Das Lohnsteuerabzugsverfahren - Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Aktuelles

Das Verfahren ELStAM soll um eine Funktionalität bezüglich des Datenaustauschs mit den privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, der Finanzverwaltung und Arbeitgebern erweitert werden. Damit wird die bisherige Berücksichtigung der Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherungen im Rahmen von Papierbescheinigungen abgelöst.
Bisher war eine erstmalige Datenübermittlung für das Besteuerungsjahr 2024 vorgesehen. Durch das Kreditzweitmarktförderungsgesetz wurde eine Verschiebung der Einführung beschlossen (§ 52 Absatz 36 EStG). Es sollen nun erstmalig Beiträge für 2026 übermittelt werden.
Damit bleibt es für 2024 und 2025 beim bisherigen Papierverfahren. Datenübermittlungen für die Besteuerungsjahre 2024 und 2025 sind nicht vorgesehen.

Ab dem 1. Oktober 2021 können Anträge und Erklärungen zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen, die bisher in Papierform abgegeben werden mussten, erstmalig auch elektronisch dem zuständigen Finanzamt übermittelt werden.
Die Übermittlung funktioniert bundesweit über das Online-Portal "Mein ELSTER" oder über Übermittlungsprogramme privater Anbieter. Wer einen digitalen Antrag an sein Finanzamt stellen möchte und noch kein Benutzerkonto bei "Mein ELSTER" hat, muss sich dafür unter www.elster.de einmalig registrieren (Quelle: Medieninformation vom 29.09.2021 des Thüringer Finanzministeriums).
Folgende Anträge und Erklärungen können ab dem 1. Oktober elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden:

Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten / Lebenspartner
Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung einschließlich Anlagen
Erklärung zum dauernden Getrenntleben
Erklärung zur Wiederaufnahme der ehelichen oder lebenspartnerschaftlichen Gemeinschaft
Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM)

Anhebung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende dauerhaft
Der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wurde befristet auf die Jahre 2020 und 2021 von 1.908 Euro auf 4.008 Euro angehoben (Zweites Corona-Steuerhilfegesetz).
Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wird die begrenzte Anhebung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende entfristet und gilt damit dauerhaft.
Über die Steuerklasse II wird für die Jahre 2020 und 2021 nur der Entlastungsbetrag von 1.908 Euro für das erste Kind berücksichtigt.
Der Erhöhungsbetrag von 2.100 Euro wird als zusätzlicher Freibetrag im Verfahren der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erfasst.

Der elektronische Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren für gemäß § 1 Absatz 4 EStG beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer wurde zum 1. Januar 2020 freigeschaltet. Arbeitgeber haben ab diesem Zeitpunkt die Lohnsteuerabzugsmerkmale für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer abzurufen.
Voraussetzung für die Teilnahme von Arbeitnehmern am ELStAM-Verfahren ist die Zuteilung einer Identifikationsnummer.
Zur Beantragung der Identifikationsnummer wird ein bundeseinheitlicher Vordruck zur Verfügung gestellt.
Der Arbeitgeber eines beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmers ist zum Abruf der ELStAM berechtigt und verpflichtet, wenn dem beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer eine Identifikationsnummer zugeteilt und diese dem Arbeitgeber mitgeteilt wurde und der Arbeitnehmer keine Papierbescheinigung vorgelegt hat.
Wurde dem Arbeitgeber vom beschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer eine Papierbescheinigung vorgelegt, tritt diese für den vermerkten Gültigkeitszeitraum an die Stelle der bereits abgerufenen ELStAM. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall den Lohnsteuerabzug anhand der Papierbescheinigung vorzunehmen (BMF-Schreiben vom 07.11.2019).

Grundsätzliches

Bei den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die früher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren. Jeder Arbeitnehmer wurde Ende September bzw. Anfang Oktober 2011 schriftlich über seine Lohnsteuerabzugsmerkmale 2012 von der Finanzverwaltung informiert.

