTra-Standards (www.extra-standard.de) übermittelt und in einem geschützten System bei der Datenstelle der Rentenversicherungsträger gespeichert. Nach Abschluss der Betriebsprüfung werden die Daten des Arbeitgebers gelöscht.

Mit dem 7. SGB IV-ÄndG wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) für Arbeitgeber zum 1. Januar 2023 verpflichtend; bis zum 31. Dezember 2026 können Arbeitgeber im begründeten Einzelfall auf Antrag von der Verpflichtung vom Prüfdienst des zuständigen Rentenversicherungsträgers entbunden werden.

Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

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