Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern - Freie Verpflegung (Sachbezug)
Sachbezugswerte
Mahlzeiten, die arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden, sind mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der Verordnung über die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Zuwendungen des Arbeitgebers als Arbeitsentgelt (Sozialversicherungsentgeltverordnung) zu bewerten. Ab dem 01.01.2014 gilt das gemäß § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigt.
Für freie Verpflegung gelten Sachbezugswerte. Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber freie Verpflegung, so ist der entsprechende Sachbezugswert der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.
Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber verbilligte Verpflegung, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem entsprechenden Sachbezugswert und dem gezahlten Entgelt der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil.
Beispiel 1:
Ein Arbeitnehmer erhält freie Verpflegung.
2024 beträgt der entsprechende Sachbezugswert 313 € pro Monat. Dieser Betrag ist der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil pro Monat.
Würde der Arbeitnehmer für die freie Verpflegung 100 € bezahlen müssen, würde der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil nur 213 € betragen.
Erfolgt die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Verpflegung im Betrieb, ist die Bewertung mit den Sachbezugswerten ohne weitere Voraussetzung möglich.
Beispiel 2:
Können die Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine für 1,50 € Mittag essen, so beträgt der geldwerte Vorteil 2024 pro Essensteilnehmer und Tag 2,63 € (4,13 € ist der amtliche Sachbezugswert für ein Mittagessen 2024).
Dieser Betrag ist dem Steuer- und SV-Brutto hinzuzurechnen oder kann vom Arbeitgeber mit 25% pauschaliert werden. Die Pauschalierung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.
Erfolgt die unentgeltliche oder verbilligte Abgabe von Verpflegung nicht im Betrieb, sondern in einer Gaststätte bzw. ähnlichen Einrichtung gelten Besonderheiten.
Essenmarken oder Restaurantschecks die außerhalb des Betriebs in Zahlung genommen werden
Gibt der Arbeitgeber Essensmarken oder Restaurantschecks aus, die von einer Gaststätte bzw. ähnlichen Einrichtung in Zahlung genommen werden, darf der Sachbezugswert nur dann zur Bewertung herangezogen werden, wenn der Verrechnungswert der Essensmarke den Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € übersteigt.
Mit dem BMF-Schreiben vom 24.02.2016 wurde geklärt, dass der Mahlzeitenansatz mit dem Sachbezugswert auch möglich ist, wenn statt Papier-Essensmarken ein vollelektronisches System verwendet wird. Der Arbeitgeber hat die entsprechenden Voraussetzungen nachzuweisen. Dabei kann er, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren bedienen. Der Arbeitgeber hat die Belege oder die Abrechnung zum Lohnkonto aufzubewahren. Mit dem BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 wurden diese Regelungen bestätigt.
Damit ergibt sich eine wertmäßige Begrenzung der Essensmarke auf:
| Jahr | Sachbezugswert für ein Mittagessen | Wertmäßige Begrenzung der Essensmarke |
|---|---|---|
| 2009 | 2,73 € (Sachbezugswerte 2009) | 5,83 € (2,73 € + 3,10 €) |
| 2010 | 2,80 € (Sachbezugswerte 2010) | 5,90 € (2,80 € + 3,10 €) |
| 2011 | 2,83 € (Sachbezugswerte 2011) | 5,93 € (2,83 € + 3,10 €) |
| 2012 | 2,87 € (Sachbezugswerte 2012) | 5,97 € (2,87 € + 3,10 €) |
| 2013 | 2,93 € (Sachbezugswerte 2013) | 6,03 € (2,93 € + 3,10 €) |
| 2014 | 3,00 € (Sachbezugswerte 2014) | 6,10 € (3,00 € + 3,10 €) |
| 2015 | 3,00 € (Sachbezugswerte 2015) | 6,10 € (3,00 € + 3,10 €) |
| 2016 | 3,10 € (Sachbezugswerte 2016) | 6,20 € (3,10 € + 3,10 €) |
