Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Lohnkonto

Aktuelles

Die steuerfreien Inflationsausgleichs-Sonderzahlungen der Arbeitgeber in der Zeit vom 26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024 bis zu 3.000 Euro (Inflationsausgleichsprämie) sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.
Die Zahlung muss bei der Lohnsteuer-Außenprüfung als solche erkennbar sein um die zutreffende Anwendung der Steuerbefreiung bei Bedarf zu prüfen.

Eine vom Arbeitgeber im Veranlagungszeitraum 2022 ausgezahlte Energiepreispauschale ist in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben "E" anzugeben (§ 117 Absatz 4 EStG) und im Lohnkonto aufzuzeichnen.
Wenn der Arbeitgeber bei einem Minijobber keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abruft (pauschale Versteuerung), soll eine Auszahlung der Energiepreispauschale an den Arbeitnehmer nur erfolgen, wenn dieser dem Arbeitgeber vor der Auszahlung der Energiepreispauschale schriftlich bestätigt hat, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Diese Bestätigung ist zum Lohnkonto zu nehmen.

Die steuerfreien Corona-Sonderzahlungen bis zu einem Betrag von 1.500 Euro in der Zeit vom 1. März 2020 bis zum 31. März 2022 sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Erleichterungen bei Aufzeichnungspflichten von lohnsteuerfreien Bezügen - Der Bundesrat hat in seiner 990. Sitzung am 05.06.2020 der Fünften Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen zugestimmt
Die "Fünfte Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen" sieht Aufzeichnungserleichterungen für Arbeitgeber vor. Bestimmte steuerfreie Bezüge sind nicht mehr im Lohnkonto aufzuzeichnen.
Dazu wird der § 4 Absatz 2 Nummer 4 Satz 1 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung geändert.
Auszug aus der Begründung zum Gesetzentwurf:

Auf Grundlage des § 41 Absatz 1 Satz 2 EStG lässt es § 4 Absatz 2 Nummer 4 Satz 1 LStDV zu, dass bestimmte, steuerfreie Bezüge nicht im Lohnkonto aufgezeichnet werden müssen.

Diese Aufzeichnungserleichterungen sollen erweitert werden und auch für die steuerfreien Bezüge nach § 3 Nummer 37 EStG für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads und nach § 3 Nummer 46 EStG für vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeugs und für die zeitweise zur privaten Nutzung überlassene betriebliche Ladevorrichtung gelten. Die neue Regelung dient der Vermeidung von Bürokratie auf Seiten der Arbeitgeber in Fällen von regelmäßig geringer Bedeutung. Hinsichtlich der steuerfreien Bezüge nach § 3 Nummer 51 EStG für Trinkgelder handelt es sich um eine redaktionelle Klarstellung.

Ab dem 01.01.2018 hat der Arbeitgeber die im Lohnkonto aufgezeichneten Daten der Finanzverwaltung nach einer amtlich vorgeschriebenen digitalen Schnittstelle elektronisch bereitzustellen.
Das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens beinhaltet dazu eine Änderung der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung. Nach § 4 Absatz 2 wird folgender Absatz 2a eingefügt:

Der Arbeitgeber hat die nach den Absätzen 1 und 2 sowie die nach § 41 des Einkommensteuergesetzes aufzuzeichnenden Daten der Finanzbehörde nach einer amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Form über eine digitale Schnittstelle elektronisch bereitzustellen. Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass der Arbeitgeber die in Satz 1 genannten Daten in anderer auswertbarer Form bereitstellt.

Dem § 8 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung wird folgender Absatz 3 angefügt:

§ 4 Absatz 2a ist für ab dem 1. Januar 2018 im Lohnkonto aufzuzeichnende Daten anzuwenden.

Grundsätzliches

Der Arbeitgeber hat nach § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen. Diese sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahrs (getrennt nach Kalenderjahren) aufzubewahren. Das gilt unabhängig von der Versicherungspflicht des Beschäftigten (also auch für geringfügig Beschäftigte). Nur für Beschäftigte in privaten Haushalten gibt es Ausnahmen.

