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Die Sozialversicherung - Umlageverfahren (U1 und U2)

Inhalt

Aktuelles

Zum 1. Januar 2023 verändern sich für geringfügig Beschäftigte die Umlagesätze der Arbeitgeberversicherung. Die Umlage 1 (Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit) erhöht sich von 0,9% auf 1,1%. Die Umlage 2 (Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft) sinkt ab 1. Januar 2023 von 0,29% auf 0,24%.

Zum 1. Januar 2022 werden Änderungen im Antrag auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz umgesetzt. Im Erstattungsverfahren ist grundsätzlich der tatsächliche Entbindungstag anzugeben. Beantragen Arbeitgeber eine Erstattung für ein gesetzliches Beschäftigungsverbot oder für die Mutterschutzfrist, müssen sie den mutmaßlichen Entbindungstag angeben.

Zum 1. Januar 2022 sinken für geringfügig Beschäftigte die Umlagesätze der Arbeitgeberversicherung. Die Umlage 1 (Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit) sinkt von 1,0% auf 0,9%. Die Umlage 2 (Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft) sinkt von 0,39% auf 0,29%.

Grundsätzliches

Es handelt sich hierbei um die Entgeltfortzahlungsversicherung. Die gesetzliche Regelung ist im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) festgehalten. Dieses Gesetz wurde zum 01.01.2006 mit zahlreichen Neuerungen eingeführt.

Neuregelungen sind insbesondere:

  • die Erweiterung der Erstattung bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) auf alle Arbeitnehmer (früher waren nur Arbeiter und Auszubildende eingeschlossen aber keine Angestellten) sowie
  • die Ausdehnung der Versicherung für die Aufwendungen bei Mutterschaft (U2) auf alle Unternehmen, unabhängig von der Beschäftigtenzahl (früher waren nur Betriebe mit bis zu 30 Arbeitnehmern eingeschlossen).

Hintergrund der Gesetzesänderung ist der Beschluss des Bundesverfassungsgerichts vom 18. November 2003. Das Gericht entschied, dass der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht verfassungsgemäß ist, wenn die dadurch entstehenden Kosten im Umlageverfahren (U2) nach dem Lohnfortzahlungsgesetz nur den kleinen Betrieben erstattet werden. Die Richter hatten die Befürchtung, dass größere Unternehmen (wegen der nicht durch eine Versicherung ausgeglichenen Mutterschaftsaufwendungen) Frauen bei der Einstellung gegenüber Männern benachteiligen könnten.

Das Umlageverfahren (U1) kann man sich wie eine Kaskoversicherung mit Selbstbeteiligung vorstellen. Der Arbeitgeber versichert sich gegen die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Er zahlt einen bestimmten individuellen Beitragssatz und bekommt einen bestimmten Prozentsatz (aber nie 100%) von der Lohnfortzahlung, die im Krankheitsfall geleistet wurde, wieder.

Das Umlageverfahren (U2) kann man sich wie eine Kaskoversicherung ohne Selbstbeteiligung vorstellen. Der Arbeitgeber versichert sich gegen die Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen. Er zahlt einen bestimmten individuellen Beitragssatz und bekommt generell 100% der geleisteten Aufwendungen wieder.

Ab 01.01.2011 ist das elektronische Erstattungsverfahren für die Arbeitgeber Pflicht (§ 2 Abs. 3 AAG). Es orientiert sich dabei am DEÜV-Meldeverfahren. Damit muss der Lohnfortzahlungserstattungsantrag (Antrag auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz) durch gesicherte und verschlüsselte Datenfernübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfe an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden.

Die Beitragssätze für U1 und U2 werden auch weiterhin individuell von den Krankenkassen festgelegt. Der ab 2009 einheitliche Beitragssatz zur Krankenversicherung beeinflusst das Umlageverfahren nicht.

Rechtslage

Bei der Entgeltfortzahlungsversicherung handelt es sich um eine Pflichtversicherung. Sind die Voraussetzungen erfüllt, muss der Arbeitgeber daran teilnehmen. Ein besonderer Antrag muss nicht gestellt werden. Eine Befreiung von der Versicherung ist nicht möglich.

