Das Lohnsteuerabzugsverfahren - Lohnsteuerbescheinigung

Aktuelles

Mit dem BMF-Schreiben vom 24.09.2024 wurde das Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2025 bekanntgemacht.
Bei der Ausstellung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind die Vorgaben im BMF-Schreiben vom 5. September 2024 zu beachten.

Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen ab 2025
Das BMF-Schreiben vom 5. September 2024 regelt die Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für Kalenderjahre ab 2025 und die Ausstellung von Besonderen Lohnsteuerbescheinigungen durch den Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung für Kalenderjahre ab 2025.
Die Änderungen gegenüber dem BMF-Schreiben vom 9. September 2019 sind durch Fett- und Kursivdruck hervorgehoben.

BMF-Schreiben zur Ermittlung der steuerlichen Identifikationsnummer für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen vom 23.01.2024.
Auszug aus dem Inhalt:

Mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften (BGBl. I 2019, S. 2451) wurde die Abschaffung der elektronischen Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) mit dem Ende des Veranlagungszeitraums 2022 beschlossen. Für die elektronische Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen nach § 41b Absatz 1 Satz 2 EStG ist daher ab dem Veranlagungszeitraum 2023 zwingend die Angabe einer steuerlichen Identifikationsnummer notwendig.

Mit dem BMF-Schreiben vom 08.09.2023 wurde das Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2024 bekanntgemacht.
Bei der Ausstellung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung sind weiterhin die Vorgaben im BMF-Schreiben vom 9. September 2019 zu beachten. Abweichend zu diesem BMF-Schreiben gilt ab 2024 Folgendes:

Gemäß § 41b Absatz 2 Satz 1 EStG ist ab dem Jahr 2023 ausschließlich die Identifikationsnummer als Ordnungsmerkmal anzugeben. Die Verwendung der eTIN ist nicht mehr zulässig.
Die Sozialversicherungsbeiträge, die auf einen nicht besteuerten Vorteil nach § 19a EStG entfallen, sind unter Nummer 22 bis 27 des Ausdrucks zu bescheinigen, da diese als Sonderausgaben abziehbar sind. Der § 19a EStG behandelt Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit bei Vermögensbeteiligungen.
Ist ein Dritter gemäß § 38 Absatz 3a Satz 1 EStG zum Lohnsteuerabzug verpflichtet, hat er der zuständigen Finanzbehörde für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG).
Die Angabe des vom Arbeitgeber ausgezahlten Kindergeldes in Nummer 33 ist nicht mehr zulässig (Aufhebung von § 72 EStG zum 1. Januar 2024).

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 25.01.2023 das BMF-Schreiben "Lohnsteuerliche Abrechnung behördlicher Erstattungsbeträge für Verdienstausfallentschädigungen nach § 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG); Nichtbeanstandung" veröffentlicht.
Dort ist festgelegt wie bei Abweichungen zwischen der vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlten Verdienstausfallentschädigung und dem behördlichen Erstattungsbetrag nach § 56 IfSG hinsichtlich der Anzeigepflicht des Arbeitgebers nach § 41c Absatz 4 EStG zu verfahren ist.
BMF-Schreiben

Grundsätzliches

Als Lohnsteuerbescheinigung wurden die Eintragungen, die der Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte vorzunehmen hatte, bezeichnet. Diese Bezeichnung ist mit Einführung des elektronischen Verfahrens beibehalten worden.

Bereits seit 01.01.2004 ist das Verfahren zur Ausschreibung und Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in Kraft. Der Arbeitgeber hat somit die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln und dem Arbeitnehmer einen entsprechenden Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.

Ab dem Kalenderjahr 2006 können nur noch Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihren Privathaushalten im Sinne des § 8a SGB IV beschäftigen, anstelle der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eine entsprechende manuelle Lohnsteuerbescheinigung erteilen. Es gibt also keine Härtefallregelung die weitere Ausnahmen zulässt.

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen.
Auf Grund der Aufzeichnungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber nach Abschluss des Lohnkontos für jeden Arbeitnehmer der zuständigen Finanzbehörde nach Maßgabe des § 93c der Abgabenordnung bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln (§ 41b Absatz 1 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes i. V. m. § 93c Absatz 1 Nummer 1 Abgabenordnung).
Die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2019 muss damit bis spätestens 29.02.2020 übermittelt werden. Da dies ein Sonnabend ist, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag (02.03.2020).
§ 108 Absatz 3 Abgabenordnung: Fällt das Ende einer Frist auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, so endet die Frist mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktags.
Die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2020 muss damit bis spätestens 28.02.2021 übermittelt werden. Da dies ein Sonntag ist, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag (01.03.2021).