ELStAM bedeutet "Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale". Diese wurden bis zum Jahr 2011 nach und nach in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern aufgebaut. Die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und dem Finanzamt soll so beschleunigt werden und der Papierkram soll entfallen.

Mit der Einführung von ELStAM wurde der zweite Schritt im elektronischen Lohnsteuer-Verfahren vollzogen. Im ersten Schritt wurden die Eintragungen, die der Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte vorzunehmen hatte (Lohnsteuerbescheinigung), in einem elektronischen Verfahren (elektronische Lohnsteuerbescheinigung) umgesetzt.

Zum 01.01.2012 sollte das neue Verfahren (ELStAM) erstmalig für den Lohnsteuerabzug eingesetzt werden. Wegen unerwarteter technischer Probleme wurde der Start der elektronischen Lohnsteuerkarte aber verschoben. Der Start des elektronischen Abrufverfahrens wurde zum 1. November 2012 mit Wirkung zum 1. Januar 2013 vollzogen. Die ELStAM mussten spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abgerufen und angewendet werden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 war verspätet.
Die Lohnsteuerkarte 2010 und weitere Papierbescheinigungen durften erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 vernichtet werden. Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor Ablauf des Kalenderjahres 2014 hatte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 zurückzugeben.

Das BMF-Schreiben zum Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale vom 08.11.2018 aktualisiert und ersetzt ab dem Kalenderjahr 2019 das frühere BMF-Schreiben vom 7. August 2013.

Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber nur noch Steuer-Identifikationsnummer und Geburtsdatum mitteilen und ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Der Arbeitgeber kann mit diesen Angaben alle für den Lohnsteuerabzug notwendigen Daten abrufen.
§ 39e Absatz 4 EStG:

Der Arbeitnehmer hat jedem seiner Arbeitgeber bei Eintritt in das Dienstverhältnis zum Zweck des Abrufs der Lohnsteuerabzugsmerkmale mitzuteilen,

wie die Identifikationsnummer sowie der Tag der Geburt lauten,

ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt (§ 38b Absatz 1 Satz 2 Nummer 6) und

ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll.

Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung abzurufen und sie in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer zu übernehmen. Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale hat sich der Arbeitgeber zu authentifizieren und seine Wirtschafts-Identifikationsnummer, die Daten des Arbeitnehmers nach Satz 1 Nummer 1 und 2, den Tag des Beginns des Dienstverhältnisses und etwaige Angaben nach Satz 1 Nummer 3 mitzuteilen. Zur Plausibilitätsprüfung der Identifikationsnummer hält das Bundeszentralamt für Steuern für den Arbeitgeber entsprechende Regeln bereit. Der Arbeitgeber hat den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich dem Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung mitzuteilen. Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit der Durchführung des Lohnsteuerabzugs, hat sich der Dritte für den Datenabruf zu authentifizieren und zusätzlich seine Wirtschafts-Identifikationsnummer mitzuteilen. Für die Verarbeitung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale gilt § 39 Absatz 8 entsprechend.

Der Arbeitnehmer kann einen oder mehrere zum Abruf von ELStAM berechtigte Arbeitgeber benennen (Abrufberechtigung = Positivliste) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung ausschließen (Abrufsperre = Negativliste).
§ 39e Absatz 6 EStG:

