Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Lohnfortzahlung

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Lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Entgeltfortzahlung

Wird der Arbeitslohn fortgezahlt, so ist der fortgezahlte Arbeitslohn bei der Lohnsteuerberechnung und Beitragsberechnung wie laufender Arbeitslohn zu behandeln. Wenn bei der Berechnung des Fortzahlungsanspruchs Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit berücksichtigt wurden, können diese nicht wie der gezahlte Zuschlag steuer- und beitragsfrei bleiben.

Steuerfreiheit (in bestimmten Grenzen) kommt nur für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit in Betracht.

Anspruch des Arbeitnehmers

Einen Anspruch auf Lohnfortzahlung (Fortzahlung des Arbeitsentgelts) hat der Arbeitnehmer in folgenden Zeiten:

Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) im Krankheitsfall

Gesetzliche Grundlage ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG).

Die kurzzeitig geltenden Einschränkungen der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall wurden ab 01.01.1999 aufgehoben. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht wieder in Höhe von 100%. Die Anrechnung von Krankheitstagen sowie von Fehltagen wegen einer Kur auf den Jahresurlaub ist entfallen.

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für sechs Wochen (42 Kalendertage). Der Anspruch besteht auch für geringfügig Beschäftigte. Ausgenommen sind lediglich Heimarbeiter, Hausgewerbetreibende und ihnen gleichgestellte Arbeitnehmer.

Die Sechs-Wochen-Frist beginnt grundsätzlich mit dem Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit aber an einem Arbeitstag vor Beginn der Arbeit ein, zählt dieser Tag mit.

Wird der Arbeitnehmer hintereinander wegen verschiedener Krankheiten arbeitsunfähig, so besteht für jeden Krankheitsfall ein Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung. Dies gilt auch dann, wenn eine Erkrankung unmittelbar nach Abschluss einer ersten Erkrankung eintritt.

Führt allerdings dieselbe Krankheit innerhalb von zwölf Monaten wiederholt zur Arbeitsunfähigkeit, so wird die bisherige Arbeitsunfähigkeit auf den Entgeltfortzahlungsanspruch angerechnet. Liegen zwischen zwei Arbeitsunfähigkeiten mindestens sechs Monate, so entsteht ein neuer Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung.

Der Anspruch auf die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Abs. 3 EntgFG). Erkrankt der Arbeitnehmer in der Wartezeit, so erhält er in der Regel Krankengeld von seiner Krankenkasse.

Während der Entgeltfortzahlung wird das Entgelt weitergezahlt, das der Arbeitnehmer ohne die Arbeitsunfähigkeit bekommen hätte. Tariferhöhungen oder Arbeitszeitverkürzungen wirken sich also auf die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall aus. Es gilt also das Lohnausfallprinzip (aktuelle, gegenwartsbezogene Betrachtungsweise). In Tarifverträgen wird aber häufig als Berechnungsgrundlage für die Lohnfortzahlung der Durchschnittsverdienst festgelegt. Wenn der Stundenlohn erhöht wird, müssen die Durchschnittswerte korrigiert werden. Es müssen also die Stunden des Durchschnittszeitraums mit dem anderen Stundenlohn neu bewertet werden. Zum fort zuzahlenden Entgelt gehören auch Gefahren-, Erschwernis-, Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschläge sowie zusätzlich zum Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte vermögenswirksame Leistungen.
Wenn ein Arbeitnehmer an einem Sonntag oder einem Feiertag hätte arbeiten müssen, wegen Krankheit aber ausfällt, dann muss die Lohnfortzahlung einen vereinbarten (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag) Sonntags- bzw. Feiertagszuschlag enthalten. Einen gesetzlichen Anspruch auf Lohnzuschlag für Sonn- und Feiertagsarbeit gibt es aber nicht. Also wenn die anderen Arbeitnehmer ihn bekommen, muss ihn auch der kranke Arbeitnehmer als Lohnfortzahlung bekommen.
Dazu gibt es ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14.01.2009 - 5 AZR 89/08.