Die Datenübermittlung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz nach Maßgabe der Abgabenordnung (bis 31.12.2016 nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung) authentifiziert vorzunehmen. Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss vom Datenübermittler einmalig im ElsterOnline-Portal beantragt werden. Ohne Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nicht möglich. Einzelheiten zum amtlich vorgeschriebenen Datensatz sind unter www.elster.de abrufbar.

Registrierung im Elster Online-Portal unter https://www.elster.de/eportal/start.

Für Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber die Lohnsteuer ausschließlich nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal erhoben hat, ist keine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen.

Bei den Veröffentlichungen zu den jeweiligen Lohnsteuerbescheinigungen befindet sich auch immer ein Schreiben mit Hinweisen zu Eintragungen.

In Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung sind folgende Großbuchstaben zu bescheinigen:

"S" ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist.
Sonstige Bezüge sind Vergütungen, die ihrem Wesen nach nicht zum laufenden Arbeitslohn gehören. Sie werden als einmalige Zahlung aus besonderem Anlass oder zu einem bestimmten Zweck gewährt. Die häufigsten sonstigen Bezüge sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien und Jubiläumszuwendungen. Zur Abrechnung ist die Ermittlung des im Kalenderjahr bereits gezahlten laufenden Arbeitslohns notwendig. Dabei ist der Arbeitslohn aus einem möglichen früheren Arbeitsverhältnis eines anderen Arbeitgebers mitzuzählen. Ist der Arbeitnehmer nicht bereit eine Kopie seiner elektronischen Lohnsteuerbescheinigung vorzuzeigen muss der Arbeitgeber den von ihm gezahlten Arbeitslohn hochrechnen. Basis für diese Hochrechnung ist der laufende Arbeitslohn des Monats in dem der sonstige Bezug gezahlt wird. In so einem Fall bleibt der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht.
Informationen zu sonstigen Bezügen
"F" ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie bei Fahrten nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG nach § 3 Nummer 32 EStG erfolgte.
"M" (erst ab der Lohnsteuerbescheinigung 2014) ist einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.
Sofern das Betriebsstättenfinanzamt für die nach § 3 Nummer 13 oder Nummer 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen nach § 4 Absatz 3 LStDV eine andere Aufzeichnung als im Lohnkonto zugelassen hat, ist für eine Übergangszeit eine Bescheinigung des Großbuchstabens "M" nicht zwingend erforderlich. Die zur programmtechnischen Umsetzung gewährte Übergangsregelung läuft endgültig zum 31. Dezember 2018 aus. Ab 1. Januar 2019 ist "M" entsprechend der oben dargestellten Ausführungen einzutragen.
Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit
"FR" (erst ab der Lohnsteuerbescheinigung 2017) ist für französische Grenzgänger einzutragen, bei denen aufgrund einer Bescheinigung nach § 39 Absatz 4 Nummer 5 EStG vom Lohnsteuerabzug abzusehen ist. Die Großbuchstaben "FR" sind um das Bundesland zu ergänzen, in dem der Grenzgänger im Bescheinigungszeitraum zuletzt tätig war. Für Baden-Württemberg ist der Großbuchstabe "FR" ohne Leerzeichen um die Ziffer 1 ("FR1"), für Rheinland-Pfalz um die Ziffer 2 ("FR2") und für das Saarland um die Ziffer 3 ("FR3") zu ergänzen.
Einzutragen ist weiterhin die Anzahl der im Lohnkonto vermerkten Buchstaben "U". Der genaue Zeitraum der Unterbrechung braucht nicht angegeben zu werden. Der Großbuchstabe U ist im Lohnkonto einzutragen, wenn das Beschäftigungsverhältnis zwar weiterbesteht, der Anspruch auf Arbeitslohn aber für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist (U = Unterbrechung). Wichtige Fälle:
- Bezug von Krankengeld für 5 oder mehr Arbeitstage (nach Ablauf der Lohnfortzahlung)
- Bezug von Kinder-Krankengeld wegen Pflege eines Kleinkindes für 5 oder mehr Arbeitstage
- Bezug von Mutterschaftsgeld ohne Zuschuss des Arbeitgebers
- Bezug von Elterngeld
- Unbezahlter Urlaub für 5 oder mehr Arbeitstage
- Wehrübung von mindestens fünf Tagen ohne Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber
- Elternzeit (gilt auch, wenn beim Arbeitgeber eine Beschäftigung mit reduzierter Arbeitszeit aufgenommen wird)
- Pflegezeit (der Anspruch auf Arbeitslohn fällt für mindestens fünf aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weg)
Besonderheit für 2022 - Energiepreispauschale von 300 Euro
Eine vom Arbeitgeber ausgezahlte Energiepreispauschale ist in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben "E" anzugeben (§ 117 Absatz 4 EStG).