Gegenüber dem Arbeitgeber gelten die Lohnsteuerabzugsmerkmale (§ 39 Absatz 4) mit dem Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale als bekannt gegeben. Einer Rechtsbehelfsbelehrung bedarf es nicht. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale gelten gegenüber dem Arbeitnehmer als bekannt gegeben, sobald der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Ausdruck der Lohnabrechnung mit den nach Absatz 5 Satz 2 darin ausgewiesenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ausgehändigt oder elektronisch bereitgestellt hat. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind dem Steuerpflichtigen auf Antrag vom zuständigen Finanzamt mitzuteilen oder elektronisch bereitzustellen. Wird dem Arbeitnehmer bekannt, dass die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Gunsten von den nach § 39 zu bildenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen abweichen, ist er verpflichtet, dies dem Finanzamt unverzüglich mitzuteilen. Der Steuerpflichtige kann beim zuständigen Finanzamt

den Arbeitgeber benennen, der zum Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen berechtigt ist (Positivliste) oder nicht berechtigt ist (Negativliste). Hierfür hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer seine Wirtschafts-Identifikationsnummer mitzuteilen. Für die Verarbeitung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gilt § 39 Absatz 8 entsprechend; oder

die Bildung oder die Bereitstellung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale allgemein sperren oder allgemein freischalten lassen.

Macht der Steuerpflichtige von seinem Recht nach Satz 6 Gebrauch, hat er die Positivliste, die Negativliste, die allgemeine Sperrung oder die allgemeine Freischaltung in einem bereitgestellten elektronischen Verfahren oder nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck dem Finanzamt zu übermitteln. Werden wegen einer Sperrung nach Satz 6 einem Arbeitgeber, der Daten abrufen möchte, keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt, wird dem Arbeitgeber die Sperrung mitgeteilt und dieser hat die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln.

Mit dem Start des neuen Verfahrens kann der Arbeitnehmer seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale im ElsterOnline-Portal einsehen.

Nach dem Starttermin ist der Arbeitgeber verpflichtet, die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für den Abruf der ELStAM anzumelden und die ELStAM für die darauf folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen. Diese sind in das Lohnkonto zu übernehmen und gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe anzuwenden.

Der Arbeitgeber hat die ELStAM in der ersten auf den Abruf folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer deutlich erkennbar auszuweisen. Der Arbeitnehmer hat dem Finanzamt alle erforderlichen Änderungen mitzuteilen. Für den Arbeitgeber besteht eine Verpflichtung, die elektronisch bereitgestellten Änderungen zu den ELStAM abzurufen.

Definition der Lohnsteuerabzugsmerkmale

Lohnsteuerabzugsmerkmale sind nach § 39 Absatz 4 EStG:

Steuerklasse (§ 38b Absatz 1) und Faktor (§ 39f),
Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV (§ 38b Absatz 2),
Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag (§ 39a),
Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung als Lohnsteuerabzugsmerkmale (sollte für 2024 in Kraft treten; durch das Kreditzweitmarktförderungsgesetz auf 2026 verschoben)
Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist, wenn der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber dies beantragt. Soll zu einem späteren Zeitpunkt als elektronisches Lohnsteuerabzugsmerkmal gebildet werden.
Das Bundesministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder in einem Schreiben mitteilen, wann das in § 39 Absatz 4 Nummer 5 genannte Lohnsteuerabzugsmerkmal erstmals abgerufen werden kann (§ 52 Absatz 36 EStG).

Dazu kommt die Mitteilung über die Zugehörigkeit des Arbeitnehmers zu einer kirchensteuererhebenden Religionsgemeinschaft (Kirchensteuerabzugsmerkmal). Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet, die Kirchensteuer einzubehalten (§ 51a EStG).