Bei Gehaltsempfängern wird das Gehalt während des Entgeltfortzahlungsanspruchs weitergezahlt.

Kleinbetriebe (Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern) müssen am Umlageverfahren U1 (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) teilnehmen. Durch die Zahlung eines Beitrages erhalten die Arbeitgeber im Krankheitsfall eines Arbeitnehmers einen bestimmten Prozentsatz der Lohnfortzahlung von der Krankenkasse erstattet. Die Krankenkassen haben in der Regel Wahltarife (höhere Umlage = höhere Erstattung). Eine Erstattung zu 100% gibt es aber nicht.

Wenn während des Urlaubs ein Krankheitsfall auftritt, so werden die Krankheitstage nicht auf die Urlaubstage angerechnet. Es besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

Wenn im Zeitraum der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ein gesetzlicher Feiertag liegt, so wird das Arbeitsentgelt wegen der Erkrankung weitergezahlt. Die Höhe des Entgelts richtet sich aber nach der Feiertagsregelung. Der Anspruch auf sechs Wochen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall verlängert sich aber durch Feiertage die in diesem Zeitraum liegen nicht.

Erläuterung von Besonderheiten bei der Zahlung von Kurzarbeitergeld und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Während der Elternzeit besteht kein Anspruch auf Arbeitsentgelt, da das Arbeitsverhältnis ruht. Damit muss im Krankheitsfall auch keine Entgeltfortzahlung geleistet werden. Wenn während der Elternzeit eine Teilzeitbeschäftigung ausgeübt wird, besteht für diese Beschäftigung im Krankheitsfall aber ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Ausführliche Informationen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Ausführliche Informationen zur Lohnfortzahlung bei der Erkrankung eines Kindes bzw. zum Kinder-Krankengeld.

Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) an gesetzlichen Feiertagen

Gesetzliche Grundlage ist ebenfalls das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG).

Einen Anspruch auf Lohnfortzahlung an gesetzlichen Feiertagen haben alle Arbeitnehmer. Aushilfskräfte, Teilzeitbeschäftigte und Auszubildende haben also ebenfalls diesen Anspruch.

Keinen Anspruch auf Bezahlung für den Feiertag hat, wer am letzten Arbeitstag vor oder am ersten Arbeitstag nach einem Feiertag unentschuldigt nicht zur Arbeit erschienen ist.

Es gilt das Lohnausfallprinzip. Danach hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf das Arbeitsentgelt, das er erhalten hätte, wenn die Arbeitsleistung nicht infolge des Feiertages ausgefallen wäre. Bei der Entgeltfortzahlung für Feiertage sind demzufolge auch Überstunden und Überstundenzuschläge, die an dem Feiertag angefallen wären, zu berücksichtigen. Bei Gehaltsempfängern wird das Gehalt an den Feiertagen weitergezahlt.

Der Lohnfortzahlungsanspruch besteht nur für gesetzliche Feiertage. Durch die Sonn- und Feiertagsgesetze der Länder sind neun Feiertage bundeseinheitlich gesetzlich geschützt:

  • 1. Januar (Neujahr),
  • Karfreitag,
  • Ostermontag,
  • Christi Himmelfahrt,
  • Pfingstmontag,
  • 1.Mai,
  • Tag der Deutschen Einheit (3.Oktober),
  • erster und zweiter Weihnachtstag (25. und 26.Dezember).

Im Jubiläumsjahr 2017 (500. Jahrestag der Reformation) war der Reformationstag ein bundesweiter gesetzlicher Feiertag. Für den bundesweit einmaligen Feiertag am 31. Oktober 2017 hatten die Bundesländer entsprechende Beschlüsse gefasst.

In Landesgesetzen sind weitere gesetzliche Feiertage festgelegt.

Ausführliche Informationen zur Lohnfortzahlung an gesetzlichen Feiertagen.

Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) während des Urlaubs

Gesetzliche Grundlage ist das Bundesurlaubsgesetz.

Nach § 11 Bundesurlaubsgesetz bemisst sich das Urlaubsentgelt nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes. Es gilt also das Durchschnittsprinzip. In der Praxis werden die letzten drei abgerechneten Monate zur Durchschnittsberechnung herangezogen. Bei Gehaltsempfängern wird das Gehalt während des Urlaubs weitergezahlt.

In die Durchschnittsberechnung fließen der Grundlohn (bei Azubis die Ausbildungsvergütung), alle gezahlten Erschwernis- und Leistungszuschläge, Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Provisionen und Sachbezüge ein. Der für Überstunden gezahlte Arbeitslohn (Grundlohn und Überstundenzuschlag) gehört nicht zur Berechnungsgrundlage. Möglicherweise gezahlte einmalige Zuwendungen, Auslösungen und der Ersatz von Reisekosten werden ebenfalls nicht bei der Durchschnittsberechnung berücksichtigt.

Zu Verdiensterhöhungen bzw. Verdienstkürzungen enthält der § 11 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz folgendes:

(1) ...
Bei Verdiensterhöhungen nicht nur vorübergehender Natur, die während des Berechnungszeitraums oder des Urlaubs eintreten, ist von dem erhöhten Verdienst auszugehen. Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis eintreten, bleiben für die Berechnung des Urlaubsentgelts außer Betracht.
...

Zum Thema Urlaub existiert eine extra Seite. Dort finden sie Hinweise zum Mindesturlaub, zum Urlaubsanspruch, zur Urlaubsgewährung, zur Übertragbarkeit des Urlaubs, zur Urlaubsabgeltung und zum Urlaubsanspruch bei einer lange andauernden Erkrankung.

Ein möglicherweise gezahltes zusätzliches Urlaubsgeld ist eine betriebliche Sonderzahlung auf die kein gesetzlicher Anspruch besteht. Zusätzliche Urlaubsgelder sind einmalige Zuwendungen im Sinne der Sozialversicherung bzw. sonstige Bezüge im Sinne der Lohnsteuer. Erläuterungen finden sie auf der Seite Urlaubsgeld.

Ausführliche Informationen zur Lohnfortzahlung (Entgeltfortzahlung) während des Urlaubs.

Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) bei einer Arbeitsverhinderung

Ein Arbeitnehmer hat bei einer persönlichen Arbeitsverhinderung Anspruch auf bezahlte Freistellung, wenn er unverschuldet für eine verhältnismäßig unerhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund an der Arbeitsleistung verhindert ist (§ 616 BGB). Nur durch zurückgreifen auf die Rechtsprechung ist diese schwammige Formulierung zu konkretisieren.

Zur Bestimmung der angemessenen Zeit (Verhinderungsdauer) sind die Umstände des Einzelfalles zu berücksichtigen. Das Verhältnis der Zeit der Arbeitsverhinderung zur Gesamtdauer des Arbeitsverhältnisses und die Länge der Kündigungsfrist sind hier insbesondere abzuwägen.

Den Arbeitnehmer darf kein Verschulden an der Verhinderung treffen. Dieses liegt nur bei einem leichtsinnigen, unverantwortlichen Verhalten oder bei einem groben Verstoß gegen die im Verkehr erforderliche Sorgfalt vor. Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber. In der Rechtsprechung wurde der Freistellungsanspruch des Arbeitnehmers konkretisiert.

