Personalbeschaffung: Stellen ausschreiben, Entscheidungen treffen, Vorstellungsgespräche führen

Heutzutage müssen viele Arbeitnehmer immer mehr Positionen gleichzeitig besetzen - sozusagen spezialisierte Generalisten sein. Auch der Lohnbuchhalter ist oftmals davon betroffen, sodass dieser zum Personaler gemacht wird und für die Personalwirtschaft zuständig ist. Dies bedeutet in erster Linie, dass die Belange der Belegschaft zu bearbeiten sind und - sofern dies im Unternehmen nicht als reine Angelegenheit der Geschäftsleitung angesehen wird - auch das Finden sowie Auswählen von Bewerbern für freie Stellen. Doch nur die wenigsten Lohnbuchhalter haben bereits Erfahrung damit, wenn sie vom Chef gebeten werden, diese Aufgabe ab sofort oder ausnahmsweise zu übernehmen.

Wie potenzielle Mitarbeiter gefunden werden können, wie ein Vorstellungsgespräch vorbereitet wird und worauf geachtet werden sollte, wird hier kurz beleuchtet.

Anwärter finden

Zunächst ist es wichtig, dass genau festgelegt wird, welche Stelle besetzt werden soll. Zudem stellt sich die Frage, ob die Stelle nicht mit internen Mitarbeitern besetzt werden kann oder eine externe Suche zwingend notwendig ist. Grundsätzlich macht es Sinn, die Belegschaft über die Stellenausschreibung zu informieren, da bei einer hohen Mitarbeiterzahl die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass diese jemanden kennen, der möglicherweise für die Stelle geeignet ist. Die Vorteile dieser Vorgehensweise: Die Suche ist kostenlos und die Bewerber sind nicht vollkommen unbekannt.

Die Stellenausschreibung sollte unter anderem die folgenden Punkte beinhalten:

Vollständiger Name des Unternehmens zwecks Recherchemöglichkeit und seriösem Eindruck
gesuchte Berufsbezeichnung mit Geschlechterneutralität (z.B. "m/w/d" oder "Bürokaufleute")
Kaum war 2006 das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetzes verabschiedet worden, tauchten die ersten AGG-Hopper auf. Diese Scheinbewerber verklagten Unternehmen wegen angeblicher Diskriminierung. Seit dem 01.01.2019 müssen in Deutschland Stellenanzeigen genderneutral formuliert werden. Neben der Angabe männlich und weiblich muss nun das dritte Geschlecht stehen (d für divers).
Beschreibung der Stelle oder zumindest der gesuchten Eigenschaften künftiger Mitarbeiter (m/w/d)
Telefonnummer und Name des Ansprechpartners

Tipp: Eine eigens eingerichtete e-Mailadresse oder Unterseite auf der Firmenwebsite kann helfen, den Verwaltungsaufwand und die Kosten für beide Seiten zu senken. Das Unternehmen kann schneller selektieren, relevante Dokumente erst bei konkretem Bedarf ausdrucken, muss keine Bewerbungsmappen zurücksenden und der Bewerber kann bei Belieben auch Multimedia einsetzen. Hilfreich kann auch die Angabe des gewünschten Bewerbungs-Layouts oder ein digitales Formular sein, um die Vergleichbarkeit der Ergebnisse zu verbessern.

Eingehende Bewerbungen bearbeiten

Wenn die Bewerbungen schließlich eingehen, gilt es, diese möglichst schnell zu bearbeiten. Eine zügige Abwicklung ist angenehmer für alle Beteiligten und macht außerdem einen besseren Eindruck auf die Bewerber - die durchaus gleichzeitig Kunden oder spätere Geschäftspartner sein können. Generell ist es sinnvoll, jeweils eine Vorlage für das Schreiben von Absagen und Einladungen zum Vorstellungsgespräch anzufertigen sowie jede Bewerbung mit Markierungen wie "Abgesagt am" oder entsprechend eines Bewertungssystems zu versehen.

Für den Vergleich der Bewerbereignung können verschiedene Systeme als Entscheidungshilfen dienen: Die einfachste ist die schlichte Interessant-Uninteressant-Auswahl nach dem ersten Eindruck, welche die Bewerbungsunterlagen bei der Sichtung insgesamt hinterlassen. Eine Pro-Kontra-Liste kann ebenfalls in Frage kommen, eignet sich aber eher zum Vergleichen einiger weniger Bewerber. Alternativ können Punktesysteme für die einheitliche Bewertung und Vergleichbarkeit hilfreich, aber wesentlich aufwändiger sein. Dafür ist es notwendig festzulegen, welche Kriterien dafür betrachtet und wie diese gewichtet werden sollen. Vorteil dieser Punktematrix ist, dass brauchbare Referenzwerte entstehen können - Nachteil hingegen, dass ein rein logisches Verfahren mit hoher Wahrscheinlichkeit den intuitiven, zwischenmenschlichen Aspekt außen vor lässt, der bei der Wahl des künftigen Kollegen eine wichtige Rolle spielt. Eine geordnete Notizensammlung mit Raum für frei formulierte Bemerkungen und ein verhältnismäßig einfaches Rankingsystem (z.B. Schulnoten) können daher eine gute Ergänzung sein.

Wie geht es nun weiter? Das hängt von den Anforderungen an den Bewerber ab: Die interessantesten Kandidaten können beispielsweise zu einem Einstellungstest eingeladen werden. Eine Vorlage für einen allgemeinen Eignungstest inklusive Lösungsbogen findet sich zum Beispiel auf der Webseite der IHK, in dem mathematische, logische und andere Fähigkeiten geprüft werden. Auch ein Probearbeitstag kann hilfreich sein, um vereinzelten Bewerbern einen Einblick in die Tätigkeit zu gewähren und ihn gleichzeitig ein wenig in Aktion zu sehen.

Das Vorstellungsgespräch führen

Sind die in Frage kommenden Kandidaten ausgewählt und eingeladen, ist es an der Zeit, die Vorstellungsgespräche vorzubereiten und durchzuführen. Dazu zählt das Zusammenstellen und Sichten aller relevanten Bewerbungsdokumente, der zu stellenden Fragen und - nicht zu unterschätzen - das Bereitstellen von Getränken. So unwichtig Letzteres vielleicht zunächst klingen mag, ist das Schaffen einer angenehmen Gesprächsatmosphäre eine entscheidende Voraussetzung, damit der Bewerber sich nicht vollkommen unwohl fühlt und seine Nervosität zumindest etwas nachlässt. Alle Bewerber sollten grundsätzlich freundlich empfangen, nicht lange warten gelassen und höflich behandelt werden. Ein negativer Eindruck des Personalers wirft nicht nur bei einer erteilten Absage ein schlechtes Licht auf das Unternehmen, sondern kann auch künftige Mitarbeiter deutlich weniger loyal stimmen. Aus Fragenkatalogen kann eine einheitliche Vorlage für das Gespräch erstellt werden. Das Notieren aller Antworten und interessanter Auffälligkeiten ist dabei essentiell, da bei einer höheren Bewerberzahl oder den in der Regel über mehrere Tage stattfindenden Terminen sonst die Übersicht verloren geht und die gesammelten Eindrücke miteinander vermischt werden. Während des Gesprächs ist es vorteilhaft, einen Kollegen hinzuzuziehen.