Besondere Anforderungen im Baugewerbe definiert der § 28f Abs. 1a SGB IV:

Bei der Ausführung eines Dienst- oder Werkvertrages im Baugewerbe oder durch Unternehmer im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, die im Bereich der Kurier-, Express- und Paketdienste tätig sind und im Auftrag eines anderen Unternehmers Pakete befördern, hat der Unternehmer die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung so zu gestalten, dass eine Zuordnung der Arbeitnehmer, des Arbeitsentgelts und des darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags zu dem jeweiligen Dienst- oder Werkvertrag möglich ist. Die Pflicht nach Satz 1 ruht für einen Unternehmer im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe, der im Bereich der Kurier-, Express- und Paketdienste tätig ist, solange er eine Präqualifikation oder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung im Sinne von § 28e Absatz 3f Satz 1 und 2 oder eine Unbedenklichkeitsbescheinigung nach § 150 Absatz 3 Satz 2 des Siebten Buches vorlegen kann.

In folgenden Dokumenten finden Sie Regelungen zur Führung der Lohnunterlagen:

§ 8 der Beitragsverfahrensverordnung und
§ 2 des Nachweisgesetzes

Führung des Lohnkontos

Nach dem Abruf sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale in das Lohnkonto des Arbeitnehmers zu übernehmen und entsprechend deren Gültigkeit für die Dauer des Dienstverhältnisses für den Lohnsteuerabzug anzuwenden.

§ 41 Abs. 1 EStG:

Der Arbeitgeber hat am Ort der Betriebsstätte (Absatz 2) für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. In das Lohnkonto sind die nach § 39e Absatz 4 Satz 2 und Absatz 5 Satz 3 abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Absatz 3 oder § 39e Absatz 7 oder Absatz 8) zu übernehmen. Bei jeder Lohnzahlung für das Kalenderjahr, für das das Lohnkonto gilt, sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen; an die Stelle der Lohnzahlung tritt in den Fällen des § 39b Absatz 5 Satz 1 die Lohnabrechnung. Ferner sind das Kurzarbeitergeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz, der Zuschuss bei Beschäftigungsverboten für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während einer Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften, die Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz vom 20. Juli 2000 (BGBl. I S. 1045), die nach § 3 Nummer 28 steuerfreien Aufstockungsbeträge oder Zuschläge und die nach § 3 Nummer 28a steuerfreien Zuschüsse einzutragen. Ist während der Dauer des Dienstverhältnisses in anderen Fällen als in denen des Satzes 4 der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen, so ist dies jeweils durch Eintragung des Großbuchstabens U zu vermerken. Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet und ist dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben, so ist dies durch Eintragung des Großbuchstabens S zu vermerken. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates vorzuschreiben, welche Einzelangaben im Lohnkonto aufzuzeichnen sind und Einzelheiten für eine elektronische Bereitstellung dieser Daten im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Lohnsteuer-Nachschau durch die Einrichtung einer einheitlichen digitalen Schnittstelle zu regeln. Dabei können für Arbeitnehmer mit geringem Arbeitslohn und für die Fälle der §§ 40 bis 40b Aufzeichnungserleichterungen sowie für steuerfreie Bezüge Aufzeichnungen außerhalb des Lohnkontos zugelassen werden. Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist nach Satz 9 gilt abweichend von § 93c Absatz 1 Nummer 4 der Abgabenordnung auch für die dort genannten Aufzeichnungen und Unterlagen.

§ 41 Abs. 2 EStG:

Betriebsstätte ist der Betrieb oder Teil des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird. Wird der maßgebende Arbeitslohn nicht in dem Betrieb oder einem Teil des Betriebs des Arbeitgebers oder nicht im Inland ermittelt, so gilt als Betriebsstätte der Mittelpunkt der geschäftlichen Leitung des Arbeitgebers im Inland; im Fall des § 38 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 gilt als Betriebsstätte der Ort im Inland, an dem die Arbeitsleistung ganz oder vorwiegend stattfindet. Als Betriebsstätte gilt auch der inländische Heimathafen deutscher Handelsschiffe, wenn die Reederei im Inland keine Niederlassung hat.

Damit gilt:

Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen.
In das Lohnkonto sind die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu übernehmen.
Bei jeder Lohnzahlung sind im Lohnkonto die Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer einzutragen.
Einzutragen sind weiterhin:
- Kurzarbeitergeld
- Saison-Kurzarbeitergeld (Winterausfallgeld, Schlechtwettergeld)
- Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
- Entschädigungen für Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz
- die nach § 3 Nummer 28 EStG steuerfreien Aufstockungsbeträge oder Zuschläge (Altersteilzeit)
Der Großbuchstabe U ist im Lohnkonto einzutragen, wenn das Beschäftigungsverhältnis zwar weiterbesteht, der Anspruch auf Arbeitslohn aber für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist (U = Unterbrechung).
Der Großbuchstabe S ist einzutragen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist.
Der Großbuchstabe F ist einzutragen, wenn eine steuerfreie Sammelbeförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgte (§ 41b Abs. 1 EStG).
Der Großbuchstabe M ist einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde (§ 41b Abs. 1 EStG).
"FR" ist für französische Grenzgänger einzutragen, bei denen aufgrund einer Bescheinigung vom Lohnsteuerabzug abzusehen ist.
Im Lohnkonto für das Ausgleichsjahr ist die im Lohnsteuer-Jahresausgleich erstattete Lohnsteuer gesondert einzutragen (§ 42b Abs. 4 EStG).