Ansprüche bestehen zumindest in folgenden Fällen:

  • Eigene Hochzeit
  • Hochzeit der Kinder
  • Goldene Hochzeit der Eltern
  • Entbindung der Ehefrau
  • Todesfälle im engsten Familienkreis
  • Betrieblich veranlasster Umzug
  • Ausübung von öffentlichen Ehrenämtern (z. B. Schöffe bei Gericht)
  • Wahrnehmung amtlicher Termine (diese dürfen nicht durch private Angelegenheiten des Arbeitnehmers veranlasst worden sein; als Beispiel kämen die Musterung oder eine Ladung als Zeuge in Frage)
  • Pflege naher Angehöriger (Ehegatte, Geschwister und Eltern)
    Hier ist das Pflegezeitgesetz zu beachten.
  • Erkrankung eigener Kinder
  • Wenn ein Arztbesuch nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich ist

Nach der Rechtsprechung wird eine bezahlte Freistellung für die Dauer von 1 bis 2 Tagen gewährt. Tarifverträge können genaueres enthalten und weitere Gründe (zum Beispiel Geburtstage, Hochzeiten, Taufe oder sonstige religiöse Feste) zur Freistellung benennen.

Es gilt das Lohnausfallprinzip. Danach hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf das Arbeitsentgelt, das er erhalten hätte, wenn die Arbeitsleistung nicht infolge der Arbeitsverhinderung ausgefallen wäre.

Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) bei einem Verdienstausfall auf Grund eines Tätigkeitsverbotes nach dem Infektionsschutzgesetz

Die Regelungen gelten auch für den Coronavirus (China-Virus).

Das Infektionsschutzgesetz (IfSG) regelt die gesetzlichen Pflichten zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten beim Menschen. Das Infektionsschutzgesetz trat am 01.01.2001 in Kraft. Zweck des Gesetzes ist es, übertragbaren Krankheiten beim Menschen vorzubeugen, Infektionen frühzeitig zu erkennen und ihre Weiterverbreitung zu verhindern.
Das Robert Koch-Institut hat im Rahmen dieses Gesetzes die Aufgabe, Konzeptionen zur Vorbeugung übertragbarer Krankheiten sowie zur frühzeitigen Erkennung und Verhinderung der Weiterverbreitung von Infektionen zu entwickeln.

Im Gesetz wird eine Vielzahl von Maßnahmen vorgeschrieben (Auszug):

  • § 29 Beobachtung
    Kranke, Krankheitsverdächtige, Ansteckungsverdächtige und Ausscheider können einer Beobachtung unterworfen werden.
  • § 30 Quarantäne
    Bei Kranken sowie Krankheitsverdächtigen, Ansteckungsverdächtigen und Ausscheidern kann angeordnet werden, dass sie in einem geeigneten Krankenhaus oder in sonst geeigneter Weise abgesondert werden.
  • § 31 Berufliches Tätigkeitsverbot
    Die zuständige Behörde kann Kranken, Krankheitsverdächtigen, Ansteckungsverdächtigen und Ausscheidern die Ausübung bestimmter beruflicher Tätigkeiten ganz oder teilweise untersagen.
  • § 42 Tätigkeits- und Beschäftigungsverbote
    Gesundheitliche Anforderungen an das Personal beim Umgang mit Lebensmitteln
  • § 56 Entschädigung

Ein Ausscheider ist nach dem Infektionsschutzgesetz eine Person, die Krankheitserreger ausscheidet und dadurch eine Ansteckungsquelle für die Allgemeinheit sein kann, ohne krank oder krankheitsverdächtig zu sein.

Rechtlich ist während der Quarantäne zwischen Arbeitsentgelt und Entschädigung zu unterscheiden. Das Weiterzahlen des Arbeitsentgelts in solchen Fällen (§ 616 BGB) kann im Arbeitsvertrag ausgeschlossen werden. Das ist in der Praxis sehr häufig der Fall.
In diesem Fall greift zum Schutz der Arbeitnehmer ein Entschädigungsanspruch, der im § 56 Infektionsschutzgesetz geregelt ist.

Wer auf Grund des Infektionsschutzgesetzes einem Tätigkeitsverbot unterliegt oder abgesondert wurde und einen Verdienstausfall erleidet, erhält eine Entschädigung.

