Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Urlaubsgeld

Unterscheidung von Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt

Das Urlaubsentgelt ist die Entgeltfortzahlung (Lohnfortzahlung) während des Urlaubs. Darauf besteht ein gesetzlicher Anspruch.

Das Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers. Auf diese Leistung besteht kein gesetzlicher Anspruch. Um dieses zusätzliche Urlaubsgeld geht es hier.

Zum Thema Urlaub existiert eine extra Seite. Dort finden sie Hinweise zum Mindesturlaub, zum Urlaubsanspruch, zur Urlaubsgewährung, zur Übertragbarkeit des Urlaubs, zur Urlaubsabgeltung und zum Urlaubsanspruch bei einer lange andauernden Erkrankung.

Anspruch auf Urlaubsgeld

Wie schon gesagt, gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld.

Der Anspruch auf Urlaubsgeld kann sich ergeben aus:

Tarifvertrag
Betriebsvereinbarung
Arbeitsvertrag
freiwilliger Leistung (Zusage) des Arbeitgebers
Anspruch aus betrieblicher Übung
aus dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz

Als betriebliche Übung bezeichnet man den Umstand, dass ein Arbeitnehmer aus der regelmäßigen Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers ableiten darf, dass der Arbeitgeber sich auch zukünftig so verhalten wird. Durch die Gewährung von Leistungen und Vergünstigungen durch den Arbeitgeber können Rechtsansprüche auf solche Leistungen begründet werden. Durch die betriebliche Übung werden freiwillige Leistungen des Arbeitgebers zu verpflichtenden Leistungen. Gewährt ein Arbeitgeber freiwillig Urlaubsgeld drei Jahre hintereinander in gleicher Höhe ohne Vorbehalt entsteht ein Anspruch auf diese Leistung.

Häufig wurde folgender Text auf dem Lohnbeleg oder im Arbeitsvertrag verwendet um den Anspruch zu verhindern:
"Das Urlaubsgeld ist eine freiwillige, jederzeit widerrufliche Leistung, auf die kein Rechtsanspruch besteht."
Der doppelte Vorbehalt ist nach Auffassung des BAG widersprüchlich, die Klausel somit unklar und daher unwirksam. Eine freiwillige Leistung könne nicht widerrufen werden. Ein Widerrufsvorbehalt setze demnach voraus, dass überhaupt ein Anspruch entstanden ist. Das aber stehe im Widerspruch zur angeblichen Freiwilligkeit.
In dem Urteil geht es zwar um ein Weihnachtsgeld, die rechtlichen Auswirkungen lassen sich aber auf alle Gratifikationen ausdehnen.

Bundesarbeitsgericht Urteil vom 8.12.2010, 10 AZR 671/09
Weihnachtsgeld - betriebliche Übung - Kombination von Freiwilligkeitsvorbehalt und Widerrufsvorbehalt
Leitsätze:

Bei einer Verknüpfung von Freiwilligkeitsvorbehalt und Widerrufsvorbehalt in einem Arbeitsvertrag wird für den Arbeitnehmer nicht hinreichend deutlich, dass trotz mehrfacher, ohne weitere Vorbehalte erfolgender Sonderzahlungen ein Rechtsbindungswille des Arbeitgebers für die Zukunft ausgeschlossen bleiben soll.

Nur eine eindeutige Formulierung eines Vorbehalts schützt den Arbeitgeber vor einer betrieblichen Übung bzw. einem Anspruch von Mitarbeitern auf Sonderzahlungen.

Freiwilligkeitsvorbehalt	Widerrufsvorbehalt
Die Sonderzahlung ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Sie erfolgt ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und ohne Verpflichtung für die Zukunft, und zwar auch bei wiederholter Zahlung.	Sonderzahlungen erfolgen stets unter dem Vorbehalt des ganzen oder teilweisen Widerrufs durch den Arbeitgeber. Der Widerruf kann ausgeübt werden, wenn ein dringendes betriebliches Erfordernis vorliegt. Es könnte z. B. formuliert werden: Der Widerruf kann ausgeübt werden, wenn der Jahresgewinn des Arbeitgebers unter 2 Prozent des Jahresumsatzes sinkt.