Aufgrund der Neuregelung sind die Kreise der teilnehmenden Unternehmen an der U1 und U2 ab dem 01.01.2006 unterschiedlich:

  • U1: Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern
  • U2: alle Arbeitgeber

Die zuständige Ausgleichskasse ist immer die Krankenkasse, bei der der jeweilige Arbeitnehmer versichert ist (war früher anders geregelt, Ausgleichskasse war entweder die AOK oder die IKK unabhängig von der Krankenversicherung des Arbeitnehmers).
Für geringfügig Beschäftigte ist immer die Minijobzentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig.
Ist der Arbeitnehmer nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert, richtet sich die Zuständigkeit nach der Abführung der übrigen Sozialversicherungsbeiträge.
Für privat kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer sind also auch Umlagen zu zahlen.
Für Privatversicherte ist die Krankenkasse zuständig, zu der die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden.

Die Kosten der zwei Umlageverfahren werden durch Umlagebeiträge erhoben. Diese werden in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse in Prozentsätzen festgelegt. Die Berechnung erfolgt vom Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Der Arbeitgeber muss das Umlageverfahren mit jeder Krankenkasse durchführen, bei der einer seiner Arbeitnehmer versichert ist. Dementsprechend sind unterschiedliche Umlagesätze zugrunde zu legen und vom Arbeitgeber zu berücksichtigen. Beim Umlageverfahren U1 gibt es auch unterschiedliche Erstattungssätze. Beim Umlageverfahren U2 ist die Erstattung auf 100% gesetzlich festgelegt.

Besonderheit: Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
Umlagen sind nur vom laufenden Arbeitsentgelt zu erheben. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist bei der Berechnung der Umlagen nicht zu berücksichtigen. Damit bleiben Einmalige Zahlungen bei der Beitragsberechnung der Umlage sowie bei der Erstattung unberücksichtigt.
§ 7 Abs. 2 Satz 2 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG):

Bei der Berechnung der Umlage für Aufwendungen nach § 1 Abs. 1 sind Entgelte von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen, deren Beschäftigungsverhältnis bei einem Arbeitgeber nicht länger als vier Wochen besteht und bei denen wegen der Art des Beschäftigungsverhältnisses auf Grund des § 3 Abs. 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entstehen kann, sowie einmalig gezahlte Arbeitsentgelte nach § 23a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch nicht zu berücksichtigen.

Besonderheit: Kurzarbeitergeld
Auf das fiktive Entgelt in der Kurzarbeit sind keine Umlagebeiträge fällig.
§ 7 Abs. 2 Satz 3 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG):

Für die Zeit des Bezugs von Kurzarbeitergeld bemessen sich die Umlagen nach dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung.

Besonderheit: Mindestbeitragsbemessungsgrundlage für rentenversicherungspflichtige geringfügig entlohnte Beschäftigte
Die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage nach § 163 Abs. 8 SGB VI für rentenversicherungspflichtige geringfügig entlohnte Beschäftigte findet bei der Bemessung der Umlagen keine Anwendung. Die Umlagen sind aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu berechnen. Dies gilt sowohl für das Ausgleichsverfahren bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren) als auch für das bei Mutterschaft (U2-Verfahren).

Besonderheit: Übergangsbereich (früher Gleitzone)
Bei Arbeitnehmern mit einem Arbeitsentgelt innerhalb des Übergangsbereichs (früher Gleitzone) gilt als umlagepflichtiges Arbeitsentgelt die nach § 20 Absatz 2a Satz 1 SGB IV ermittelte reduzierte beitragspflichtige Einnahme.

Bundessozialgericht Urteil vom 26.09.2017 (B 1 KR 31/16 R) - Umlageverfahren für Mutterschaftsaufwendungen
Rundfunkanstalten müssen von Entgelten der Mitarbeiter, die sie als Angestellte melden und für die sie Sozialversicherungsbeiträge entrichten, auch die Umlage für Mutterschaftsaufwendungen entrichten, selbst wenn sie diese Personen arbeitsrechtlich als "freie Mitarbeiter" einstufen. Das hat das Bundessozialgericht mit Urteil B 1 KR 31/16 R am 26.09.2017 entschieden (Pressemitteilung 47/2017 des Bundessozialgerichts vom 26.09.2017).
Für die Erhebung der Umlage gilt die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung und die Rentenversicherungsträger dürfen die Umlage in ihre Betriebsprüfungen einbeziehen sowie Verwaltungsakte dazu erlassen. Seit dem 01.01.2018 wurde dieser Sachverhalt durch eine Änderung des Muttschutzgesetzes gelöst (§ 1 Abs. 2 MuSchG). Die Umlagepflicht U2 orientiert sich ab 2018 an der Beschäftigteneigenschaft.

