Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung - Entgeltabrechnung

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Übersicht

Entgeltabrechnung ist ein Begriff der Sozialversicherung. Andere Begriffe sind Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Monatsabrechnung.

Die Abwicklung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert großes Fachwissen. Permanente Änderungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht bergen viele Risiken. Die richtige fachliche Einschätzung des Abrechnungssachverhalts nimmt einem keine Software ab. Die vorgenommenen Beurteilungen müssen auch richtig im System erfasst werden. Einen hier gemachten Fehler kann eine Software auch nicht korrigieren.

Die Entgeltabrechnung wird in folgenden vier Arbeitsschritten durchlaufen:

  • Bruttorechnung (Berechnung des laufenden Arbeitsentgelt)
  • Nettorechnung (Berechnung der Abzugsbeträge für Steuer und Sozialversicherung)
  • Zahlungsrechnung (Mitarbeiter, Steuer und Sozialversicherung)
  • Auswertungsrechnung (Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling)
Bruttorechnung - Berechnung des laufenden Arbeitsentgelt
 

Entlohnungsformen: Zeitlohn (Stundenlohn, Monatslohn bzw. Gehalt), Akkordlohn, Prämienlohn, Pensumlohn

Erfassung der geleisteten Arbeitszeit (Zeitberechnungen, Arbeitszeitgesetz)

Gliederung der Arbeitszeit: Normalarbeit, Mehrarbeit, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit

Erfassung der Abwesenheitszeiten

Bewertung der Arbeitszeit: Zeit, Leistung, Zuschläge, Zulagen

Bewertung der Abwesenheit: Durchschnittsprinzip, Ausfallprinzip

Erfassung sonstiger Bezüge: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien, Jubiläumszuwendungen, Entlassungsentschädigungen, ...

Erfassung und Bewertung von Sachbezügen

Über die abzurechnenden Lohnarten erfolgt eine Zuordnung zu bestimmten Kriterien:

  • Lohnsteuerpflichtig
  • Sozialversicherungspflichtig
  • Pfändbar
  • Vermögensbildung
  • weitere Auswertungsmerkmale
 
Arbeitsschritte in der Entgeltabrechnung
Nettorechnung - Berechnung der Abzugsbeträge für Steuer und Sozialversicherung

Berechnung des Steuerbrutto (steuerpflichtiges Brutto) unter Beachtung

steuerlicher Freibeträge und

eines steuerlichen Hinzurechnungsbetrags

Berechnung des SV-Brutto (beitragspflichtiges Brutto) unter Beachtung

der Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung

Berechnung des Steuerabzug

Lohnsteuer

Solidaritätszuschlag

Kirchensteuer (bei entsprechendem Merkmal)

Berechnung des Sozialversicherungsabzug

Krankenversicherung

Pflegeversicherung

Rentenversicherung

Arbeitslosenversicherung

Arbeitsschritte in der Entgeltabrechnung         Arbeitsschritte in der Entgeltabrechnung
Zahlungsrechnung Auswertungsrechnung

Mitarbeiterabrechnung

Steuerabrechnung

Steuerabrechnung

Buchhaltung

Kostenrechnung

Controlling

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Schematischer Aufbau der Mitarbeiterabrechnung:

Bruttoentgelt
- Lohnsteuer
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer (bei entsprechendem Merkmal)
- Krankenversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
- Pflegeversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
- Rentenversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
- Arbeitslosenversicherungsbeitrag (AN-Anteil)
= Nettoentgelt
+ Nettobezüge (steuer- und beitragsfrei)
- Nettoabzüge (steuer- und beitragsfrei)
= Auszahlungsbetrag

Durch den Lohnsteuerjahresausgleich (im Dezember bzw. den permanenten Lohnsteuerjahresausgleich) des Arbeitgebers können Veränderungen bei den Steuerbeträgen entstehen.
Für jeden Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto zu führen.

Auf der Seite Lohnarten finden Sie in alphabetischer Reihenfolge die Lohnarten mit ihrer Behandlung in der Lohnsteuer und Sozialversicherung.

Hier finden Sie Informationen zur Entgeltbescheinigung (Mindeststandard zur Ausstellung einer Entgeltbescheinigung)

Steuerabrechnung

Monatlich (in Ausnahmefällen quartalweise oder jährlich) ist die Lohnsteueranmeldung zu erstellen.

Es müssen die entsprechenden Zahlungsbelege fristgerecht erstellt werden

Nach Beendigung des Dienstverhältnis bzw. zum Ende des Kalenderjahres sind die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen zu erstellen.

Sozialversicherungsabrechnung

Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Beachtung der Besonderheiten von Geringverdienern und bei einer Beschäftigung in der Gleitzone.

Ausnahmen von der Versicherungspflicht bestehen für bestimmte Personengruppen. Für folgende Beschäftigte besteht Versicherungsfreiheit (zumindest in einzelnen Versicherungszweigen):

Für jede Krankenkasse müssen Beitragsnachweise und Zahlungsbelege erstellt werden. Für jeden Arbeitnehmer ist eine Jahresmeldung zu erstellen. Informationen finden Sie auf der Seite Meldungen und Beitragsnachweis.

Jahresabschlussarbeiten Lohn

Aktion Termin
Lohnsteuerjahresausgleich durchführen mit der Lohnabrechnung Dezember (spätestens bei der Lohnabrechnung für den Monat Februar des dem Ausgleichsjahr folgenden Kalenderjahres)
Lohnkonto prüfen vor dem Wechsel in das folgende Kalenderjahr
Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bis zum 28. Februar des Folgejahres
Jahresmeldung zur Sozialversicherung (DEÜV-Jahresmeldung) übermitteln bis zum 15. Februar des folgenden Jahres
Jahresmeldung zur Unfallversicherung (UV-Jahresmeldung) übermitteln bis zum 16. Februar des Folgejahres
Lohnnachweis zur Berufsgenossenschaft einreichen bis zum 16. Februar des Folgejahres
Erreichen die Arbeitgeber die Quote zur Beschäftigungsverpflichtung nicht, müssen sie jährlich eine Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt abführen. bis zum 31. März des Folgejahres
Versicherungspflichtgrenze (Jahresarbeitsentgeltgrenze) der Arbeitnehmer prüfen vor der Abrechnung Januar
Prüfung der Arbeitnehmer auf Resturlaub vor der Abrechnung Januar
Umlagepflicht zum Ausgleichsverfahren U1 prüfen (Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern) zu Beginn des Kalenderjahres

Auswertungsrechnung - Buchhaltung

Die Entgeltabrechnung ist eine Nebenbuchhaltung. Die Summen der Entgeltabrechnung müssen auf die entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Hierzu wird ein Lohnjournal und ein Buchungsbeleg erstellt.

Informationen zur Finanzbuchhaltung: www.rechnungswesen-info.de

Auswertungsrechnung - Kostenrechnung

Die Beträge müssen in Personalkostenarten umgesetzt werden. Die Personalkostenarten müssen auf den Kostenstellen erfasst werden.

Hier finden Sie einen Überblick über die Personalkosten und ein Beispiel zur Berechnung der Personalzusatzkosten

Überblick zur Kostenrechnung

Auswertungsrechnung - Controlling

Hier werden weitere Auswertungen für die Personalkostenplanung und andere Zwecke erstellt.

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