Wenn Sonderzahlungen im Arbeitsvertrag nach Voraussetzung und Höhe präzise formuliert sind, ist es widersprüchlich, sie zugleich an einen Freiwilligkeitsvorbehalt zu binden. Die Klausel sei unklar und deshalb gemäß § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB unwirksam (Bundesarbeitsgericht Urteil vom 20.2.2013, 10 AZR 177/12).

Der Arbeitgeber muss das Fehlen jedes Rechtsbindungswillens zweifelsfrei deutlich machen (Bundesarbeitsgericht Urteil vom 19.05.2005, 3 AZR 660/03).
Hinreichend deutlich seien nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts folgende Formulierungen: "die Leistung erfolge ohne Anerkennung einer Rechtspflicht" oder "es entstehe für die Zukunft kein Rechtsanspruch"

Es ist grundsätzlich zulässig, das Urlaubsgeld nur an bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern zu zahlen oder bestimmte Gruppen von der Leistung auszuschließen. Es muss aber ein zulässiger Grund für die Ungleichbehandlung vorliegen. Wenn die Ungleichbehandlung unzulässig ist, dann haben auch die ausgeschlossenen Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaubsgeld.

Sachliche Gründe für eine unterschiedliche Höhe des Urlaubsgeldes:

Dauer der Betriebszugehörigkeit
Höhe der Fehlzeiten (damit ist eine Kürzung bei Krankheit zulässig)
ungekündigtes Arbeitsverhältnis
Familienstand und Zahl der Kinder
weitere Gründe sind möglich

Weitere Entscheidungen zu Sonderzahlungen und Formulierungen im Arbeitsvertrag.

Berechnung des Urlaubsgeldes

In vielen Unternehmen die Urlaubsgeld gewähren wird ein bestimmter Prozentsatz vom Monatsverdienst oder vom Urlaubsentgelt gezahlt. Es werden aber auch absolute Beträge sowie Beträge pro Urlaubstag gezahlt.

Das Urlaubsgeld wird entweder in einem festgelegten Monat oder mit dem Urlaubsentgelt gezahlt. Es fallen also laufender Arbeitslohn und die Sonderzahlung Urlaubsgeld zusammen. Für das Urlaubsgeld gibt es sowohl bei der steuerlichen als auch bei der sozialversicherungsrechtlichen Behandlung Besonderheiten zu beachten.

Der Urlaubsgeldanspruch ist sehr unterschiedlich festgelegt. Es gibt feste Beträge, Beträge pro Urlaubstag, Prozentsätze vom Monatsentgelt, Prozentsätze vom Urlaubsentgelt und einen Prozentsatz vom Tagesverdienst pro Urlaubstag.
Beispiele für das Urlaubsgeld (Quelle: WSI-Tarifarchiv vom 11.06.2024):

Landwirtschaft in Bayern: 7,50 € pro Urlaubstag
Landwirtschaft in Mecklenburg-Vorpommern: 6,00 € pro Urlaubstag
Eisen- und Stahlindustrie NRW: 110% vom Monatsentgelt (Inkl. Weihnachtsgeld, Jahresabschlussvergütungen etc.)
Chemische Industrie Nordrhein: 40 € pro Urlaubstag
Chemische Industrie Ost: 40 € pro Urlaubstag
Metallindustrie Baden-Württemberg: 50% vom Urlaubsentgelt
Metallindustrie Sachsen: 50% vom Urlaubsentgelt
Druckindustrie NRW: 50% vom Tagesverdienst pro Urlaubstag
Druckindustrie Sachsen-Anhalt, Thüringen, Sachsen: 50% vom Tagesverdienst pro Urlaubstag
Großhandel NRW: 643,55 €
Großhandel Sachsen-Anhalt: 409,03 € (Ab dem 26. Lebensjahr)