Die Umlagebeiträge werden zusammen mit den übrigen Sozialversicherungsbeiträgen abgeführt.

Berechnung von Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz aus Arbeitsentgeltbestandteilen, die aufgrund einer Vereinfachungsregelung wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden

Bei der Berechnung der Umlage sind gemäß § 7 Abs. 2 Satz 2 AAG einmalig gezahlte Arbeitsentgelte nach § 23a SGB IV nicht zu berücksichtigen. Dies gilt für das U1-Verfahren und das U2-Verfahren.

Einige variable Arbeitsentgeltbestandteile (z. B. Überstundenvergütungen oder Provisionen) werden häufig aus abrechnungstechnischen Gründen nicht in dem Monat abgerechnet, in denen der Anspruch auf diese Arbeitsentgeltbestandteile entstanden ist. Sie können zur Beitragsberechnung dem Arbeitsentgelt des nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet werden.

Werden variable Arbeitsentgeltbestandteile angespart, wird es im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Rentenversicherungsträger nicht beanstandet, wenn die angesammelten Arbeitsentgelte noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis März des Folgejahres tatsächlich ausgezahlt werden. Dabei kann auch die Regelung für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt angewendet werden. Es muss aber die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Nachzahlungszeitraums zugrunde gelegt werden.

Die Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs hat am 14./15.11.2012 unter Punkt 10 folgendes entschieden:

Der Charakter der Nachzahlung als laufendes Arbeitsentgelt bleibt - ungeachtet der Vereinfachungsregel - jedoch unberührt. Das bedeutet, dass derartige Nachzahlungen bei der Berechnung der Umlagen U1 und U2 zu berücksichtigen sind, und zwar grundsätzlich in dem Umfang, in dem auch die Beiträge zur Rentenversicherung bemessen werden. Ist der beitragspflichtige Anteil der Nachzahlung jedoch dadurch gemindert oder auf 0 reduziert, weil ein bereits einmalig gezahltes Arbeitsentgelt mit seinem beitragspflichtigen Teil für die Bemessung der Beiträge zur Rentenversicherung zu berücksichtigen ist, ist für die Bemessung der Umlagen aus der Nachzahlung der variablen Arbeitsentgeltbestandteile eine von der Rentenversicherung abweichende Bemessungsgrundlage zu bilden.
....
Die vorstehenden Ausführungen zur Berechnung der Umlagen gelten bei einer entgeltlichen Abgeltung von Zeitguthaben aus einer sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelung gleichermaßen.

U1 - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

An dieser Versicherung nehmen alle Firmen teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.

Zu Beginn eines Kalenderjahres ist von jedem Arbeitgeber zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1) erfüllt sind. Die Krankenkassen stellen dazu Arbeitsblätter zur Feststellung der Umlagepflicht U1 für das Kalenderjahr zur Verfügung.

Die Feststellung der Teilnahme an der U1 gilt jeweils für ein Kalenderjahr. Für die Beurteilung wird grundsätzlich das vergangene Kalenderjahr herangezogen.

Bei der Ermittlung der Anzahl der Arbeitnehmer werden einige Personenkreise nicht berücksichtigt. Das sind:

  • Auszubildende und Praktikanten,
  • Bezieher von Vorruhestandsgeld,
  • schwerbehinderte Menschen,
  • Beschäftigte in der Freistellungsphase der Altersteilzeit,
  • mitarbeitende Familienangehörige eines landwirtschaftlichen Betriebes,
  • Heimarbeiter,
  • Wehr- und Zivildienstleistende.