| 2017 | 3,17 € (Sachbezugswerte 2017) | 6,27 € (3,17 € + 3,10 €) |
| 2018 | 3,23 € (Sachbezugswerte 2018) | 6,33 € (3,23 € + 3,10 €) |
| 2019 | 3,30 € (Sachbezugswerte 2019) | 6,40 € (3,30 € + 3,10 €) |
| 2020 | 3,40 € (Sachbezugswerte 2020) | 6,50 € (3,40 € + 3,10 €) |
| 2021 | 3,47 € (Sachbezugswerte 2021) | 6,57 € (3,47 € + 3,10 €) |
| 2022 | 3,57 € (Sachbezugswerte 2022) | 6,67 € (3,57 € + 3,10 €) |
| 2023 | 3,80 € (Sachbezugswerte 2023) | 6,90 € (3,80 € + 3,10 €) |
| 2024 | 4,13 € (Sachbezugswerte 2024) | 7,23 € (4,13 € + 3,10 €) |
| 2025 (geplant) | 4,40 € (Geplante Sachbezugswerte 2025) | 7,50 € (4,40 € + 3,10 €) |
Zur Anwendung der Regelungen von R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) zu Kantinenmahlzeiten und Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) bei arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten gilt im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder Folgendes (BMF-Schreiben vom 18. Januar 2019 - IV C 5 - S 2334/08/10006-01 - Auszug):
Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen, wenn sichergestellt ist, dass
- tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
- für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubsage und - vorbehaltlich Buchstabe e) - Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden kann,
- der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt,
- der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
- der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Absatz 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind (BMF-Schreiben vom 5. Januar 2015, BStBl I Seite 119).
Zur Erfüllung der Voraussetzungen von Buchstabe b (pro Mahlzeit nur ein Zuschuss) hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit z. B. infolge von Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung
festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern oder die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR).
Diese Nachweispflicht entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat
mehr als 15 Essenmarken erhält.
Ist der Verrechnungswert der Essensmarke größer als 6,57 € (2021), so ist die Bewertung mit dem Sachbezugswert ausgeschlossen. Eine Pauschalierung mit 25% durch den Arbeitgeber ist ebenfalls ausgeschlossen. Wenn also der Verrechnungswert 8 € betragen würde, sind diese 8 € pro Mahlzeit der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil. Der Betrag muss als laufender Arbeitslohn versteuert und verbeitragt werden.
Durch die wertmäßige Begrenzung der Essensmarke nach oben, handelt es sich hier im Prinzip um eine Freigrenze.
Umsatzsteuerpflicht des geldwerten Vorteils
Beispiel für 2019 mit 19% Umsatzsteuersatz
Wenn ein Arbeitnehmer 2019 freie Verpflegung erhält, beträgt der entsprechende Sachbezugswert 251 € pro Monat. Da das ein Bruttowert ist, ist die Umsatzsteuer mit 19/119 herauszurechnen.
251 €/119*19 ergibt 40,08 €
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 210,92 € (251 € - 40,08 €)
Können die Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine Mittag essen, ist die Zuzahlung des Arbeitnehmers entscheidend. Ist das Mittagessen kostenlos
oder zahlt der Arbeitnehmer einen Betrag bis zur Höhe des Sachbezugswertes, ist die Umsatzsteuer mit 19/119 aus dem Sachbezugswert herauszurechnen.
2019 gilt: 3,30 €/119*19 = 0,53 €
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 2,77 € (3,30 € - 0,53 €)
Zahlt der Arbeitnehmer mehr als den Sachbezugswert, entsteht zwar kein geldwerter Vorteil, die Umsatzsteuer ist aber aus dem gezahlten Betrag mit 19/119 herauszurechnen.
Beispiel für 2021 mit 7% Umsatzsteuersatz
Wenn ein Arbeitnehmer 2021 freie Verpflegung erhält, beträgt der entsprechende Sachbezugswert 263 € pro Monat. Da das ein Bruttowert ist, ist die Umsatzsteuer mit 7/107 herauszurechnen.
