Grundlegendes Schema zur Systematik des Lohnsteuerabzugs

Arbeitgeber
Eine Definition gibt es weder im Gesetz noch in Verwaltungsanweisungen. Sie ergibt sich aus der Umkehrung des Arbeitnehmerbegriffs (§ 1 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung). Arbeitgeber ist, wer die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers durch einen Arbeitsvertrag fordern kann, dem Arbeitnehmer Weisungen erteilen kann und diesem das Arbeitsentgelt schuldet. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 27.09.2012 (2 AZR 838/11) diese Auffassung bestätigt. Dem Arbeitgeber werden im Lohnsteuerabzugsverfahren Aufgaben übertragen, derer er sich auch durch eine bestimmte Vertragsgestaltung nicht entziehen kann.

Arbeitnehmer
Die Frage, ob jemand eine selbstständige Tätigkeit oder abhängige Beschäftigung ausübt, ist ein zentrales Problem. Die Feststellung der sogenannten Arbeitnehmereigenschaft hat im Lohnsteuerrecht eine entscheidende Bedeutung. Die Eingliederung in den Betrieb des Arbeitgebers, Weisungsgebundenheit und fehlendes Unternehmerrisiko sowie eine persönliche und wirtschaftliche Abhängigkeit vom Arbeitgeber sprechen für die Arbeitnehmereigenschaft. Eine allgemeine Definition gibt es erst ab dem 01.04.2017 über den neuen § 611a BGB. Nach § 1 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung sind alle Personen die im öffentlichen oder privaten Dienst angestellt oder beschäftigt sind oder waren und die aus diesem Dienstverhältnis oder einem Früheren Arbeitslohn beziehen Arbeitnehmer.

Unbeschränkte Einkommensteuerpflicht	Beschränkte Einkommensteuerpflicht
Natürliche Personen, die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind Unbeschränkt steuerpflichtig (§ 1 EStG).	Natürliche Personen, die im Inland weder einen Wohnsitz noch ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind Beschränkt steuerpflichtig (§ 1 Abs. 4 EStG).
§ 9 Abgabenordnung: "Den gewöhnlichen Aufenthalt hat jemand dort, wo er sich unter Umständen aufhält, die erkennen lassen, dass er an diesem Ort oder in diesem Gebiet nicht nur vorübergehend verweilt. Als gewöhnlicher Aufenthalt im Geltungsbereich dieses Gesetzes ist stets und von Beginn an ein zeitlich zusammenhängender Aufenthalt von mehr als sechs Monaten Dauer anzusehen; kurzfristige Unterbrechungen bleiben unberücksichtigt. Satz 2 gilt nicht, wenn der Aufenthalt ausschließlich zu Besuchs-, Erholungs-, Kur- oder ähnlichen privaten Zwecken genommen wird und nicht länger als ein Jahr dauert.

Arbeitslohn
Beantwortung der Frage, inwieweit der Arbeitslohn lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist oder nicht. Kein Arbeitslohn sind: Aufmerksamkeiten (Sachzuwendungen anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses bis 60 Euro brutto; bis 31.12.2014 waren es 40 Euro brutto) und Annehmlichkeiten (Zuwendungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse, z. B. Parkplätze) Bestimmte Lohnbestandteile für Arbeitnehmer sind Steuerfrei durch besondere gesetzliche Regelungen. Dabei sind bestimmte Bedingungen einzuhalten. Als Beispiele seien genannt: Anwendung der 50-Euro-Freigrenze (Bagatellgrenze) In § 8 Abs. 2 EStG ist eine Kleinbetragsregelung enthalten, die die Bagatellvorteile aus Sachbezügen nicht der Lohnsteuer unterwirft (Geldwerter Vorteil im Monat nicht über 50 Euro inkl. Umsatzsteuer; bis 31.12.2021 waren es 44 Euro). Reisekostenersatz Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten .... Der Rest ist steuerpflichtiger Arbeitslohn

Weitere Informationen zum Arbeitslohnbegriff enthält der Punkt Arbeitslohn/ Arbeitsentgelt im Kapitel Grundlagen dieser Web-Site.

Steuerpflichtiger Arbeitslohn
Nach der Klärung der Steuerpflicht ist zu klären, ob die Lohnsteuer pauschaliert werden kann, oder der Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) erfolgt.

Unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer	Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer	Pauschalierung der Lohnsteuer
Natürliche Personen, die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind unbeschränkt einkommensteuerpflichtig (§ 1 EStG). Die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers erhält der Arbeitgeber über das ELStAM-Verfahren.	Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer erhalten auf Antrag vom Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Lohnsteuerabzugsbescheinigung. Anfang 2019 wurden immer noch keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Verfügung gestellt. Der elektronische Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren für gemäß § 1 Absatz 4 EStG beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer wurde zum 1. Januar 2020 freigeschaltet. Arbeitgeber haben ab diesem Zeitpunkt die Lohnsteuerabzugsmerkmale für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer abzurufen.	Bei einer Pauschalierung der Lohnsteuer müssen keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen werden. Dies betrifft: - 450-Euro-Jobs (01.01.2013 bis 30.09.2022) - 520-Euro-Jobs (01.10.2022 bis 31.12.2023) - 538-Euro-Jobs (01.01.2024 bis 31.12.2024) - 556-Euro-Jobs (ab 01.01.2025) 2% Pauschalsteuer wenn ein pauschaler Beitrag zur Rentenversicherung von 15% bzw. 5% bei Beschäftigung in Privathaushalten entrichtet wird; 20% Pauschalsteuer wenn der Rentenversicherungsbeitrag nicht entrichtet wird; - Kurzfristige Beschäftigungen (Aushilfskräfte) mit 25% Pauschalsteuer; - Kurzfristige Beschäftigungen in der Land- und Forstwirtschaft (Aushilfskräfte) mit 5% Pauschalsteuer. Der Arbeitgeber ist Schuldner der Pauschalsteuer. Er kann aber den Lohnsteuerabzug auch nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen verlangen.
Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen bzw. der Lohnsteuerabzugsbescheinigung. Für laufenden Arbeitslohn wird die Monatslohnsteuertabelle angewendet. Für sonstige Bezüge wird die Jahreslohnsteuertabelle angewendet. Bei Teillohnzahlungszeiträumen im lohnsteuerlichen Sinne wird die Tageslohnsteuertabelle angewendet. Außerdem existiert noch die Pauschalierung der Lohnsteuer von Teilen des Arbeitslohns mit festen Pauschsteuersätzen.

Lohnkonto
Der Arbeitgeber hat nach § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten Lohnunterlagen in deutscher Sprache zu führen. Diese sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahrs (getrennt nach Kalenderjahren) aufzubewahren. Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen (§41 Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug - EStG)

Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
Ab 01.01.2005 ist die elektronische Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben Der Arbeitgeber muss die einbehaltene oder pauschalierte Lohnsteuer beim Finanzamt anmelden und termingerecht abführen (Lohnsteueranmeldung). Dies gilt auch für die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag. Besonderheit bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen mit Pauschalabgabe: Die Pauschalsteuer in Höhe von 2% geht an die Bundesknappschaft.

Lohnsteuerjahresausgleich
Lohnsteuerjahresausgleich nach § 42b EStG durch den Arbeitgeber (sollte 2008 entfallen, bleibt aber bestehen). Beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer werden ab 2020 in die Regelungen für den Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber einbezogen. Der Lohnsteuerjahresausgleich wird umgangssprachlich oft mit der Einkommensteuererklärung gleichgesetzt. Das ist aber falsch. Der Lohnsteuerjahresausgleich ist eine Leistung des Arbeitgebers. Die Einkommensteuererklärung ist eine Leistung des Arbeitnehmers.

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Als Lohnsteuerbescheinigung wurden die Eintragungen, die der Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte vorzunehmen hatte, bezeichnet. Diese Bezeichnung ist mit Einführung des elektronischen Verfahrens beibehalten worden. Änderung von Steueranmeldungen nach Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung

Ausgleich der Lohnsteuer durch das Finanzamt nach Ablauf des Kalenderjahres
Hiermit hat der Arbeitgeber nichts mehr zu tun. Das Einkommensteuergesetz unterscheidet die Pflicht- und die Antragsveranlagung. Besteht das Einkommen ganz oder teilweise aus Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, von denen ein Steuerabzug vorgenommen worden ist, so wird eine Veranlagung nur in bestimmten Fällen durchgeführt (geregelt in § 46 EStG). Die Antragsveranlagung gibt denjenigen Arbeitnehmern, die nicht bereits zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet sind, die Möglichkeit eine Steuererklärung auf freiwilliger Basis abzugeben.

Ab dem Jahr 2010 können die Steuerzahler Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung deutlich besser steuerlich geltend machen. Das gilt sowohl für gesetzlich wie für privat Versicherte (Bürgerentlastungsgesetz). Damit wurde ein Urteil des Bundesverfassungsgerichts umgesetzt.