Teilzeitbeschäftigte werden anteilig entsprechend ihrer wöchentlichen Arbeitszeit angerechnet (§ 3 Abs. 1 AAG).

wöchentliche Arbeitszeit Anrechnungsfaktor
bis 10 Stunden 0,25
bis 20 Stunden 0,50
bis 30 Stunden 0,75
über 30 Stunden 1,00

Auch Arbeitgeber, die nur Personen beschäftigen, die nicht angerechnet werden (also zum Beispiel Auszubildende, Schwerbehinderte oder Praktikanten) nehmen an der Versicherung teil.

Es besteht Umlagepflicht zum Ausgleichsverfahren U1, wenn

  • der Betrieb das ganze Vorjahr bestand und für einen Zeitraum von mindestens 8 Kalendermonaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren. Der Zeitraum von 8 Kalendermonaten braucht nicht zusammenhängend zu verlaufen,
  • der Betrieb im Vorjahr errichtet wurde und während des Zeitraumes des Bestehens des Betriebes in der überwiegenden Zahl der Kalendermonate nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt waren,
  • der Betrieb im laufenden Kalenderjahr errichtet wird bzw. wurde und nach der Art des Betriebes anzunehmen ist, dass während der überwiegenden Zahl der noch verbleibenden Monate dieses Kalenderjahres nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt werden. Die voraussichtliche Zahl ist dabei sorgfältig zu schätzen.

Bei der Bestimmung der anrechenbaren Arbeitnehmer werden Arbeitnehmer aus allen Betrieben und Betriebsteilen des Arbeitgebers berücksichtigt. Das betrifft auch Arbeitnehmer, die nicht dem deutschen Recht unterliegen.

Weil der Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erst nach 4-wöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses entsteht, ist die Umlage U1 nur dann zu entrichten, wenn das Beschäftigungsverhältnis auf mehr als vier Wochen angelegt ist. Für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis von vornherein auf bis zu vier Wochen befristet ist, sind keine Umlagebeiträge U1 zu entrichten.

Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1)

Erstattungsfähig ist das vom Arbeitgeber nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (Lohnfortzahlung bei Krankheit) weitergezahlte Entgelt. Bei der Erstattung ist also vom Bruttoarbeitsentgelt auszugehen. Für die Erstattung von Sachbezügen sind die steuerrechtlichen bzw. die in der Sachbezugsverordnung festgelegten Werte maßgebend.

Die Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts bestimmt § 4 Abs. 1 EFZG nach dem Entgeltausfallprinzip. Danach ist dem Arbeitnehmer das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt fortzuzahlen. Dazu gehört grundsätzlich die volle Vergütung einschließlich etwaiger Zuschläge (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14.01.2009 - 5 AZR 89/08).

Die Krankenkassen haben in der Regel Wahltarife (höhere Umlage = höhere Erstattung). Eine Erstattung zu 100% gibt es aber nicht. Nach § 1 AAG haben die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkassen den Arbeitgebern, die in der Regel ausschließlich der zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen beschäftigen,

  • 80 Prozent des fort gezahlten Arbeitsentgelts und
  • 80 Prozent der auf die fort gezahlten Arbeitsentgelte entfallenden von den Arbeitgebern zu tragenden Beiträge zur Sozialversicherung

zu erstatten.

Zu den Beiträgen zur Sozialversicherung zählen:

  • Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur Bundesagentur für Arbeit,
  • Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung,
  • Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur sozialen Pflegeversicherung,
  • Arbeitgeberanteil bei Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung (§ 172 Abs. 2 SGB VI),
  • Beitragszuschüsse zur Krankenversicherung für freiwillige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung und Privatversicherte nach § 257 SGB V und
  • Beitragszuschüsse zur Pflegeversicherung für freiwillige Mitglieder der gesetzlichen Krankenversicherung und Privatversicherte nach § 61 SGB XI.

Die Krankenkasse kann diese gesetzlich festgelegte Erstattungshöhe durch Satzungsbestimmungen beschränken.

Nach § 9 Abs. 2 AAG kann die Satzung der Krankenkasse die Höhe der Erstattung nach § 1 Abs. 1 AAG beschränken und verschiedene Erstattungssätze, die 40 vom Hundert nicht unterschreiten, vorsehen.

