Auslagenersatz und durchlaufende Gelder

Aktuelles

Aufladen eines Dienstwagens - steuerfreier Auslagenersatz
Das BMF-Schreiben vom 14. Dezember 2016 betrifft das Gesetz zur steuerlichen Förderung von Elektromobilität im Straßenverkehr und erläutert die Anwendung der einkommensteuerlichen und lohnsteuerlichen Vorschriften. Die Randnummer 19 enthält folgendes:

Bei betrieblichen Elektrofahrzeugen oder Hybridelektrofahrzeugen des Arbeitgebers, die dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung überlassen werden (sog. Dienstwagen), stellt die Erstattung der vom Arbeitnehmer selbst getragenen Stromkosten einen steuerfreien Auslagenersatz nach § 3 Nummer 50 EStG dar.

Mit dem BMF-Schreiben vom 29. September 2020 informiert die Finanzverwaltung, dass die Steuerbefreiungen gesetzlich bis zum 31. Dezember 2030 verlängert wurden.

Festgelegte monatliche Pauschalen (Auszug aus BMF-Schreiben):

Zeitraum vom 1. Januar 2017 bis 31. Dezember 2020	Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2030
Es bestehen keine Bedenken, für den Zeitraum vom 1. Januar 2017 bis 31. Dezember 2020 zur Vereinfachung des Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Dienstwagens (nur Pkw) nach § 3 Nummer 50 EStG und zur Anrechnung von selbst getragenen individuellen Kosten des Arbeitnehmers für Ladestrom auf den Nutzungswert folgende monatlichen Pauschalen typisierend zugrunde zu legen: mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber 20 Euro für Elektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 6 und 10 Euro für Hybridelektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 8 ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber 50 Euro für Elektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 6 und 25 Euro für Hybridelektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 8	Es bestehen keine Bedenken, für den Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2030 zur Vereinfachung des Auslagenersatzes für das elektrische Aufladen eines Dienstwagens (nur Pkw) nach § 3 Nummer 50 EStG und zur Anrechnung von selbst getragenen individuellen Kosten des Arbeitnehmers für Ladestrom auf den Nutzungswert folgende monatlichen Pauschalen typisierend zugrunde zu legen: mit zusätzlicher Lademöglichkeit beim Arbeitgeber 30 Euro für Elektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 6 und 15 Euro für Hybridelektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 8 ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber 70 Euro für Elektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 6 und 35 Euro für Hybridelektrofahrzeuge i. S. d. Rdnr. 8

Damit ist ein pauschaler Auslagenersatz für das elektrische Aufladen für einen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Dienstwagen möglich.

Grundsätzliches

Im Prinzip gibt es zwei Begriffe zu diesem Thema, die voneinander zu trennen sind.
Das wären:

Durchlaufende Gelder
Hierbei handelt es sich um Geldbeträge, die ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber bekommt, um sie für den Arbeitgeber auszugeben.
Es geht hier also um Gelder, die der Arbeitnehmer vor der Aufwendung erhält.
Auslagenersatz
Hierbei handelt es sich um Geldbeträge, die ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber bekommt, weil er sie für den Arbeitgeber ausgegeben hat.
Es geht hier also um Gelder, die der Arbeitnehmer nach der Aufwendung erhält.

In beiden Fällen müssen die Ausgaben ausschließlich oder bei weitem überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt und von diesem veranlasst oder gebilligt sein.

Der Aulagenersatz und die durchlaufenden Gelder sind nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
§ 3 Nr. 50 EStG:

Steuerfrei sind
....

die Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), und die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz);

....

Lohnsteuer-Richtlinien
R 3.50 Durchlaufende Gelder, Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG)

(1) Durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz liegen vor, wenn

der Arbeitnehmer die Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers macht, wobei es gleichgültig ist, ob das im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen geschieht und

über die Ausgaben im Einzelnen abgerechnet wird.

Dabei sind die Ausgaben des Arbeitnehmers bei ihm so zu beurteilen, als hätte der Arbeitgeber sie selbst getätigt. Die Steuerfreiheit der durchlaufenden Gelder oder des Auslagenersatzes nach § 3 Nr. 50 EStG ist hiernach stets dann ausgeschlossen, wenn die Ausgaben durch das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers veranlasst sind (>R 19.3). Durchlaufende Gelder- oder Auslagenersatz werden immer zusätzlich gezahlt, da sie ihrem Wesen nach keinen Arbeitslohn darstellen. Sie können daher auch keinen anderen Arbeitslohn ersetzen.
(2) Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Dabei können bei Aufwendungen für Telekommunikation auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzt werden. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.

Folgende Bedingungen müssen für die Steuerfreiheit erfüllt sein:

die Ausgaben werden für Rechnung des Arbeitgebers getätigt
(der Arbeitnehmer kann dabei sowohl im eigenen Namen als auch im Namen des Arbeitgebers auftreten)
im Grundsatz ist eine Einzelabrechnung über die Beträge zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber notwendig (pauschaler Auslagenersatz ist nur bei regelmäßiger Wiederkehr und einem entsprechendem Nachweis von 3 Monaten möglich)
ein eigenes Interesse an den Aufwendungen darf der Arbeitnehmer nicht haben
(die Ersatzleistung darf nicht zur Bereicherung beim Arbeitnehmer führen)
das Risiko der Aufwendungen muss beim Arbeitgeber liegen.

Folgende Beispiele sind denkbar:

Bewirtung von Kunden durch den Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers
Geschenke an Kunden durch den Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers
Ersetzt der Arbeitgeber aufgrund einer tarifvertraglichen Verpflichtung dem als Orchestermusiker beschäftigten Arbeitnehmer die Kosten der Instandsetzung des dem Arbeitnehmer gehörenden Musikinstruments, so handelt es sich dabei um steuerfreien Auslagenersatz (Bundesfinanzhof Urteil vom 28.03.2006 - VI R 24/03).
Stellt der Arbeitnehmer den Dienstwagen in einer von ihm angemieteten Garage unter, handelt es sich bei der vom Arbeitgeber erstatteten Garagenmiete um steuerfreien Auslagenersatz (Bundesfinanzhof Urteil vom 07.06.2002 - VI R 145/99).

Nicht nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei sind:

Ersatz von Werbungskosten
Ersatz von Kosten der privaten Lebensführung des Arbeitnehmers