Jahresabschluss, Datenpflege und Datensicherung mit der Online Lohn-Software ilohngehalt
ilohngehalt schließt zum 30.11.2021
Datenpflege und Datensicherheit
Da der Benutzername und das Kennwort den Zugriff auf die gespeicherten Daten ermöglichen, müssen sie absolut vertraulich behandelt und sicher vor Zugriffen Unbefugter aufbewahrt werden.
Zur Sicherstellung des Datenschutzes erfolgt die Datenübertragung über eine 256 Bit SSL-Verschlüsselung.
§ 2 Abs. 3 Allgemeine Geschäftsbedingungen der ilohngehalt internetservices GmbH:
Die ilohngehalt internetservices GmbH erfasst, speichert, verarbeitet und nutzt die zur Lohnabrechnung übermittelten Daten der Arbeitnehmer des Kunden ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen. Für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist der Kunde allein verantwortlich.
Nach § 3 Abs. 3 AGB ist der Kunde verpflichtet vor der ersten Lohnabrechnung zu überprüfen, ob das System die gewünschte Funktionalität zur Verfügung stellt.
Es empfiehlt sich, alle erforderlichen Ausdrucke zeitnah zu erstellen.
Jahresabschluss
Prüfung Lohnsteuer-Jahresausgleich
Arbeitgeber sind zur Durchführung eines Lohnsteuer-Jahresausgleichs verpflichtet, wenn sie am 31. Dezember des Ausgleichsjahres mindestens zehn Arbeitnehmer beschäftigen.
Rechtsgrundlage für diesen Lohnsteuer-Jahresausgleich ist § 42b EStG. Beschäftigt der Arbeitgeber weniger als zehn Arbeitnehmer, ist er zur Durchführung berechtigt.
Im Menü Mitarbeiter -> Steuer können Sie festlegen, ob auf den Lohnsteuer-Jahresausgleich in der nächstfolgenden Dezember-Lohnabrechnung für diesen Mitarbeiter verzichtet werden soll.
ilohngehalt führt standardmäßig für alle Mitarbeiter mit der Dezember-Lohnabrechnung einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durch. Die Anwendung überprüft dabei automatisch, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Voraussetzungen vorliegen.
Jahreslohnkonten drucken
Nach der Abrechnung des letzten Monats im Abrechnungsjahr sollten die Lohnkonten aller Mitarbeiter gedruckt werden. Die Anwendung finden Sie unter Lohnabrechnung -> Berichte.
Mit einem Klick auf Lohnkonto können Sie die Daten für das entsprechende Jahr herunterladen und anschließend drucken.
Lohnsteuerbescheinigungen für die Mitarbeiter erstellen und versenden
Bereits seit 01.01.2004 ist das Verfahren zur Ausschreibung und Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in Kraft. Der Arbeitgeber hat somit die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln und dem Arbeitnehmer einen entsprechenden Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.
Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen. Die Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung (auf Grund der Eintragungen in das Lohnkonto) zu übermitteln.
Die Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr 2019 muss damit bis spätestens 29.02.2020 übermittelt werden.
Für die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen muss der Januar des Folgejahrs abgerechnet (gebucht) sein. Die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen werden also erst nach der Januar-Abrechnung des Folgejahrs für das Vorjahr generiert.
Jahresmeldung zur Sozialversicherung
Für die Jahresmeldung zur Sozialversicherung muss ebenfalls der Januar des Folgejahrs abgerechnet (gebucht) sein. Die Meldungen werden also erst nach der Januar-Abrechnung des Folgejahrs für das Vorjahr generiert.
Ausführliche Informationen zu Jahresmeldungen der Sozialversicherung
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