Die Satzungen der Krankenkassen bieten häufig gestaffelte Umlagebeträge für verschiedene Erstattungshöhen an. In den Satzungen kann eine pauschale Erstattung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung vorgesehen werden. Die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung können auch durch einen prozentualen Zuschlag abgegolten oder ganz von der Erstattung ausgeschlossen werden.

Beispiel zu den Umlage- und Erstattungssätzen:
BARMER ab 1. Januar 2023:

Umlagebeitragssatz U1 Erstattungssatz U1
2,3% 50%
2,8% 65% (Regelsatz)
4,5% 80%

Ein Wechsel des Erstattungssatzes ist immer nur zum Jahreswechsel möglich. Die Wahlerklärung muss in diesem Fall spätestens am Fälligkeitstag des Januar-Beitrages vorliegen.

Eine Beschränkung der erstattungsfähigen Entgeltfortzahlung auf die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung ist sehr häufig anzutreffen (es werden die Entgelte ja auch nur bis zu dieser Beitragsbemessungsgrenze zur Berechnung der Umlagebeiträge herangezogen).

Ebenso häufig findet sich die Bestimmung, dass mit dem aus der Entgeltfortzahlung errechneten Erstattungsbetrag auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung abgegolten sind.

Erkrankungstag zählt nicht

Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für sechs Wochen. Die Sechs-Wochen-Frist beginnt grundsätzlich mit dem Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Tritt die Arbeitsunfähigkeit aber an einem Arbeitstag vor Beginn der Arbeit ein, zählt dieser Tag mit.

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines Arbeitstages, wird das für den Resttag zu zahlende Arbeitsentgelt nicht im Rahmen der Entgeltfortzahlungsversicherung erstattet. Nach dieser Rechtsauffassung wird für Erkrankungen ab 01.07.2010 verfahren.

Es ist also ausschließlich Arbeitsentgelt erstattungsfähig, das nach den Vorschriften des Entgeltfortzahlungsgesetzes gezahlt worden ist. Ein angebrochener Arbeitstag zählt nicht in die Sechs-Wochen-Frist. Der Erstattungszeitraum beginnt immer mit dem ersten vollständig ausgefallenen Arbeitstag.

U2 - Mutterschaftsaufwendungen

Unabhängig von der Betriebsgröße nehmen an der U2 grundsätzlich alle Arbeitgeber teil.

Seit dem 01.01.2018 kommt es für die Einbeziehung in das Ausgleichsverfahren U2 nicht mehr auf die arbeitsrechtliche Arbeitnehmereigenschaft, sondern die sozialversicherungsrechtliche Beschäftigteneigenschaft an. Damit ist insbesondere auch auf Arbeitsentgelte für GmbH-Geschäftsführer, sofern sie als Fremdgeschäftsführer oder Minderheiten-Gesellschafter-Geschäftsführer Beschäftigte im Sinne des § 7 Abs. 1 SGB IV sind, die Umlage U2 zu zahlen. Zu den Beschäftigten zählen auch Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft.

Der Erstattungssatz in der U2 beträgt generell 100%.

Erstattet werden folgende Aufwendungen:

  • der vom Arbeitgeber gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld,
  • das vom Arbeitgeber bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt (Mutterschutzlohn),
  • die auf dieses Arbeitsentgelt entfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.

In der Besprechung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 8./9. Mai 2012 wurde im Punkt 7 die Einbeziehung der Teilnehmer an einem Freiwilligendienst nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz oder dem Jugendfreiwilligendienstegesetz in das U2-Verfahren beschlossen. Auszug aus dem Inhalt:

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung kommen überein, die Teilnehmer an einem Freiwilligendienst nach dem BFDG oder dem JFDG vom 01.07.2012 an in das Verfahren zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft (U2-Verfahren) einzubeziehen. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass Frauen, die einen der vorgenannten Freiwilligendienste leisten, hinsichtlich der arbeits- und arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen den Arbeitnehmerinnen im engeren Sinne gleichgestellt sind und Anspruch auf Arbeitsentgelt bei Beschäftigungsverboten nach § 11 MuSchG oder Anspruch auf einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach § 14 MuSchG haben. Diese Aufwendungen des Trägers oder der Einsatzstelle sind nach Maßgabe des § 1 Abs. 2 AAG im U2-Verfahren erstattungsfähig. Mit der Einbeziehung ins Erstattungsverfahren geht die Verpflichtung einher, für die Teilnehmer an einem Freiwilligendienst nach dem BFDG oder dem JFDG Umlagen (U2) zu zahlen.
Die vorgenannten Teilnehmer an einem Freiwilligendienst sind jedoch nach wie vor keine Arbeitnehmer, die einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall auf der Grundlage des Entgeltfortzahlungsgesetzes haben; ihr Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts basiert in der Regel auf vertraglicher Zusage. Sie sind daher weiterhin vom U1-Verfahren ausgeschlossen. Das bedeutet, dass für sie weder Erstattungsansprüche nach § 1 Abs. 1 AAG geltend gemacht werden können noch Umlagen (U1) zu erheben sind. Sie sind ferner bei der Ermittlung der Gesamtzahl der Beschäftigten des Arbeitgebers nicht zu berücksichtigen. Mit Blick auf die Ausnahmeregelung in § 11 Abs. 1 Nr. 4 AAG dürften viele der hier in Betracht kommenden Arbeitgeber ohnehin von der Teilnahme am U1-Verfahren ausgenommen sein.

Beispiel zu den Umlage- und Erstattungssätzen:
BARMER ab 1. Januar 2023:

Umlagebeitragssatz U2 Erstattungssatz U2
0,54% 100%

Fälligkeit des Erstattungsanspruchs

Die Erstattung von Aufwendungen wird dem Arbeitgeber nach § 2 Abs. 1 Satz 1 AAG grundsätzlich von der Krankenkasse gewährt, bei der die jeweiligen Arbeitnehmer versichert sind. Nach § 2 Abs. 2 Satz 1 AAG wird die Erstattung auf Antrag erbracht. Sie ist zu gewähren, sobald der Arbeitgeber Arbeitsentgelt nach § 3 Abs. 1 und 2 und § 9 Abs. 1 EFZG (gilt für das U1-Verfahren) oder Arbeitsentgelt nach § 11 MuSchG oder den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach § 14 Abs. 1 MuSchG (gilt für das U2-Verfahren) gezahlt hat.

Die Erstattung war bisher nur für vergangene Zeiträume möglich. Der GKV-Spitzenverband hat auf der Sitzung der Fachkonferenz Beiträge am 28. Juni 2011 in Berlin eine neue Stellung bezogen. Erstattungsanträge dürfen jetzt auch für zukünftige Zeiträume gestellt werden.
Auszug aus der Ergebnisniederschrift:

Der maschinell erstellte Erstattungsantrag wird in aller Regel im Nachgang zur Entgeltabrechnung des Arbeitgebers erstellt. Werden beispielsweise die Entgelte Mitte des Monats für den laufenden Monat abgerechnet und wird dabei bereits erstattungsfähiges Arbeitsentgelt bzw. der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld gezahlt, kann nach den vorstehenden Vorgaben zunächst eine Erstattung für zurückliegende Zeiträume, also für Zeiträume vor dem Antragsdatum, gewährt werden.
Darüber hinaus wird es für zulässig, d. h. im Einklang mit § 2 Abs. 2 AAG stehend, erachtet, wenn in die Erstattung auch das erstattungsfähige Arbeitsentgelt für die Zeit nach Eingang des Erstattungsantrags einfließt, vorausgesetzt, es ist abgerechnet und für den laufenden Abrechnungsmonat bereits gezahlt und die Arbeitsunfähigkeit oder das Beschäftigungsverbot ist für die Dauer des Erstattungszeitraums ärztlich bescheinigt. Gleiches gilt auch für die Erstattung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.
Eine Verrechnung des Erstattungsanspruchs mit zu zahlenden Gesamtsozialversicherungsbeiträgen und Umlagen ist - auch unter den Bedingungen des maschinellen Erstattungsverfahrens - weiterhin möglich.