Die Entschädigung bemisst sich nach dem Verdienstausfall. Für die ersten sechs Wochen wird sie in Höhe des Verdienstausfalls gewährt. Vom Beginn der siebenten Woche an wird sie in Höhe des Krankengeldes nach § 47 Abs. 1 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch gewährt (§ 56 Abs. 2 Infektionsschutzgesetz).

Bei Arbeitnehmern hat der Arbeitgeber für die Dauer des Arbeitsverhältnisses, längstens für sechs Wochen, die Entschädigung für die zuständige Behörde auszuzahlen. Die ausgezahlten Beträge werden dem Arbeitgeber auf Antrag von der zuständigen Behörde erstattet. Im Übrigen wird die Entschädigung von der zuständigen Behörde auf Antrag gewährt (§ 56 Abs. 5 Infektionsschutzgesetz).

Die Anträge nach Absatz 5 Infektionsschutzgesetz sind innerhalb einer Frist von drei Monaten nach Einstellung der verbotenen Tätigkeit oder dem Ende der Absonderung bei der zuständigen Behörde zu stellen. Dem Antrag ist von Arbeitnehmern eine Bescheinigung des Arbeitgebers und von den in Heimarbeit Beschäftigten eine Bescheinigung des Auftraggebers über die Höhe des in dem nach Absatz 3 für sie maßgeblichen Zeitraum verdienten Arbeitsentgelts und der gesetzlichen Abzüge, von Selbständigen eine Bescheinigung des Finanzamtes über die Höhe des letzten beim Finanzamt nachgewiesenen Arbeitseinkommens beizufügen. Ist ein solches Arbeitseinkommen noch nicht nachgewiesen oder ist ein Unterschiedsbetrag nach Absatz 3 zu errechnen, so kann die zuständige Behörde die Vorlage anderer oder weiterer Nachweise verlangen (§ 56 Abs. 11 Infektionsschutzgesetz).
Die Landesregierungen bestimmen durch Rechtsverordnung die zuständigen Behörden im Sinne des Infektionsschutzgesetzes, soweit eine landesrechtliche Regelung nicht besteht (§ 54 Infektionsschutzgesetz, zuständig sind regelmäßig die Gesundheitsbehörden, unter Umständen auch die Versorgungsämter).

Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz sind steuerfrei (§ 3 Nr. 25 EStG). Die Entschädigungen unterliegen jedoch dem Progressionsvorbehalt. Sie sind im Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung gesondert zu vermerken
Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 9. September 2019 (Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für Kalenderjahre ab 2020):

Das Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, der Zuschuss bei Beschäftigungsverbot für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während der Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge sind in einer Summe unter Nummer 15 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Wenn der Arbeitnehmer im Kalenderjahr Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz bezogen hat, darf der Arbeitgeber den Lohnsteuerjahresausgleich nicht durchführen (§ 42b Abs. 1 EStG).

Für die Zeit einer Krankschreibung besteht kein Anspruch auf Entschädigung nach § 56 IfSG.

Wenn Unternehmen aufgrund der weltweiten Krankheitsfälle durch das Corona-Virus Kurzarbeit anordnen und es dadurch zu Entgeltausfällen kommt, können betroffene Beschäftigte Kurzarbeitergeld erhalten. Diese Leistung muss vom Arbeitgeber beantragt werden.
Voraussetzung für den Bezug von Kurzarbeitergeld ist, dass die üblichen Arbeitszeiten vorübergehend wesentlich verringert sind.
Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn aufgrund des Corona-Virus Lieferungen ausbleiben und dadurch die Arbeitszeit verringert werden muss oder staatliche Schutzmaßnahmen dafür sorgen, dass der Betrieb vorübergehend geschlossen wird (Meldung der Bundesagentur für Arbeit vom 28.02.2020).
Betriebe, die aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie Kurzarbeitergeld beantragen möchten, müssen die Kurzarbeit zuvor bei der zuständigen Agentur für Arbeit melden. Diese prüft dann, ob die Voraussetzungen für die Leistung erfüllt sind.

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