Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Entgeltabrechnung

Aktuelles

Nach § 108 GewO hat der Arbeitgeber nicht nur die Verpflichtung eine Lohnabrechnung zu erstellen und dem Arbeitnehmer den Zugang zu der erstellten Abrechnung zu ermöglichen. Er ist auch verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnungen zu erteilen (Landesarbeitsgericht Hamm, Urteil vom 23.09.2021, 2 Sa 179/21).
Damit genügt die Möglichkeit des Abrufs einer digitalen Lohnabrechnung nicht den Anforderungen des § 108 GewO.

Das Siebte Gesetzes zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (7. SGB IV-ÄndG) sieht die Verpflichtung vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen ab 1. Januar 2022 nur noch elektronisch vorgehalten werden. Der Bundesrat hat in seiner 990. Sitzung am 5. Juni 2020 keinen Einspruch gegen das Gesetz eingelegt.
Auszug aus der Begründung des Gesetzentwurfs der Bundesregierung vom 04.03.2020:

Durch die Neufassung von Satz 1 wird geregelt, dass zukünftig sowohl die verantwortlichen Stellen als auch die Beschäftigten ihre Belege, Nachweise oder Bescheide dem Arbeitgeber in geeigneter elektronischer Form zu übermitteln haben, damit es bei der Übernahme in die Entgeltunterlagen zukünftig zu keinem Medienbruch kommt und zusätzliche Belastungen für die Arbeitgeber vermieden werden. Soweit es sich um intern vom Arbeitgeber selbst zu erstellende Nachweise handelt, ermöglicht das späte Inkrafttreten ausreichend Zeit, um diese Prozesse und Vorlagen ebenfalls anzupassen. Dadurch soll den Arbeitgebern ermöglicht werden, der Verpflichtung zur Führung elektronischer Unterlagen für alle Vorfälle nach dem Inkrafttreten der Regelung nachkommen zu können.

Dazu wird § 8 der Beitragsverfahrensverordnung wie folgt geändert:
Der Wortlaut im Absatz 2 vor Nummer 1 wird wie folgt gefasst:

Folgende dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:

Nach Absatz 2 wird folgender Absatz 3 angefügt:

(3) Die in Absatz 2 genannten Entgeltunterlagen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten, soweit möglich, in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung sollen in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 und für die Beitragsabrechnung nach § 9 bestimmen.

Übersicht

Entgeltabrechnung ist ein Begriff der Sozialversicherung. Andere Begriffe sind Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Monatsabrechnung.

Die Abwicklung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert großes Fachwissen. Permanente Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bergen viele Risiken. Die richtige fachliche Einschätzung des Abrechnungssachverhalts nimmt einem keine Software ab. Die vorgenommenen Beurteilungen müssen auch richtig im System erfasst werden. Einen hier gemachten Fehler kann eine Software auch nicht korrigieren.

Die Entgeltabrechnung wird in folgenden vier Arbeitsschritten durchlaufen:

Bruttorechnung (Berechnung des laufenden Arbeitsentgelt)
Nettorechnung (Berechnung der Abzugsbeträge für Steuer und Sozialversicherung)
Zahlungsrechnung (Mitarbeiter, Steuer und Sozialversicherung)
Auswertungsrechnung (Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling)

Bruttorechnung - Berechnung des laufenden Arbeitsentgelt
	Entlohnungsformen: Zeitlohn (Stundenlohn, Monatslohn bzw. Gehalt), Akkordlohn, Prämienlohn, Pensumlohn Erfassung der geleisteten Arbeitszeit (Zeitberechnungen, Arbeitszeitgesetz) Gliederung der Arbeitszeit: Normalarbeit, Mehrarbeit, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit Erfassung der Abwesenheitszeiten: Feiertage (wenn der Feiertag auf einen Arbeitstag fällt und nicht gearbeitet wird), Urlaubstage, Kranktage, Arbeitsverhinderung (§ 616 BGB), .... Bewertung der Arbeitszeit: Zeit, Leistung, Zuschläge, Zulagen Bewertung der Abwesenheit: Durchschnittsprinzip, Ausfallprinzip Erfassung sonstiger Bezüge: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien, Jubiläumszuwendungen, Entlassungsentschädigungen, ... Erfassung und Bewertung von Sachbezügen Über die abzurechnenden Lohnarten erfolgt eine Zuordnung zu bestimmten Kriterien: Lohnsteuerpflichtig Sozialversicherungspflichtig Pfändbar Vermögensbildung weitere Auswertungsmerkmale