In der Verfahrensbeschreibung für das Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz in der vom 1. Januar 2018 an geltenden Fassung steht (wie schon in den Jahren zuvor):

Erstattungen können auch für in der Zukunft liegende Zeiträume verlangt werden, sofern das erstattungsfähige Arbeitsentgelt bereits abgerechnet, für den laufenden Abrechnungsmonat bereits gezahlt und die Arbeitsunfähigkeit oder ein individuelles Beschäftigungsverbot für die Dauer des Erstattungszeitraums ärztlich bescheinigt ist. Gleiches gilt auch für die Erstattung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld.

Verjährung und Aufrechnung

§ 6 AAG:

(1) Der Erstattungsanspruch verjährt in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem er entstanden ist.
(2) Gegen Erstattungsansprüche dürfen nur Ansprüche aufgerechnet werden auf
  1. Zahlung von Umlagebeträgen, Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung und solche Beiträge, die die Einzugsstelle für andere Träger der Sozialversicherung und die Bundesagentur für Arbeit einzuziehen hat,
  2. Rückzahlung von Vorschüssen,
  3. Rückzahlung von zu Unrecht gezahlten Erstattungsbeträgen,
  4. Erstattung von Verfahrenskosten,
  5. Zahlung von Geldbußen,
  6. Herausgabe einer von einem Dritten an den Berechtigten bewirkten Leistung, die der Krankenkasse gegenüber wirksam ist.

Wenn der Arbeitgeber es in der Vergangenheit versäumt hat, sich die geleistete Lohnfortzahlung erstatten zu lassen, ist es noch nicht zu spät. Der Erstattungsanspruch verjährt erst nach 4 Jahren. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist. Im Jahr 2012 kann der Arbeitgeber noch die Erstattung der Lohnfortzahlung aus den Jahren 2008 und später beantragen.

Erstattung von Aufwendungen des Arbeitgebers für die betriebliche Altersversorgung der Arbeitnehmer

Aufwendungen für die betriebliche Altersvorsorge zählen grundsätzlich zu den erstattungsfähigen Aufwendungen in der U1 und U2. Das betrifft laufende Beiträge des Arbeitgebers an Pensionskassen, Pensionsfonds und Direktversicherungen und Zuwendungen an eine Pensionskasse zum Aufbau einer nicht kapitalgedeckten betrieblichen Altersvorsorge. Werden die Beiträge monatlich gezahlt, sind sie erstattungsfähig.
Wenn Beträge in größeren Zeitabständen geleistet werden (viertel- oder halbjährlich oder als Einmalzahlung), sind die Beiträge zu einer bAV nicht erstattungsfähig nach dem AAG.

Die Ergebnisniederschrift über die Sitzung der Fachkonferenz Beiträge vom 22. November 2016 behandelt unter Punkt 4 die Erstattung von Aufwendungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG).
Auszug:

Bei der Erstattung des fortgezahlten Arbeitsentgelts im U1- und U2-Verfahen ist vom arbeitsrechtlichen Entgeltbegriff auszugehen. Zum Arbeitsentgelt in diesem Sinne zählen grundsätzlich alle Zuwendungen, die nach ihrer Zweckbestimmung zumindest auch als Gegenleistung für geleistete oder noch zu leistende Arbeit aufzufassen sind (vgl. Urteil des Bundessozialgerichts vom 15. April 1997 - 1 RK 13/96 -, USK 97132). Darunter fallen auch Aufwendungen, die ein Arbeitgeber leistet, um dem Arbeitnehmer oder diesem nahestehende Personen für den Fall der Invalidität, des Alters oder des Todes abzusichern. Zuwendungen des Arbeitgebers an Pensionskassen, Pensionsfonds und Direktversicherungen gehören grundsätzlich zu den erstattungsfähigen Aufwendungen nach dem AAG (vgl. Punkt 5 der Niederschrift über die Fachkonferenz Beiträge am 28. Juni 2011).
....
Die Finanzierungsanteile des Arbeitnehmers zu einer kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung werden zwar vom Arbeitgeber an die jeweilige Versorgungseinrichtung abgeführt, ungeachtet der steuerrechtlichen Beurteilung handelt es sich hierbei wirtschaftlich betrachtet aber um Beiträge des Arbeitnehmers; sie sind daher nicht als Aufwendungen des Arbeitgebers zu betrachten. Eine Erstattung dieser Beiträge würde den Arbeitgeber folglich finanziell begünstigen. Aus diesen Gründen sind die Finanzierungsanteile des Arbeitnehmers zu einer kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung nicht erstattungsfähig.