263 €/107*7 ergibt 17,21 €
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 245,79 € (263 € - 17,21 €)
Können die Arbeitnehmer in der betriebseigenen Kantine Mittag essen, ist die Zuzahlung des Arbeitnehmers entscheidend. Ist das Mittagessen kostenlos
oder zahlt der Arbeitnehmer einen Betrag bis zur Höhe des Sachbezugswertes, ist die Umsatzsteuer mit 7/107 aus dem Sachbezugswert herauszurechnen.
2021 gilt: 3,47 €/107*7 = 0,23 €
Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer: 3,24 € (3,47 € - 0,23 €)
Zahlt der Arbeitnehmer mehr als den Sachbezugswert, entsteht zwar kein geldwerter Vorteil, die Umsatzsteuer ist aber aus dem gezahlten Betrag mit 7/107 herauszurechnen.
Änderungen beim Umsatzsteuersatz in 2020, 2021, 2022 und 2023 wegen der Corona-Pandemie
Die Mehrwertsteuer für Speisen in der Gastronomie wurde ab dem 01.07.2020 befristet bis zum 30.06.2021 auf den ermäßigten Steuersatz von 7% gesenkt (Corona-Steuerhilfegesetz).
Der Umsatzsteuersatz sinkt vom 01.07.2020 bis 31.12.2020 von 19% auf 16% bzw. von 7% auf 5% (Zweites Corona-Steuerhilfegesetz).
Nur eine Woche nach dem Bundestag hat am 5. März 2021 auch der Bundesrat dem Dritten Corona-Steuerhilfegesetz zugestimmt. Das Gesetz wurde am 17.03.2021 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.
Für Gaststätten wurde der bereits geltende ermäßigte Mehrwertsteuersatz von sieben Prozent auf Speisen über den 30. Juni 2021 hinaus bis Ende 2022 verlängert.
Bis Ende 2023 bleibt es beim reduzierten Umsatzsteuersatz von sieben Prozent auf Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (Achtes Gesetz zur Änderung von Verbrauchsteuergesetzen). Ausgenommen sind weiterhin Getränke.
Eigentlich wäre die in der Corona-Pandemie eingeführte Stützungsmaßnahme für die Gastronomie Ende 2022 ausgelaufen.
Ein dauerhafter ermäßigter Umsatzsteuersatz von sieben Prozent auf den Verzehr von Speisen in Restaurants hat am 21. September 2023 keine Mehrheit im Bundestag gefunden.
Der Bundesrat hat am 24.11.2023 einen Antrag des Freistaats Bayern für einen dauerhaften ermäßigten Umsatzsteuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen in der Gastronomie und Ausdehnung der ermäßigten
Umsatzbesteuerung auf Getränke abgelehnt.
Damit gilt für Speisen die in der Gaststätte verzehrt werden ab 01.01.2024 wieder ein Steuersatz von 19% (siehe Tabelle).
Die Mahlzeitenabgabe an Arbeitnehmer ist von den Steueränderungen auch betroffen.
Damit gilt:
| Zeitraum | Steuersatz für Speisen, die in der Gaststätte verzehrt werden | Steuersatz für Getränke | Gerichte, die der Gast mitnimmt oder nach Hause bestellt |
|---|---|---|---|
| bis zum 30.06.2020 | 19% | 19% | 7% |
| 01.07.2020 bis 31.12.2020 | 5% | 16% | 5% |
| 01.01.2021 bis 31.12.2023 | 7% | 19% | 7% |
| ab dem 01.01.2024 | 19% | 19% | 7% |
Besonderheit: Kombiangebote aus Speisen inklusive Getränken
Auszug aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass
Abschnitt 10.1. Entgelt Absatz 12:
(12) Für die befristete Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen mit Ausnahme der Abgabe von Getränken ist es nicht zu beanstanden, wenn zur Aufteilung des Gesamtkaufpreises von sogenannten Kombiangeboten aus Speisen inklusive Getränken (z. B. Buffet, All-Inclusive-Angeboten) der auf die Getränke entfallende Entgeltanteil mit 30 % des Pauschalpreises angesetzt wird.