Automatisierte Datenübermittlung der Beiträge für private Kranken- und Pflegeversicherungen zur Bildung automatisierter Lohnsteuerabzugsmerkmale - Auf 2026 verschoben
Das Verfahren ELStAM soll um eine Funktionalität bezüglich des Datenaustauschs mit den privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, der Finanzverwaltung und Arbeitgebern erweitert werden. Damit wird die bisherige Berücksichtigung der Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherungen im Rahmen von Papierbescheinigungen abgelöst.
Dazu wurde mit dem Jahressteuergesetz 2020 vom 21. Dezember 2020 der § 39 Absatz 4 Nummer 4 EStG neu gefasst und der Absatz 4a eingefügt. Mit dem Jahressteuergesetz 2022 vom 16. Dezember 2022 wurde der § 39 Absatz 4 Nummer 4 EStG und der Absatz 4a geändert.
Bisher war eine erstmalige Datenübermittlung für das Besteuerungsjahr 2024 vorgesehen. Durch das Kreditzweitmarktförderungsgesetz wurde eine Verschiebung der Einführung beschlossen (§ 52 Absatz 36 EStG). Es sollen nun erstmalig Beiträge für 2026 übermittelt werden.
Damit bleibt es für 2024 und 2025 beim bisherigen Papierverfahren. Datenübermittlungen für die Besteuerungsjahre 2024 und 2025 sind nicht vorgesehen.

§ 39 Absatz 4 Nummer 4 EStG:

(4) Lohnsteuerabzugsmerkmale sind

Höhe der monatlichen Beiträge

für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung, wenn die Voraussetzungen für die Gewährung eines nach § 3 Nummer 62 steuerfreien Zuschusses für diese Beiträge vorliegen,

für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung im Sinne des § 10 Absatz 1 Nummer 3 Satz 1,

§ 39 Absatz 4 Nummer 4 Buchstabe a EStG definiert die Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung als Lohnsteuerabzugsmerkmale, wie sie Bemessungsgrundlage für den steuerfeien Arbeitgeberzuschuss nach § 3 Nummer 62 EStG ist. Damit entfällt die Vorlage entsprechender Papierbescheinigungen.
Die Höhe der Beiträge nach Buchstaben a unterscheidet sich regelmäßig von der Höhe der Beiträge nach Buchstaben b, denn die Höhe des Arbeitgeberzuschusses bemisst sich nach § 257 Absatz 2 Satz 2 SGB V; eine leistungsbezogene Begrenzung des Zuschusses ist hier nicht vorgesehen. Danach sind Beiträge zur privaten Krankenversicherung im Rahmen des § 257 SGB V zuschussfähig, auch wenn der Krankenversicherungsvertrag Leistungserweiterungen enthält.

§ 39 Absatz 4 Nummer 4 Buchstabe b EStG definiert die Höhe der Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung als Lohnsteuerabzugsmerkmale, soweit der Arbeitgeber entsprechende Beiträge im Rahmen der Vorsorgepauschale über § 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d EStG zu berücksichtigen hat.
Die Höhe der Beiträge nach Buchstaben b unterscheidet sich regelmäßig von der Höhe der Beiträge nach Buchstaben a. Im Rahmen der Vorsorgepauschale sind nur die Beiträge zur Basiskrankenversicherung zu berücksichtigen (ohne einen Anteil für das Krankengeld, Leistungserweiterungen wie Chefarztbehandlung und Zweibettzimmer etc.).

§ 39 Absatz 4a EStG:

(4a) Das Versicherungsunternehmen als mitteilungspflichtige Stelle hat dem Bundeszentralamt für Steuern nach Maßgabe des § 93c der Abgabenordnung die in Absatz 4 Nummer 4 genannten Beiträge unter Angabe der Vertrags- oder der Versicherungsdaten zu übermitteln, soweit der Versicherungsnehmer dieser Übermittlung nicht gegenüber dem Versicherungsunternehmen widerspricht; das Bundeszentralamt für Steuern bildet aus den automatisiert übermittelten Daten die entsprechenden Lohnsteuerabzugsmerkmale. Abweichend von § 93c Absatz 1 Nummer 1 der Abgabenordnung sind die Daten bis zum 20. November des Vorjahres, für das die Beiträge maßgeblich sind, zu übermitteln. Bei unterjährigen Beitragsänderungen sind die Daten dem Bundeszentralamt für Steuern zeitgleich mit der Mitteilung der Beitragsänderung an den Versicherungsnehmer zu übermitteln. Ändern sich die nach Satz 2 übermittelten Daten infolge von Beitragsvorausleistungen, sind die geänderten Daten bis zum letzten Tag des Monats Februar des laufenden Jahres dem Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln.

