Betriebsveranstaltungen

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Grundsätze

Häufige Anlässe für Betriebsveranstaltungen:

  • Weihnachtsfeiern
  • Jubiläumsfeiern
  • Betriebsausflüge
  • Pensionärstreffen
  • Jubilarfeiern

Das BMF-Schreiben vom 14.10.2015 zur Lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen definiert den Begriff der Betriebsveranstaltung ab 2015 wie folgt:

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers z. B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung. Auch ein so genanntes Arbeitsessen ist keine Betriebsveranstaltung.

Das BMF-Schreiben zählt zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung insbesondere:

  1. Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
  2. die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten,
  3. Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
  4. Geschenke. Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung,
  5. Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
  6. Barzuwendungen, die statt der in a) bis c) genannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist,
  7. Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.

Soweit die aufgeführten Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Die bis Ende 2014 geltende Freigrenze für Betriebsveranstaltungen sollte eigentlich von 110 Euro auf 150 Euro erhöht werden (Referentenentwurf eines Gesetzes zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften).
Die Erhöhung von 110 Euro auf 150 Euro sollte erfolgen, weil diese Freigrenze seit längerer Zeit nicht mehr angehoben worden ist. Sie betrug seit 1993 200 DM und wurde im Zuge der Euro-Umstellung geringfügig auf 110 Euro erhöht. Die Erhöhung hätte den gestiegenen Kosten für Betriebsveranstaltungen Rechnung getragen.
Stattdessen wurde die Freigrenze in einen Freibetrag in Höhe von 110 Euro umgewandelt (Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften). Damit wird nur für übersteigende Kosten Lohnsteuer erhoben und der Vorsteuerabzug geht verloren. Ein Freibetrag von 110 Euro ist ein Betrag, der bei der Besteuerung immer frei bleibt. Der Bundesrat hat dem Gesetz auf der 929. Sitzung am 19. Dezember 2014 zugestimmt.
Bis dahin erfolgte die Festlegung der Freigrenze nur in Verbindung von § 19 EStG mit R 19.5 LStR.
Nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 EStG wurde ab 2015 folgende Nummer 1a eingefügt:

(1) Zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehören
....
1a. Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung). Zuwendungen im Sinne des Satzes 1 sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Satz 3 gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Die Zuwendungen im Sinne des Satzes 1 sind abweichend von § 8 Absatz 2 mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen des Arbeitgebers im Sinne des Satzes 2 anzusetzen;

Die darüber hinausgehende Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (Ansatz der Gesamtkosten ohne äußeren Rahmen, keine Zurechnung von Anteilen der Begleitpersonen beim Arbeitnehmer) ist durch die Gesetzesänderung ab 2015 überholt.

Ab 2015 werden alle zusätzlich entstehenden Kosten rund um die Betriebsveranstaltung einbezogen. Damit spielt es keine Rolle mehr, ob die Kosten einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind. Kosten für das Rahmenprogramm, wie zum Beispiel eine Raummiete, werden ebenfalls einbezogen. Auch die Kosten der Begleitpersonen finden Eingang in die Berechnung, ob der Freibetrag überschritten ist.

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Teilnehmerkreis

Der Teilnehmerkreis einer Betriebsveranstaltung muss sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzen. Im BMF-Schreiben vom 14.10.2015 werden unter Arbeitnehmern sowohl die aktiven Arbeitnehmer als auch ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen verstanden. Aus Vereinfachungsgründen können auch Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen einbezogen werden. Dabei muss die Betriebsveranstaltung für alle Angehörigen dieser Personengruppen offenstehen.

Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind, sind dann begünstigte Betriebsveranstaltungen, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Das BMF-Schreiben vom 14.10.2015 führt als Beispiele folgende begünstigte Betriebsveranstaltungen auf:

  • Durchführung nur für eine Organisationseinheit des Betriebs, z. B. Abteilung. Es müssen alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können.
  • Durchführung für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens (Pensionärstreffen).
  • Durchführung nur für solche Arbeitnehmer, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder i. V. m. der Betriebsveranstaltung feiern (Jubilarfeiern). Dabei ist es unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer, wie z. B. die engeren Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Jubilars, Betriebsrats-/Personalratsvertreter oder auch die Familienangehörigen des Jubilars eingeladen werden. Der Annahme eines 40-, 50- oder 60-jährigen Arbeitnehmerjubiläums steht nicht entgegen, wenn die Jubilarfeier zu einem Zeitpunkt stattfindet, der höchstens fünf Jahre vor den bezeichneten Jubiläumsdienstzeiten liegt.

Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden.

Dient die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, z. B. wenn der Personalchef oder Betriebsrats-/Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf diesen Arbeitnehmer entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.

Reisekosten

Wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, liegen Reisekosten wie bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vor. Damit sind steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber nach den Grundsätzen des § 3 Nummer 13 oder 16 EStG zulässig. Dazu zählen Fahrtkosten und im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten. Die gezahlten Beträge gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung (keine Anrechnung auf den Freibetrag von 110 Euro).

Freibetrag von 110 Euro

Soweit die oben aufgeführten Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr.

Die zu berücksichtigenden Aufwendungen gleichmäßig auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Danach ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen.

Beispiel:

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung sollen 6.000 Euro betragen. Es nehmen 20 Arbeitnehmer ohne Begleitperson und 20 Arbeitnehmer mit je einer Begleitpersonen teil. Insgesamt also 40 Arbeitnehmer und 20 Begleitpersonen. Die Aufwendungen sind damit auf 60 Personen zu verteilen. Damit entfällt auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro.
Der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 20 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 Euro, der den Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 20 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro. Damit ergibt sich ein geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro (200 Euro minus den Freibetrag von 110 Euro).

Das Finanzgericht Köln hat mit Urteil vom 27.06.2018 (3 K 870/17) entschieden, dass die kurzfristige Absage der Teilnahme einzelner Arbeitnehmer nicht zu Lasten des Arbeitgebers geht.
Tatbestand:

Der Arbeitgeber plante die Durchführung eines gemeinsamen Kochkurses als Weihnachtsfeier, zu der alle Betriebsangehörige eingeladen wurden. Insgesamt 27 der Arbeitnehmer sagten daraufhin ihre Teilnahme an dieser Betriebsveranstaltung zu. Der Arbeitgeber gab bei der Auftragserteilung an den Veranstalter eine Teilnehmeranzahl von 27 Personen an, anhand derer die Veranstaltung kalkuliert wurde. Nach dem Konzept des Veranstalters konnte jeder der Teilnehmer im Rahmen des Kochkurses unbegrenzt viele Speisen und Getränke verzehren.
An der Veranstaltung nahmen tatsächlich nur 25 Arbeitnehmer teil, nachdem zwei der angemeldeten Arbeitnehmer kurzfristig absagt hatten. Dies führte jedoch nicht zu einer Verminderung der veranschlagten Veranstaltungskosten, da der Veranstalter entsprechend der ursprünglich angemeldeten Teilnehmerzahl die Menge an benötigten Lebensmitteln und Getränken kalkuliert und diese bereitgestellt hatte. Der Arbeitgeber berechnete im Rahmen der Lohnsteuer die Zuwendung an die einzelnen Arbeitnehmer und berücksichtigte die ursprünglich angemeldeten 27 Arbeitnehmer.
Das Finanzamt berechnete auf Basis der tatsächlich teilnehmenden 25 Arbeitnehmer. Damit erhöhte sich der zu versteuernde Betrag.
Das Finanzgericht Köln entschied zugunsten des Arbeitgebers. Die Revision war gemäß § 115 Abs. 2 Nr. 1 FGO zuzulassen, da die streitgegenständliche Rechtsfrage bislang höchstrichterlich noch nicht entschieden worden ist und der Senat zudem mit seiner Entscheidung von dem genannten Schreiben des Bundesfinanzministeriums abweicht.
Auszug aus den Entscheidungsgründen:

So haben auch vorliegend die 25 am Kochkurs teilnehmenden Arbeitnehmer der Klägerin keinen wirtschaftlichen Vorteil durch die kurzfristige Absage ihrer beiden Kollegen erhalten. Wirtschaftlich wären ihnen auch bei voller Teilnehmerzahl die Veranstaltungsleistungen in keinem geringeren Umfang zugutegekommen, da jeder Teilnehmer nach der Planung des Veranstalters ohnehin nach seinem Belieben unbegrenzt viele Speisen und Getränke hätte konsumieren können.
Letztlich zu keinem anderweitigen Ergebnis führt auch die Überlegung, dass die ursprüngliche Planung und Kalkulation des Arbeitgebers hinsichtlich der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallenden Kosten der Betriebsveranstaltung nur eine vorläufige und damit variable Größe darstellt, die sich erst mit der Durchführung der Veranstaltung zu einer festen und damit belastbaren Größe konkretisiert und damit erst zu diesem Zeitpunkt den tatsächlichen Umfang der dem teilnehmenden Arbeitnehmer zufließenden Zuwendung zu erkennen gibt.
Denn auch in diesem Fall bleibt es dabei, dass das Nichterscheinen eingeladener Arbeitnehmer bei den teilnehmenden Arbeitnehmern weder im Bereich der individuell konsumierbaren Zuwendungen (Speisen, Getränke und Eintrittskarten) noch den anteilig auf sie entfallenden abstrakten Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung zu einer messbaren Leistungsfähigkeitssteigerung und damit zu einer besteuerungsfähigen Bereicherung führen.
Auch diese Überlegungen zeigen vielmehr, dass es allein sachgerecht ist, insoweit nicht auf die Anzahl der tatsächlich an der Veranstaltung teilnehmenden Personen, sondern auf die Zahl derer abzustellen, für die die Betriebsveranstaltung geplant und kostenmäßig kalkuliert gewesen ist.

Am 20.09.2018 wurde das Revisionsverfahren unter dem Aktenzeichen VI R 31/18 in die Datenbank beim Bundesfinanzhof aufgenommen. Zentrale Frage:
Ist bei der Ermittlung des Umfangs der lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen, die Arbeitnehmern im Rahmen einer Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG) gewährt werden, auf die Anzahl der angemeldeten oder der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen und sind sog. "No-Show-Kosten" für nicht anwesende Personen, die durch die Buchung der Veranstaltung für einen größeren Personenkreis entstanden sind, aus der Bemessungsgrundlage auszuscheiden?

Besteuerung der Zuwendungen

Wird der Betrag von 110 Euro überschritten, unterliegt nur der übersteigende Teil der Steuerpflicht (110 Euro bleiben steuerfrei; ab 2015 ist der Betrag von 110 Euro also ein Freibetrag).

Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Steuerpflichtige Zuwendungen können pauschal mit 25 Prozent versteuert werden (§ 40 Abs. 2 EStG).

Bei mehr als 2 Betriebsveranstaltungen pro Teilnehmerkreis im Jahr kann der Arbeitgeber entscheiden, welche Betriebsveranstaltung er steuerfrei innerhalb des Freibetrags behandelt und welche Betriebsveranstaltung er pauschal versteuert.

Die 44-Euro-Freigrenze des § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG ist für Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen nicht anwendbar.

Umsatzsteuerrechtliche Regelungen

Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015:

Von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlassten, üblichen Zuwendung ist umsatzsteuerrechtlich im Regelfall auszugehen, wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 € einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreitet. Übersteigt dagegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 € einschließlich Umsatzsteuer, ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen.

Wenn die Grenze von 110 Euro eingehalten wird, ist ein Vorsteuerabzug für die Aufwendungen des Arbeitgebers möglich.

Bei Überschreiten des Betrags von 110 Euro besteht für den Arbeitgeber kein Anspruch auf Vorsteuerabzug.

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