Arbeitsschritte in der Entgeltabrechnung

Nettorechnung - Berechnung der Abzugsbeträge für Steuer und Sozialversicherung
Berechnung des Steuerbrutto (steuerpflichtiges Brutto) unter Beachtung steuerlicher Freibeträge und eines steuerlichen Hinzurechnungsbetrags	Berechnung des SV-Brutto (beitragspflichtiges Brutto) unter Beachtung der Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung
Berechnung des Steuerabzug Lohnsteuer Solidaritätszuschlag Kirchensteuer (bei entsprechendem Merkmal)	Berechnung des Sozialversicherungsabzug Krankenversicherung Pflegeversicherung Rentenversicherung Arbeitslosenversicherung

Zahlungsrechnung	Auswertungsrechnung
Mitarbeiterabrechnung Steuerabrechnung Sozialversicherungsabrechnung	Buchhaltung Kostenrechnung Controlling

Schematischer Aufbau der Mitarbeiterabrechnung:

Bruttoentgelt
- Lohnsteuer
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer (bei entsprechendem Merkmal)
- Krankenversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
- Pflegeversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
- Rentenversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
- Arbeitslosenversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
= Nettoentgelt
+ Nettobezüge (steuer- und beitragsfrei)
- Nettoabzüge (steuer- und beitragsfrei)
= Auszahlungsbetrag

Durch den Lohnsteuerjahresausgleich (im Dezember bzw. den permanenten Lohnsteuerjahresausgleich) des Arbeitgebers können Veränderungen bei den Steuerbeträgen entstehen.
Für jeden Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen.

Auf der Seite Lohnarten finden Sie in alphabetischer Reihenfolge die Lohnarten mit ihrer Behandlung in der Lohnsteuer und Sozialversicherung.

Hier finden Sie Informationen zur Entgeltbescheinigung (Mindeststandard zur Ausstellung einer Entgeltbescheinigung)

Steuerabrechnung

Monatlich (in Ausnahmefällen quartalweise oder jährlich) ist die Lohnsteueranmeldung zu erstellen.

Es müssen die entsprechenden Zahlungsbelege fristgerecht erstellt werden

Nach Beendigung des Dienstverhältnis bzw. zum Ende des Kalenderjahres sind die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen zu erstellen.

Sozialversicherungsabrechnung

Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Beachtung der Besonderheiten von Geringverdienern und bei einer Beschäftigung in der Gleitzone (Übergangsbereich).

Ausnahmen von der Versicherungspflicht bestehen für bestimmte Personengruppen. Für folgende Beschäftigte besteht Versicherungsfreiheit (zumindest in einzelnen Versicherungszweigen):

Für jede Krankenkasse müssen Beitragsnachweise und Zahlungsbelege erstellt werden. Für jeden Arbeitnehmer ist eine Jahresmeldung zu erstellen. Informationen finden Sie auf der Seite Meldungen und Beitragsnachweis.

Nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung

Wie weiter oben dargestellt, behält der Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung vom Entgelt des Arbeitnehmers Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ein. Diese entrichtet der Arbeitgeber an das zuständige Finanzamt und die zuständige Einzugsstelle der Krankenkasse.
Bei einer nachträglichen Korrektur gelten für beide Bereiche unterschiedliche Regelungen.

Änderung des Lohnsteuerabzugs

Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer.
Wird der Arbeitgeber vom Finanzamt für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer als Schuldner in Anspruch genommen, so hat er ein Rückgriffsrecht auf den Abeitnehmer. Steuerschuldner ist stets der Arbeitnehmer.

Zur Änderung des Lohnsteuerabzugs gilt § 41c EStG:

(1) Der Arbeitgeber ist berechtigt, bei der jeweils nächstfolgenden Lohnzahlung bisher erhobene Lohnsteuer zu erstatten oder noch nicht erhobene Lohnsteuer nachträglich einzubehalten,

wenn ihm elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zum Abruf zur Verfügung gestellt werden oder ihm der Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Eintragungen vorlegt, die auf einen Zeitpunkt vor Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale oder vor Vorlage der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zurückwirken, oder

wenn er erkennt, dass er die Lohnsteuer bisher nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat; dies gilt auch bei rückwirkender Gesetzesänderung.

In den Fällen des Satzes 1 Nummer 2 ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, wenn ihm dies wirtschaftlich zumutbar ist.
(2) Die zu erstattende Lohnsteuer ist dem Betrag zu entnehmen, den der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer insgesamt an Lohnsteuer einbehalten oder übernommen hat. Wenn die zu erstattende Lohnsteuer aus dem Betrag nicht gedeckt werden kann, der insgesamt an Lohnsteuer einzubehalten oder zu übernehmen ist, wird der Fehlbetrag dem Arbeitgeber auf Antrag vom Betriebsstättenfinanzamt ersetzt.
....

Nach der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr möglich (§ 41c Abs. 3 EStG).
Versehentliche Überweisungen des Arbeitgebers gehören auch dann zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers, wenn sie der Arbeitgeber zurückfordern kann (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 4. Mai 2006 - VI R 17/03).