§ 39 Absatz 4a Satz 1 enthält die Übermittlungsverpflichtung der für die Bildung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erforderlichen Daten durch das Versicherungsunternehmen, bei dem der Arbeitnehmer die private Krankenversicherung und die private Pflege-Pflichtversicherung abgeschlossen hat. Diese Daten sind an die Finanzverwaltung (Bundeszentralamt für Steuern) zu übermitteln und werden dann dem Arbeitgeber als Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt.

Entlastungsbetrag für Alleinerziehende
Regelung beim zweiten und jedem weiteren Kind
Beim Lohnsteuerabzug wird der Entlastungsbetrag durch die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse II) berücksichtigt. Unberücksichtigt bleibt im Lohnsteuerabzugsverfahren der Erhöhungsbetrag für das zweite und weitere Kinder. Hierfür kann entweder ein Antrag auf Freibetrag gestellt werden oder der Erhöhungsbetrag wird im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung beantragt.
Beim Lohnsteuerabzug wird in der Steuerklasse II immer der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende für ein Kind berücksichtigt, auch wenn beim Arbeitnehmer mehrere berücksichtigungsfähige Kinder vorhanden sind. Ein Arbeitnehmer, dem für weitere in seinem Haushalt lebende Kinder ein Erhöhungsbetrag beim Entlastungsbetrag für Alleinerziehende zusteht, kann ab 2015 bei seinem zuständigen Wohnsitzfinanzamt die Bildung eines Freibetrags beantragen.
Das Finanzamt bildet dann den Freibetrag als ELStAM in Höhe von jeweils 240 € für das zweite und jedes weitere zu berücksichtigende Kind. Auf Antrag des Arbeitnehmers gilt dieser Freibetrag dann längstens für einen Zeitraum von zwei Jahren und muss danach wieder beim örtlich zuständigen Wohnsitzfinanzamt neu beantragt werden.
Besonderheiten für die Jahre 2020 und 2021
Der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wurde ab 2020 von 1.908 Euro auf 4.008 Euro angehoben (ursprünglich nur befristet auf die Jahre 2020 und 2021).
Über die Steuerklasse II wurde für die Jahre 2020 und 2021 nur der Entlastungsbetrag von 1.908 Euro für das erste Kind berücksichtigt.
Der Erhöhungsbetrag von 2.100 Euro wurde als zusätzlicher Freibetrag im Verfahren der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) erfasst.
Nur in Ausnahmefällen musste gegebenenfalls ein Antrag beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Arbeitnehmer sollten sich hierzu beim für Sie zuständigen Finanzamt erkundigen.
Mit dem Jahressteuergesetz 2020 wurde die begrenzte Anhebung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende entfristet und gilt damit dauerhaft.
Damit wird ab 2022 im Lohnsteuerabzugsverfahren die Anhebung über die Steuerklasse II berücksichtigt.
Der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wurde ab 1. Januar 2023 von 4.008 Euro auf 4.260 Euro erhöht.

Fehler in der ELStAM-Datenbank

Das Bundeszentralamt für Steuern speichert die für den Lohnsteuerabzug maßgebenden Merkmale in einer zentralen Datenbank (ELStAM-Datenbank) und teilt diese den Arbeitgebern monatlich automatisch mit. Dabei kam es schon zu mehreren Pannen.
Auszug aus der Mitteilung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe vom 04.08.2015:

Für einzelne Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wurde den Arbeitgebern Anfang Juli die falsche Steuerklasse aus der ELStAM-Datenbank übermittelt. So erhielten verheiratete Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit bisher Steuerklasse 3 fälschlicherweise Steuerklasse 1 und zwar rückwirkend zum 1. Januar 2015. Sofern Arbeitgeber die mitgeteilte Steuerklasse angewandt und den Lohnsteuerabzug ab Beginn des Jahres korrigiert haben, haben die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Juli unverschuldet einen zu geringen oder gar keinen Arbeitslohn mehr erhalten.

Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe weist am 18.09.2015 auf einen erneuten Fehler in der ELStAM-Datenbank hin.
Auszug aus der Mitteilung der Oberfinanzdirektion Karlsruhe:

Aufgrund eines bundesweiten technischen Fehlers in der ELStAM-Datenbank wurde für einzelne Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Steuerklasse automatisch von Steuerklasse 3 auf Steuerklasse 4 geändert und deren Arbeitgebern Anfang September elektronisch mitgeteilt.

Die Finanzämter können den Fehler selbst nicht erkennen, sondern sind auf die Hinweise der Betroffenen angewiesen. Deshalb müssen zur Fehlerberichtigung Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Korrektur bei ihrem Finanzamt formlos beantragen. Zu Beginn des auf die Antragsstellung folgenden Monats erhalten die Arbeitgeber die dann wieder zutreffende Steuerklasse elektronisch mitgeteilt.
Um bis zu diesem Zeitpunkt den richtigen Lohnsteuerabzug zu gewährleisten und einen finanziellen Nachteil für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu vermeiden, erhalten diese zusätzlich von ihrem Wohnsitzfinanzamt eine Papierbescheinigung mit der zutreffenden Steuerklasse zur Abgabe beim Arbeitgeber. Diese Bescheinigung tritt für den Arbeitgeber vorübergehend an die Stelle der elektronischen ELStAM. Die auf der Bescheinigung eingetragene Steuerklasse ist für den Lohnsteuerabzug maßgebend.

Überblick zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale - ELStAM)

Das Jahr 2011 und nach der Verzögerung der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) auch die Jahre 2012 und 2013 stellten einen Übergangszeitraum dar. Die folgende Tabelle soll den Zusammenhang erläutern.

Bisheriges Verfahren bis einschließlich 2010	Übergangszeitraum (2011 und 2012)	Neues Verfahren war ab 01.01.2013 möglich Ab Dezemberabrechnung 2013 müssen ELStAM angewendet werden.
Die Gemeinden haben für das erste und jedes weitere Dienstverhältnis die Lohnsteuerkarten mit den Besteuerungsmerkmalen auszustellen und dem Arbeitnehmer zu übermitteln. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte zu Beginn des Kalenderjahres bzw. des Beschäftigungsverhältnisses vorzulegen. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug nach den auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmalen durchzuführen. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind im Lohnkonto aufzuzeichnen.	Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art. Die Gemeinden stellen für das Kalenderjahr 2011 keine Lohnsteuerkarten mehr aus. Es sind grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Lohnsteuerabzugsverfahrens anzuwenden. Die Gültigkeit der Lohnsteuerkarten 2010 wird bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM verlängert. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter aufbewahren und darf sie nicht vernichten. Bei einem Arbeitgeberwechsel oder bei der Beendigung des Dienstverhältnisses im Übergangszeitraum muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 nach Beendigung des Dienstverhältnisses aushändigen. Für sämtliche Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 mit Wirkung ab dem 01.01.2011 geht die Zuständigkeit von den Gemeinden auf die Finanzverwaltung (Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers) über. Der Arbeitnehmer ist gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuerkarte 2010 vom Finanzamt ändern zu lassen, wenn die bescheinigten Daten (Steuerklasse, Kinderfreibeträge) von den tatsächlichen Verhältnissen zu seinen Gunsten abweichen. Für Berufseinsteiger, die für 2011 bzw. 2012 zum ersten Mal eine Lohnsteuerkarte benötigen, stellen die Finanzämter einen Antragsvordruck als Ersatzbescheinigung zur Verfügung. Das gilt auch beim Verlust der Lohnsteuerkarte 2010. Sonderregelung für ledige Arbeitnehmer, die im Jahr 2011 eine Ausbildung beginnen: Berufseinsteiger in die Ausbildung sollen ohne Ersatzbescheinigung nach Steuerklasse I besteuert werden können. Der Arbeitnehmer muss durch eine Erklärung bestätigen, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Die Sonderregelung wird bis zur Einführung der ELStAM auch im Jahr 2012 gelten.	Das Bundesministerium der Finanzen hat im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder den 1. November 2012 als Starttermin für das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren) bestimmt. Ab diesem Zeitpunkt besteht für die Arbeitgeber die Möglichkeit, die ELStAM der Arbeitnehmer mit Wirkung ab dem 1. Januar 2013 abzurufen und dem Lohnsteuerabzug 2013 zugrunde zu legen. Der Arbeitgeber hat die ELStAM spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abzurufen und anzuwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet. Die ELStAM sind für die Dauer des Dienstverhältnisses anzuwenden. Etwaige Änderungen stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber zum Abruf bereit. Für ledige Auszubildende, die im Jahr 2013 eine Ausbildung als erstes Dienstverhältnis beginnen, gelten vereinfachende Regelungen (Fortführung der Sonderregelung aus 2011 und 2012. Der Arbeitgeber kann bei diesen Auszubildenden für den ELStAM-Abruf ein erstes Dienstverhältnis anmelden, wenn ihm dies der Auszubildende schriftlich bestätigt. Der Vorlage der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer Ersatzbescheinigung bedarf es dabei nicht. Wendet der Arbeitgeber noch keine ELStAM an, kann er ebenfalls ohne Vorlage einer Papierbescheinigung die Steuerklasse I anwenden.