Für 2023 gäbe es bei einem Mittagessen folgende Aufteilung:
3,80 € ist der amtliche Sachbezugswert für ein Mittagessen 2023
Entgeltanteil Verpflegung sind 70% von 3,80 €: 2,66 €
Entgeltanteil Getränke sind 30% von 3,80 €: 1,14 €
Aus diesen Beträgen ist die Umsatzsteuer herauszurechnen.
Aus dem Entgeltanteil Verpflegung ist die Umsatzsteuer mit 7/107 herauszurechnen: 2,66 €/107*7 = 0,17 €
Aus dem Entgeltanteil Getränke ist die Umsatzsteuer mit 19/119 herauszurechnen: 1,14 €/119*19 = 0,18 €
Sachbezugswerte für freie Verpflegung seit 2009
| Jahr | Sachbezugswert für freie Verpflegung (bundeseinheitlich) | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| monatlich | kalendertäglich | |||||||
| Frühstück | Mittagessen | Abendessen | Gesamt | Frühstück | Mittagessen | Abendessen | Gesamt | |
| 2009 | 46 € | 82 € | 82 € | 210 € | 1,53 € | 2,73 € | 2,73 € | 7,00 € |
| 2010 | 47 € | 84 € | 84 € | 215 € | 1,57 € | 2,80 € | 2,80 € | 7,17 € |
| 2011 | 47 € | 85 € | 85 € | 217 € | 1,57 € | 2,83 € | 2,83 € | 7,23 € |
| 2012 | 47 € | 86 € | 86 € | 219 € | 1,57 € | 2,87 € | 2,87 € | 7,30 € |
| 2013 | 48 € | 88 € | 88 € | 224 € | 1,60 € | 2,93 € | 2,93 € | 7,47 € |
| 2014 | 49 € | 90 € | 90 € | 229 € | 1,63 € | 3,00 € | 3,00 € | 7,63 € |
| 2015 | 49 € | 90 € | 90 € | 229 € | 1,63 € | 3,00 € | 3,00 € | 7,63 € |
| 2016 | 50 € | 93 € | 93 € | 236 € | 1,67 € | 3,10 € | 3,10 € | 7,87 € |
| 2017 | 51 € | 95 € | 95 € | 241 € | 1,70 € | 3,17 € | 3,17 € | 8,03 € |
| 2018 | 52 € | 97 € | 97 € | 246 € | 1,73 € | 3,23 € | 3,23 € | 8,20 € |
| 2019 | 53 € | 99 € | 99 € | 251 € | 1,77 € | 3,30 € | 3,30 € | 8,37 € |
| 2020 | 54 € | 102 € | 102 € | 258 € | 1,80 € | 3,40 € | 3,40 € | 8,60 € |
| 2021 | 55 € | 104 € | 104 € | 263 € | 1,83 € | 3,47 € | 3,47 € | 8,77 € |
| 2022 | 56 € | 107 € | 107 € | 270 € | 1,87 € | 3,57 € | 3,57 € | 9,00 € |
| 2023 | 60 € | 114 € | 114 € | 288 € | 2,00 € | 3,80 € | 3,80 € | 9,60 € |
| 2024 | 65 € | 124 € | 124 € | 313 € | 2,17 € | 4,13 € | 4,13 € | 10,43 € |
| 2025 (geplant) | 69 € | 132 € | 132 € | 333 € | 2,30 € | 4,40 € | 4,40 € | 11,10 € |
© 2007-2024 A.Liebig - Impressum - Kontakt - Datenschutz - Inhaltsverzeichnis (Sitemap) - Lohnlexikon