Ausschnitt aus dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2022:

Ausschnitt aus dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2024:

Die Angabe des Großbuchstaben "E" ist nicht mehr möglich.

Die Bescheinigung des Großbuchstaben "B" ist ab dem Jahr 2010 entfallen. Bis 2009 musste der Großbuchstabe B auf der Lohnsteuerbescheinigung immer dann ausgewiesen werden, wenn der Arbeitnehmer für einen abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum oder Lohnabrechnungszeitraum des Kalenderjahres unter Berücksichtigung der gekürzten Vorsorgepauschale zu besteuern war beziehungsweise der Lohnsteuerabzug entsprechend vorgenommen worden ist. Lohnsteuerabzug wurde für irgendeinen Lohnzahlungszeitraum des abgelaufenen Kalenderjahrs nach der Besonderen Lohnsteuertabelle vorgenommen.

Die Bescheinigung des Großbuchstaben "V" ist ab dem Jahr 2008 entfallen. Bis 2007 musste der Großbuchstabe V auf der Lohnsteuerbescheinigung immer dann ausgewiesen werden, wenn Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung nach § 3 Nr. 63 EStG steuerfrei belassen wurden.

Ein amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS) ist seit 2012 nicht mehr anzugeben.

Entgeltersatzleistungen (Lohnersatzleistungen)

Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 9. September 2019 (Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für Kalenderjahre ab 2020):

Das Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, der Zuschuss bei Beschäftigungsverbot für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während der Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge sind in einer Summe unter Nummer 15 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 5. September 2024 (Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für Kalenderjahre ab 2025):

Das Kurzarbeitergeld einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, der Zuschuss bei Beschäftigungsverbot für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während der Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge, Qualifizierungsgeld nach § 82a des SBG III sind in einer Summe unter Nummer 15 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Ausnahmeregelung vom 01.03.2020 bis 30.06.2022:
Entsprechend der sozialversicherungsrechtlichen Behandlung werden Zuschüsse des Arbeitgebers zum Kurzarbeitergeld und zum Saison-Kurzarbeitergeld bis 80 Prozent des Unterschiedsbetrages zwischen dem Soll-Entgelt und dem Ist-Entgelt vom 01.03.2020 bis 30.06.2022 steuerfrei gestellt (Corona-Steuerhilfegesetz, Jahressteuergesetz 2020 und viertes Corona-Steuerhilfegesetz).
Der Arbeitgeber hat diese steuerfreien Zuschüsse in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung unter der Nummer 15 einzutragen.

Beiträge des Arbeitnehmers zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2010

Die Angaben in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wurden ab 2010 um die Beiträge des Arbeitnehmers zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung ergänzt. Nachgewiesene Beiträge zur privaten Krankenversicherung und Pflege-Pflichtversicherung sind ab 2010 ebenfalls zu erfassen.

Der Arbeitnehmerbeitrag zur inländischen gesetzlichen Krankenversicherung einschließlich des einkommensabhängigen Zusatzbeitrags nach § 242 SGB V ist bei pflichtversicherten Arbeitnehmern unter Nummer 25 einzutragen. Es sind die an die Krankenkasse abgeführten Beiträge zu bescheinigen, d. h. ggf. mit Beitragsanteilen für Krankengeld.

Die Beiträge des Arbeitnehmers zur inländischen sozialen Pflegeversicherung sind unter Nummer 26 des Ausdrucks zu bescheinigen.