Anmeldung von geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer

Bei der Lohnabrechnung von geringfügig beschäftigten Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber entscheiden, ob er die Lohnsteuer anhand der individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder pauschal nach § 40a Absatz 2 EStG berechnet. Wenn der Arbeitgeber die Besteuerung individuell nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vornehmen will, ist auch bei geringfügig Beschäftigten eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank erforderlich.

Die Zahlung von steuerfreien Lohnbestandteilen, wie Direktversicherungsbeiträgen ist nur möglich, wenn es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Ein erstes Arbeitsverhältnis kann auch bei geringfügigen Beschäftigungen vorliegen. Um den sicheren Nachweis des ersten Arbeitsverhältnisses zu erhalten, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die ELStAM-Datenbank anmelden und sich dabei als Hauptarbeitgeber benennen. Durch die Anmeldung wird der Arbeitgeber nicht gezwungen, die Lohnsteuer nach den individuellen Merkmalen zu berechnen. Er kann trotzdem die Pauschalversteuerung durchführen.

Härtefallregelung

Für einen Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt beschäftigt, gibt es eine Härtefallregelung.
§ 39e Abs. 7 EStG:

Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass er nicht am Abrufverfahren teilnimmt. Dem Antrag eines Arbeitgebers ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt im Sinne des § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt, ist stattzugeben. Der Arbeitgeber hat dem Antrag unter Angabe seiner Wirtschafts-Identifikationsnummer ein Verzeichnis der beschäftigten Arbeitnehmer mit Angabe der jeweiligen Identifikationsnummer und des Tages der Geburt des Arbeitnehmers beizufügen. Der Antrag ist nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck jährlich zu stellen und vom Arbeitgeber zu unterschreiben. Das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt dem Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs für ein Kalenderjahr eine arbeitgeberbezogene Bescheinigung mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers (Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug) sowie etwaige Änderungen. Diese Bescheinigung sowie die Änderungsmitteilungen sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen und bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren. Absatz 5 Satz 1 und 2 sowie Absatz 6 Satz 3 gelten entsprechend. Der Arbeitgeber hat den Tag der Beendigung des Dienstverhältnisses unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt mitzuteilen.