Benutzt man ein zertifiziertes Lohnprogramm wird das Lohnkonto nach der Anlage des Personalstammblatt automatisch angelegt und bei jeder Abrechnung ergänzt.

Die erforderlichen steuerlichen Angaben für ein Lohnkonto sind im § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung angegeben.
Besondere Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung finden Sie im § 5 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.

Die sozialversicherungsrechtlichen Angaben für ein Lohnkonto enthält die Beitragsverfahrensverordnung (§ 8).

Eine besondere Form für das Lohnkonto ist nicht vorgeschrieben. Es genügen fortlaufende Aufzeichnungen, getrennt für jedes Kalenderjahr. Die oben aufgeführten Gesetze und Verordnungen enthalten die Mindestanforderungen.

Das Lohnkonto erfüllt wichtige Funktionen bei der Erfüllung von Bescheinigungspflichten (Lohnsteuerbescheinigung) sowie bei einer möglichen Betriebsprüfung.

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen. Auf Grund der Aufzeichnungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber nach Abschluss des Lohnkontos für jeden Arbeitnehmer der für dessen Besteuerung nach dem Einkommen zuständigen Finanzbehörde eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln.

Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die auf Grund fehlerhafter Angaben im Lohnkonto oder in der Lohnsteuerbescheinigung verkürzt wird (§ 42d Abs. 1 EStG).

Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, mit allen dazugehörenden Belegen aufzubewahren (§ 41 EStG).
Die generelle Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von 6 auf 10 Jahre (§ 147 der Abgabenordnung) gilt nicht für Lohnkonten.

Aufzeichnungspflichten bei Sachbezügen

Der Arbeitgeber muss sämtliche Sachbezüge im Lohnkonto eintragen. Bei der Gewährung von Sachbezügen hat der Arbeitgeber die Grundlagen für den ermittelten und der Lohnversteuerung zu Grunde gelegten Endpreis als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren und zu dokumentieren.

Die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung enthält in § 4 Abs. 2 Nr. 3 folgende Festlegungen zu den Aufzeichnungspflichten bei Sachbezügen im Lohnkonto:

Bei jeder Lohnabrechnung ist im Lohnkonto der Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, und die davon einbehaltene Lohnsteuer aufzuzeichnen.
Festlegungen zu Sachbezügen:

Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und
unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Sachbezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts - mit dem nach § 8 Abs. 2 oder 3 des Einkommensteuergesetzes maßgebenden und um das Entgelt geminderten Wert zu erfassen (Grundsätze der Bewertung von Sachbezügen).
Sachbezüge im Sinne des § 8 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes und Versorgungsbezüge sind jeweils als solche kenntlich zu machen und ohne Kürzung um Freibeträge nach § 8 Abs. 3 (Rabattfreibetrag) oder § 19 Abs. 2 (Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag) des Einkommensteuergesetzes einzutragen.

Es sind damit auch die Sachbezüge zu erfassen, die in Anwendung der 50-Euro-Freigrenze (bis 31.12.2021 44-Euro-Freigrenze sog. Bagatellgrenze) steuerfrei bleiben. Es gibt aber eine Aufzeichnungserleichterung in § 4 Abs. 3 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung:

Das Betriebsstättenfinanzamt kann bei Arbeitgebern, die für die Lohnabrechnung ein maschinelles Verfahren anwenden, Ausnahmen von den Vorschriften der Absätze 1 und 2 zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist. Das Betriebsstättenfinanzamt soll zulassen, daß Sachbezüge im Sinne des § 8 Absatz 2 Satz 11 und Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes für solche Arbeitnehmer nicht aufzuzeichnen sind, für die durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, daß die in § 8 Absatz 2 Satz 11 oder Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes genannten Beträge nicht überschritten werden.

Es muss durch betriebliche Maßnahmen gewährleistet werden, dass die Freigrenze von 44 Euro (ab 01.01.2022 50-Euro-Freigrenze) monatlich eingehalten wird.

Diese Aufzeichnungserleichterung muss aber beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.