Mit Urteil vom 13.11.2012 (VI R 38/11) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass vom Arbeitnehmer veruntreute Beträge nicht zum Arbeitslohn rechnen und dass eine Minderung der Festsetzung einer Lohnsteuer-Entrichtungsschuld durch eine Änderung der Lohnsteuer-Anmeldung unter den Voraussetzungen des § 164 Absatz 2 Satz 1 AO auch nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigungen zulässig ist (Änderung von Steueranmeldungen nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung).

Wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehält oder die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten kann, hat er das dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich anzuzeigen (haftungsbefreiende Anzeige nach § 41c Abs. 4 EStG). Diese Fälle treten auf weil der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Arbeitslohn nicht mehr bezieht oder der Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres bereits die Lohnsteuerbescheinigung übermittelt oder ausgeschrieben hat.
Das Finanzamt hat die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nachzufordern, wenn der nachzufordernde Betrag 10 Euro übersteigt.
Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann der Arbeitnehmer sich diese durch die Abgabe einer Einkommensteuerjahreserklärung zurückholen.

Änderung des Beitragsabzugs

In der Sozialversicherung ist das Schuldverhältnis anders geregelt. Schuldner ist hier der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer ist nur Beitragspflichtig und muss sich seine Arbeitnehmeranteile vom Lohn abziehen lassen.
§ 28g SGB IV:

Der Arbeitgeber und in den Fällen der nach § 7f Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 auf die Deutsche Rentenversicherung Bund übertragenen Wertguthaben die Deutsche Rentenversicherung Bund hat gegen den Beschäftigten einen Anspruch auf den vom Beschäftigten zu tragenden Teil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Dieser Anspruch kann nur durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden. Ein unterbliebener Abzug darf nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden, danach nur dann, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist. Die Sätze 2 und 3 gelten nicht, wenn der Beschäftigte seinen Pflichten nach § 28o Absatz 1 vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nachkommt oder er den Gesamtsozialversicherungsbeitrag allein trägt oder solange der Beschäftigte nur Sachbezüge erhält.

Jahresabschlussarbeiten Lohn

Aktion	Termin
Lohnsteuerjahresausgleich durchführen	mit der Lohnabrechnung Dezember (spätestens bei der Lohnabrechnung für den Monat Februar des dem Ausgleichsjahr folgenden Kalenderjahres) § 42b Abs. 3 EStG
Lohnkonto prüfen	Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres (vor dem Wechsel in das folgende Kalenderjahr) § 41b Abs. 1 EStG
Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung	bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres § 41b Absatz 1 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes i. V. m. § 93c Absatz 1 Nummer 1 Abgabenordnung
Jahresmeldung zur Sozialversicherung (DEÜV-Jahresmeldung) übermitteln	bis zum 15. Februar des folgenden Jahres § 10 Abs. 1 DEÜV
Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) übermitteln	bis zum 16. Februar des Folgejahres § 28a Absatz 2a SGB IV
Lohnnachweis zur Berufsgenossenschaft einreichen	bis zum 16. Februar des Folgejahres § 165 Absatz 1 Satz 1 SGB VII i. V. m. § 99 Absatz 1 SGB IV
Erreichen die Arbeitgeber die Quote zur Beschäftigungsverpflichtung nicht, müssen sie jährlich eine Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt abführen.	bis zum 31. März des Folgejahres § 163 Absatz 2 und § 160 Absatz 4 SGB IX
Versicherungspflichtgrenze (Jahresarbeitsentgeltgrenze) der Arbeitnehmer prüfen	vor der Abrechnung Januar § 6 Abs. 4 SGB V
Prüfung der Arbeitnehmer auf Resturlaub	vor der Abrechnung Januar
Umlagepflicht zum Ausgleichsverfahren U1 prüfen (Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern)	zu Beginn des Kalenderjahres § 3 Abs. 1 Aufwendungsausgleichsgesetz

Auswertungsrechnung - Buchhaltung

Die Entgeltabrechnung ist eine Nebenbuchhaltung. Die Summen der Entgeltabrechnung müssen auf die entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Hierzu wird ein Lohnjournal und ein Buchungsbeleg erstellt.

Informationen zur Finanzbuchhaltung: www.rechnungswesen-info.de

Auswertungsrechnung - Kostenrechnung

Die Beträge müssen in Personalkostenarten umgesetzt werden. Die Personalkostenarten müssen auf den Kostenstellen erfasst werden.

Hier finden Sie einen Überblick über die Personalkosten und ein Beispiel zur Berechnung der Personalzusatzkosten

Überblick zur Kostenrechnung

Auswertungsrechnung - Controlling

Hier werden weitere Auswertungen für die Personalkostenplanung und andere Zwecke erstellt.