Im Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 21.03.2018 wurden die Ausführungen zur Erstattung von Aufwendungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz konkretisiert. Auszug aus dem Inhalt:

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sowie die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge gehören nicht zu den erstattungsfähigen Aufwendungen. Gleiches gilt für Aufwendungen des Arbeitgebers für die bAV des Arbeitnehmers in Form (jährlich) einmaliger Beitragszahlungen. Der fehlenden Erstattungsfähigkeit von Einmalzahlungen tragen die Vorschriften zur Finanzierung des AAG-Verfahrens insoweit Rechnung, als dass einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nach § 7 Abs. 2 Satz 2 AAG nicht zur Bemessung der Umlagen herangezogen wird. Insofern besteht kein Widerspruch zwischen den Aussagen in den v. g. Grundsätzlichen Hinweisen zur fehlenden Erstattungsfähigkeit von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt einerseits und zur fehlenden Erstattungsfähigkeit von einmalig gezahlten Aufwendungen des Arbeitgebers an die bAV des Arbeitnehmers andererseits.

Eine nicht zur Erstattung führende Einmalzahlung liegt grundsätzlich auch vor, wenn die Beiträge zur bAV in größeren als monatlichen Abständen gezahlt werden (z. B. bei einer viertel- oder halbjährlichen Abrechnung). Eine Umrechnung des Gesamtbeitrags in anteilige Monatswerte ändert am Charakter der Einmalzahlung nichts und führt daher auch nicht zu einer Berücksichtigung im Erstattungsverfahren.

In größeren Zeitabständen als monatlich abgerechnete Zuwendungen des Arbeitgebers zur bAV sind jedoch dann in das Erstattungsverfahren nach dem AAG einzubeziehen, wenn sie für die Arbeit in einzelnen Entgeltabrechnungszeiträumen geleistet werden und damit laufendes Arbeitsentgelt darstellen. In diesen Fällen wird der Charakter des laufenden Arbeitsentgelts durch zusammengefasste und in der Folge in größeren als monatlichen Zeitabständen geleistete Aufwendungen zur bAV nicht verändert.

Zuwendungen, die dem laufenden Arbeitsentgelt zuzurechnen sind und vom Arbeitgeber zeitversetzt und zusammen mit denen für vorangegangene Entgeltabrechnungszeiträume an die jeweilige Versorgungseinrichtung geleistet werden, sind im Rahmen des Erstattungsverfahrens anteilig zu berücksichtigen, d. h. in der Höhe, in der sie für den Erstattungszeitraum angefallen sind; kumulierte Beitragszahlungen zur bAV sind mithin entsprechend aufzuteilen.

Zusammenfassung

Entgeltfortzahlungsversicherung (Gesetzliche Regelung im Aufwendungsausgleichsgesetz)
U1 U2
Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (Lohnfortzahlung bei Krankheit) Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für Mutterschaftsleistungen
Betrifft nur Arbeitgeber mit bis zu 30 Arbeitnehmern. Betrifft grundsätzlich alle Arbeitgeber.
Kostenerstattung abhängig von Satzungsregelung der Krankenkasse. Kostenerstattung generell 100%.
Eine Begrenzung des erstattungsfähigen Entgelts auf die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung kann in der Satzung der zuständigen Krankenkasse vorgesehen werden. Eine Begrenzung des erstattungsfähigen Entgelts auf die Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung ist rechtlich nicht möglich.
Zuwendungen für eine Altersversorgung sind erstattungsfähig, wenn für den Arbeitnehmer ein unentziehbarer Rechtsanspruch gegen die Versorgungseinrichtung entsteht. Der Hinzurechnungsbetrag (§ 1 Abs. 1 Satz 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung) und eine Pauschalsteuer nach § 40b EStG sind nicht erstattungsfähig.

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