Nach einer Pressemitteilung des WSI-Tarifarchivs der Hans-Böckler-Stiftung vom 11.06.2024 erhalten etwas weniger als die Hälfte (46 Prozent) aller Beschäftigten in der Privatwirtschaft Urlaubsgeld (Ergebnis einer Online-Befragung der Internetseite www.lohnspiegel.de, die vom WSI-Tarifarchiv der Hans-Böckler-Stiftung betreut wird).
Weitere Fakten zum Urlaubsgeld aus der Pressemitteilung:

Ob Beschäftigte Urlaubsgeld erhalten oder nicht, hängt von mehreren Faktoren ab. Der mit Abstand wichtigste ist, ob im Betrieb ein Tarifvertrag gilt: In tarifgebundenen Betrieben der Privatwirtschaft erhalten rund drei Viertel (74 Prozent) der Befragten Urlaubsgeld, verglichen mit 36 Prozent in Betrieben ohne Tarifvertrag.

Die Aussichten auf Urlaubsgeld steigen auch mit der Betriebsgröße: In Großbetrieben mit über 500 Beschäftigten erhalten 59 Prozent der Befragten Urlaubsgeld, in kleineren Betrieben mit unter 100 Beschäftigten sind es hingegen nur 38 Prozent. Die bei größeren Arbeitgebern deutlich höhere Tarifbindung ist hierfür eine wichtige Erklärung.

In Ostdeutschland sind die Aussichten auf Urlaubsgeld mit 34 Prozent schlechter als in Westdeutschland (48 Prozent). Auch hier ist die Tarifbindung ein entscheidender Faktor: Diese ist in Ostdeutschland mit 44 Prozent niedriger als im Westen (51 Prozent).

Spürbar sind auch die Unterschiede zwischen Frauen (40 Prozent) und Männern (50 Prozent). Dies lässt sich im Wesentlichen auf eine für Frauen ungünstige Verteilung der Beschäftigtenzahlen nach Betriebsgrößen und Berufsgruppen zurückführen.

Wie hoch das tarifliche Urlaubsgeld ausfällt, hängt von den genauen Regelungen in den einzelnen Tarifverträgen ab - und die unterscheiden sich zum Teil erheblich: Die Spannweite reicht in diesem Jahr von 186 Euro für die Beschäftigten in der Landwirtschaft in Mecklenburg-Vorpommern bis zu 2.686 Euro in der Holz und Kunststoff verarbeitenden Industrie. Die Angaben beziehen sich jeweils auf Beschäftigte in der mittleren Vergütungsgruppe (ohne Berücksichtigung von Zulagen/Zuschlägen, bezogen auf die Endstufe der Urlaubsdauer). Das zeigt die aktuelle Auswertung des WSI-Tarifarchivs für ausgewählte Tarifbranchen. Neben der Landwirtschaft ist das Urlaubsgeld auch im Hotel- und Gaststättengewerbe relativ niedrig: In Bayern erhalten Tarifbeschäftigte 240 Euro extra, in Sachsen sind es 195 Euro.

Deutlich höher sind die Sonderzahlungen unter anderem in der Papier verarbeitenden Industrie, in der Metallindustrie, in der Druckindustrie, im Kfz-Gewerbe, im Versicherungsgewerbe, im Einzelhandel, im Bauhauptgewerbe und in der Chemischen Industrie.

In Branchen oder Großunternehmen, in denen bundesweite Tarifverträge gelten, gibt es auch beim Urlaubsgeld keine Ost-West-Unterschiede mehr. Hierzu zählen etwa das Versicherungsgewerbe, das Gebäudereinigungshandwerk und die Deutsche Bahn AG. Auch in der Druckindustrie und der Chemischen Industrie gibt es ein einheitliches Urlaubsgeld.

In Branchen, in denen regional differenzierte Tarifverträge abgeschlossen werden, bestehen hingegen auch bei der Höhe des Urlaubsgeldes regionale Unterschiede. So werden im Einzelhandel in Brandenburg 1.395 Euro ausgezahlt, in Nordrhein-Westfalen sind es hingegen 1.491 Euro.

