Unbezahlter Urlaub

Grundsätzliches

Wenn der Urlaub nicht ausreicht, dann bietet sich der unbezahlte Urlaub als eine Lösung an. Ein genereller Anspruch auf Genehmigung eines unbezahlten Urlaubs besteht aber nicht. Besondere Regelungen, die einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub ergeben, können im Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag enthalten sein.

Nur in bestimmten Ausnahmefällen besteht ein Anspruch auf unbezahlte Freistellung. Dazu gehören Fälle der Fürsorgepflicht (z.B. bei Krankheit von Familienangehörigen).

Während des unbezahlten Urlaubs besteht das Arbeitsverhältnis in rechtlicher Hinsicht unverändert fort. Es ruhen aber die gegenseitigen Hauptleistungspflichten, also die Pflicht des Arbeitnehmers zur Arbeitsleistung und die Pflicht des Arbeitgebers zur Entgeltzahlung.

Eine grundsätzliche Festlegung zum Lohnzahlungszeitraum liefert R 39b.5 Abs. 2 LStR:

Der Zeitraum, für den jeweils der laufende Arbeitslohn gezahlt wird, ist der Lohnzahlungszeitraum. Ist ein solcher Zeitraum nicht feststellbar, tritt an seine Stelle die Summe der tatsächlichen Arbeitstage oder der tatsächlichen Arbeitswochen (§ 39b Abs. 5 Satz 4 EStG). Solange das Dienstverhältnis fortbesteht, sind auch solche in den Lohnzahlungszeitraum fallende Arbeitstage mitzuzählen, für die der Arbeitnehmer keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn bezogen hat.

Damit entsteht durch den Beginn oder das Ende des unbezahlten Urlaubs im laufenden Monat kein Teillohnzahlungszeitraum.

Der Großbuchstabe U ist im Lohnkonto einzutragen, wenn das Beschäftigungsverhältnis zwar weiterbesteht, der Anspruch auf Arbeitslohn aber für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist (U = Unterbrechung).

Da kein Teillohnzahlungszeitraum im Sinne der Lohnsteuer entsteht, ist die Steuer für das Teilmonatsentgelt aus der Monatslohnsteuertabelle abzulesen.

Erhält der Arbeitnehmer während des unbezahlten Urlaubs bestimmte Gehaltsbestandteile weiter (Vermögenswirksame Leistungen oder einen Dienstwagen zur privaten Nutzung), sind diese Zahlungen aber zu versteuern.

Versicherungsschutz - Fortbestand des Versicherungsverhältnisses

Der Versicherungsschutz bleibt noch für längstens einen Monat bestehen. Festlegungen zum Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen sind in § 7 Abs. 3 SGB IV geregelt:

Eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt gilt als fortbestehend, solange das Beschäftigungsverhältnis ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt fortdauert, jedoch nicht länger als einen Monat. Eine Beschäftigung gilt auch als fortbestehend, wenn Arbeitsentgelt aus einem der Deutschen Rentenversicherung Bund übertragenen Wertguthaben bezogen wird. Satz 1 gilt nicht, wenn Krankengeld, Krankentagegeld, Verletztengeld, Versorgungskrankengeld, Übergangsgeld, Pflegeunterstützungsgeld oder Mutterschaftsgeld oder nach gesetzlichen Vorschriften Erziehungsgeld oder Elterngeld bezogen oder Elternzeit in Anspruch genommen oder Wehrdienst oder Zivildienst geleistet wird. Satz 1 gilt auch nicht für die Freistellung nach § 3 des Pflegezeitgesetzes.

Gemeinsame Verlautbarung zum Fortbestand des Versicherungsverhältnisses bei Arbeitsunterbrechungen ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt (12. März 2013)

Dort ist die Berechnung der Monatsfrist geregelt:

Nach § 26 Abs. 1 SGB X gelten für die Berechnung der Monatsfrist § 187 Abs. 2 Satz 1 und § 188 Abs. 2 und 3 BGB. Danach beginnt die Monatsfrist mit dem ersten Tag der Arbeitsunterbrechung. Sie endet mit dem Ablauf desjenigen Tags des nächsten Monats, welcher dem Tag vorhergeht, der durch seine Zahl dem Anfangstag der Frist entspricht. Fehlt dem nächsten Monat der für den Ablauf der Frist maßgebende Tag, dann endet die Frist mit Ablauf des letzten Tages dieses Monats.

Wenn die Arbeitsunterbrechung einen Monat nicht überschreitet, fallen keine Meldungen an. Wird die Monatsfrist überschritten, endet die Versicherungspflicht und der Arbeitnehmer muss mit dem letzten Tag dieser Frist abgemeldet werden.
Bei einer Abwesenheit von mehr als einem Monat müssen Arbeitgeber eine Abmeldung mit Grund "34" und bei der Rückkehr eine Wiederaufnahme mit Grund "13" erstellen.

Im Besprechungsergebnisse der Spitzenverbände der Krankenkassen vom 08.11.2017 ging es im Punkt 4 um Versicherungsrechtliche Auswirkungen einer "unechten Unterbrechung" eines länger andauernden unbezahlten Urlaubs. Auszug aus dem Inhalt:

Fraglich ist, ob im Falle eines auf längere Dauer angelegten unbezahlten Urlaubs die Schutzwirkung des § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV vor Ablauf der Monatsfrist dadurch erneuert werden kann, dass ein Tag des bezahlten Urlaubs eingeschoben bzw. abgerechnet wird, um den unbezahlten Urlaub zu unterbrechen. Die Frage ist bislang weder durch höchstrichterliche Rechtsprechung entschieden noch durch Besprechungsergebnisse der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung im Wege der Rechtsauslegung beantwortet worden.
....
Zwar stellt auch die Zeit des bezahlten Urlaubs - unabhängig von seiner Dauer - ein entgeltliches Beschäftigungsverhältnis dar. Die Inanspruchnahme eines bezahlten Urlaubstags ist nach Ansicht der Besprechungsteilnehmer jedoch nicht geeignet, die Monatsfrist des § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV nach einer vorangegangenen Phase des fiktiven Fortbestands des Beschäftigungsverhältnisses erneut auszulösen. Insofern sprechen Sinn und Zweck des § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV gegen eine entsprechende (erneute) Anwendung im Falle einer "unechten Unterbrechung" des unbezahlten Urlaubs durch Inanspruchnahme eines bezahlten Urlaubstages, also ohne dass tatsächlich eine Arbeitsleistung stattgefunden hat. Eine andere Auslegung würde eine nahezu beliebige Aneinanderreihung von bezahltem und unbezahltem Urlaub ermöglichen und damit zu einer unzulässigen Ausweitung der dem Grunde nach auf einen Monat beschränkten Fiktionsregelung führen.

Für die Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubs bleiben Zeiten eines unbezahlten Sonderurlaubs unberücksichtigt (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. März 2019 - 9 AZR 315/17).