Bei freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherten Arbeitnehmern ist unter Nummer 25 und 26 der gesamte Beitrag einschließlich des einkommensabhängigen Zusatzbeitrags nach § 242 SGB V zu bescheinigen, wenn der Arbeitgeber die Beiträge an die Krankenkasse abführt (sog. Firmenzahler). Dies gilt auch in den Fällen des Bezugs von Kurzarbeitergeld. Arbeitgeberzuschüsse sind nicht von den Arbeitnehmerbeiträgen abzuziehen, sondern gesondert unter Nummer 24 zu bescheinigen. Die Arbeitgeberzuschüsse stellen damit einen Korrekturposten bei der Veranlagung zur Einkommensteuer dar.

In Fällen, in denen der freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Arbeitnehmer und nicht der Arbeitgeber die Beiträge an die Krankenkasse abführt (sog. Selbstzahler), sind unter Nummer 25 und 26 keine Eintragungen vorzunehmen. Dies gilt auch in den Fällen des Bezugs von Kurzarbeitergeld. Arbeitgeberzuschüsse sind unabhängig davon ungekürzt unter Nummer 24 zu bescheinigen.

Die vom Arbeitnehmer allein zu tragenden Beiträge aus Versorgungsbezügen an die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung sind ebenfalls unter Nummer 25 und 26 zu bescheinigen. Dies gilt für pflichtversicherte Arbeitnehmer und für freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber die Beiträge an die Krankenkasse abführt (sog. Firmenzahler).

Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung an ausländische Sozialversicherungsträger sind nicht zu bescheinigen.

Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung sind unter Nummer 27 des Ausdrucks zu bescheinigen; dies gilt auch bei Beitragszahlungen an ausländische Sozialversicherungsträger.

Quelle: BMF-Schreiben vom 09.09.2019 zur Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für Kalenderjahre ab 2020
BMF-Schreiben vom 05.09.2024 zur Ausstellung von elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen für Kalenderjahre ab 2025

Ausschnitt aus dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2024:

Änderung von Steueranmeldungen nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung

Nach der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung war eine Änderung des Lohnsteuerabzugs eigentlich nicht mehr möglich.

Versehentliche Überweisungen des Arbeitgebers gehören auch dann zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers, wenn sie der Arbeitgeber zurückfordern kann (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 4. Mai 2006 - VI R 17/03).

Mit Urteil vom 13.11.2012 (VI R 38/11) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass vom Arbeitnehmer veruntreute Beträge nicht zum Arbeitslohn rechnen und dass eine Minderung der Festsetzung einer Lohnsteuer-Entrichtungsschuld durch eine Änderung der Lohnsteuer-Anmeldung unter den Voraussetzungen des § 164 Absatz 2 Satz 1 AO auch nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigungen zulässig ist.

Urteil des Bundesfinanzhofs vom 13.11.2012 (VI R 38/11):
Veruntreute Beträge kein Arbeitslohn; Änderung von Steueranmeldungen nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung
Leitsätze:

1. Überweist ein Arbeitnehmer unter eigenmächtiger Überschreitung seiner Befugnisse Beträge, die ihm vertraglich nicht zustehen, auf sein Konto, so liegt darin kein Arbeitslohn i.S. des § 19 EStG.
2. Eine Änderung der Festsetzung der Lohnsteuer-Entrichtungsschuld ist unter den Voraussetzungen des § 164 Abs. 2 Satz 1 AO auch nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung (§ 41c Abs. 3 EStG) zulässig.

Diese Fallgestaltung wurde mit dem Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften gesetzlich umgesetzt (924. Sitzung des Bundesrates am 11.07.2014).
Dem § 41c Absatz 3 Einkommensteuergesetz werden die folgenden Sätze angefügt:

Eine Minderung der einzubehaltenden und zu übernehmenden Lohnsteuer (§ 41a Absatz 1 Satz 1 Nummer 1) nach § 164 Absatz 2 Satz 1 der Abgabenordnung ist nach der Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung nur dann zulässig, wenn sich der Arbeitnehmer ohne vertraglichen Anspruch und gegen den Willen des Arbeitgebers Beträge verschafft hat, für die Lohnsteuer einbehalten wurde. In diesem Fall hat der Arbeitgeber die bereits übermittelte oder ausgestellte Lohnsteuerbescheinigung zu berichtigen und sie als geändert gekennzeichnet an die Finanzverwaltung zu übermitteln; § 41b Absatz 1 gilt entsprechend. Der Arbeitgeber hat seinen Antrag zu begründen und die Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a Absatz 1 Satz 1) zu berichtigen.