Im öffentlichen Dienst gibt kein gesondertes Urlaubsgeld mehr, da es seit der Tarifreform des Jahres 2005 zusammen mit dem Weihnachtsgeld als einheitliche Jahressonderzahlung im November ausgezahlt wird.

Auch im Bankgewerbe und in einigen Branchentarifverträgen der Energiewirtschaft gibt es kein tarifliches Urlaubsgeld.

Eine Besonderheit gilt in der Eisen- und Stahlindustrie: Dort ist die Höhe der jährlichen Sonderzahlungen auf insgesamt 110 Prozent eines Monatsentgelts festgelegt - wobei offen gelassen wird, wie sich dies auf Urlaubs- und Weihnachtsgeld verteilt.

Von den 17 untersuchten Branchen mit tariflichem Urlaubsgeld hat sich dieses gegenüber dem Vorjahr in 8 Branchen erhöht, in drei weiteren Branchen sind zumindest in einigen Tarifgebieten Erhöhungen in Kraft getreten.

Steuerliche und Sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Urlaubsgeld

Urlaubsgeld ist steuerlich ein sonstiger Bezug. Sonstige Bezüge werden bei der Lohnsteuer anders behandelt als laufender Arbeitslohn. Die Versteuerung erfolgt nach der Jahrestabelle mit einem besonderen Berechnungsschema. Dabei wird die Lohnsteuer für den maßgebenden Jahresarbeitslohn ohne den sonstigen Bezug und für den maßgebenden Jahresarbeitslohn einschließlich des sonstigen Bezugs ermittelt. Der Differenzbetrag ergibt die Lohnsteuer für den sonstigen Bezug. Durch die Anwendung der Jahrestabelle wird die steuerliche Progression abgemildert. Der sonstige Bezug wird steuerlich gleichmäßig (1/12 pro Monat) auf das Kalenderjahr verteilt.
Hier finden Sie ein Beispiel zur Abrechnung mit zusätzlichem Urlaubsgeld

In der Sozialversicherung wird Urlaubsgeld als einmalige Zuwendung behandelt. Besonderheiten ergeben sich, wenn der laufende Arbeitslohn und der Einmalbezug zusammen die jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen übersteigen. Ein Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen von laufendem Arbeitslohn und Einmalbezug führt nicht automatisch zur Beitragsfreiheit des übersteigenden Teils. Anstelle der monatlichen Beitragsbemessungsgrenzen gelten die anteiligen Jahres-Beitragsbemessungsgrenzen.
Hier finden Sie 2 Beispiele (alte Bundesländer und neue Bundesländer) zur Abrechnung mit zusätzlichem Urlaubsgeld.

Kürzung von Sondervergütungen wegen Krankheit

Die Zulässigkeit der Kürzung von Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, ...) wegen Krankheit ist gesetzlich geregelt. Auf der Seite Lohnfortzahlung (Entgeltfortzahlung) im Krankheitsfall finden Sie zu diesem Thema eine Erläuterung sowie ein Beispiel.

Anrechnung des Urlaubsgeldes auf den gesetzlichen Mindestlohn

Besteht kein tarifvertraglicher Anspruch auf das zusätzliche Urlaubsgeld, kann diese Leistung im Monat der Zuwendung auf den gesetzlichen Mindestlohn angerechnet werden.

Keine einseitige Umstellung von Urlaubsgeld auf monatliche Zahlungen damit der Mindestlohn erreicht wird - Urteil des Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg vom 11.01.2024 (3 Sa 4/23)
Leitsatz des Urteils:

Die Zweifelsregelung in § 271 Abs. 2 BGB gestattet es einem Arbeitgeber nicht, eine dem Arbeitnehmer bisher zustehende jährliche Einmalzahlung wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld kraft einseitiger Entscheidung stattdessen in anteilig umgelegten monatlichen Teilbeträgen zu gewähren, um sie pro rata temporis auf den gesetzlichen Mindestlohn anrechnen zu können.

Aufgrund der jahrelang vom Arbeitnehmer akzeptierten Zahlung in zwei Einmalbeträgen haben die Parteien eine Leistungszeit nach § 271 Abs. 1 BGB bestimmt. Das Unternehmen kann sich nicht auf § 271 Abs. 2 BGB berufen, wonach der Schuldner "im Zweifel" auch früher zahlen kann.
Das Landesarbeitsgericht hat die Revision zum Bundesarbeitsgericht für den Arbeitgeber zugelassen.

Rückforderung des Urlaubsgeldes

Wie schon oben erwähnt, ist zwischen Urlaubsentgelt (Lohnfortzahlung) und zusätzlichem Urlaubsgeld zu unterscheiden. Der § 5 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz legt fest:

Hat der Arbeitnehmer im Falle des Absatzes 1 Buchstabe c bereits Urlaub über den ihm zustehenden Umfang hinaus erhalten, so kann das dafür gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückgefordert werden.

Für das zusätzliche Urlaubsgeld gibt es keine gesetzlichen Festlegungen.

Unter bestimmten, zuvor festgelegten Bedingungen können Gratifikationen wie das Urlaubsgeld auch nachträglich wieder zurückgefordert werden. Es müssen ein bestimmter Zeitraum und bestimmte Voraussetzungen benannt sein. Keine Probleme gibt es, wenn Rückzahlungsklauseln in Tarifverträgen vereinbart worden sind.

Diese Auffassung hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 27. Juni 2018 (10 AZR 290/17) bestätigt.

Zur Rückzahlungspflicht des Weihnachtsgeldes hat sich eine Rechtsprechung entwickelt, die auf die Höhe der Gratifikation abstellt. Diese vom Bundesarbeitsgericht für das Weihnachtsgeld entwickelten Grundsätze gelten entsprechend auch für das Urlaubsgeld.

Beträge bis 100 €	Beträge über 100 € bis zu einem Monatslohn (Monatsgehalt)	Beträge über einem Monatslohn (Monatsgehalt)
Dürfen überhaupt nicht zurückgefordert werden. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer am Tag nach der Auszahlung kündigt.	Bindung bis zum 31.03. des Folgejahres bei Zahlung des Weihnachtsgeldes zum Jahresende. Es besteht also eine Rückzahlungspflicht, wenn der Arbeitnehmer den Betrieb vor dem 31.03. des Folgejahres verlässt.	Bindung bis zum 30.06. des Folgejahres bei Zahlung des Weihnachtsgeldes zum Jahresende. Es besteht also eine Rückzahlungspflicht, wenn der Arbeitnehmer den Betrieb vor dem 30.06. des Folgejahres verlässt.

Wie oben schon erwähnt, hat ein Tarifvertrag Vorrang. Ein Tarifvertrag kann also auch längere Bindungsfristen für niedrigere Gratifikationen vereinbaren.

Umwandlung des Urlaubsgeldes - Minderung der Steuerlast

Vom Urlaubsgeld bleibt Normalverdienern meist nur etwas mehr als die Hälfte. Der Rest geht für Steuern und Sozialabgaben drauf.

Wenn der Arbeitgeber das Urlaubsgeld freiwillig zahlt, dann kann er die Sonderzahlung in eine steuerbegünstigte Leistung umwandeln. Dafür bieten sich an:

pauschalversteuerter Fahrtkostenzuschuss
steuerfreier Kindergartenzuschuss
Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung
Betriebliche Altersversorgung

Zur Umwandlung von freiwillig gezahltem Weihnachtsgeld in einen steuerbegünstigten Fahrtkostenzuschuss gibt es ein Urteil des Bundesfinanzhofs (Urteil vom 1.10.2009, VI R 41/07). Dieses gilt sinngemäß auch für ein freiwillig gezahltes zusätzliches Urlaubsgeld.