Prinzipieller Aufbau der Beitragsnachweise an die Krankenkassen

Aktuelles

Ab dem 1. Januar 2026 fällt auch die Rechtskreistrennung in den Beitragsnachweisen weg.

Wegfall der Rechtskreistrennung zum 01.01.2025 in den Meldungen - Für die Übermittlung von Beitragsnachweisen müssen Arbeitgeber auch 2025 den Rechtskreis angeben
Mit dem Gesetz über den Abschluss der Rentenüberleitung wurden die unterschiedlichen Berechnungsgrößen (Umrechnungsfaktor, Bezugsgröße, Beitragsbemessungsgrenze, aktueller Rentenwert) schrittweise bis zum 31.12.2024 angeglichen. Damit gilt für ab dem 01.01.2025 erworbene Rentenanwartschaften einheitliches Recht, unabhängig davon, ob Beiträge zur Rentenversicherung in den alten oder in den neuen Bundesländern gezahlt werden (Quelle: Punkt 5 der Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit und der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zu Fragen des gemeinsamen Meldeverfahrens am 13.03.2024.

Für Meldezeiträume ab dem 01.01.2025 ist in den Meldungen kein Rechtskreiskennzeichen anzugeben.
Für Meldezeiträume bis 31.12.2024 ist in den Meldungen einschließlich Stornierungsmeldungen mit diesem Meldezeitraum wie bisher der jeweils zutreffende Rechtskreis "W" oder "O" anzugeben.
Es ist sicherzustellen, dass auch in den Jahresmeldungen für das Jahr 2024, die im Jahr 2025 abgegeben werden, der jeweils zutreffende Rechtskreis angegeben wird.
Allein aus Anlass der Aufgabe der Rechtskreistrennung sind keine Ab- und Anmeldungen zum 01.01.2025 vorzunehmen.

Für die Verfahren zum Nachweis, zur Weiterleitung und zur Abrechnung der Beiträge ergeben sich hingegen keine Änderungen zum 01.01.2025. Fortführung der Rechtskreistrennung über den 31.12.2024 hinaus.
Das bedeutet, dass die Beitragsnachweise als Grundlage für die Monatsabrechnung und die Beitragsweiterleitung über den 31.12.2024 hinaus getrennt nach Rechtskreisen abzugeben sind (bis 31. Dezember 2025).
Als Grund werden die Ermittlung des Bundeszuschusses für die Rentenversicherung und verschiedene Statistiken angegeben, die weiterhin getrennt zu erstellen sind.
Dementsprechend sind die Beitragsnachweise von den Arbeitgebern über den 31.12.2024 hinaus wie bisher getrennt nach den Rechtskreisen (West/Ost) abzugeben, unabhängig davon, ob die Beiträge für Zeiten vor oder für Zeiten ab dem 01.01.2025 nachzuweisen sind (Quelle: Besprechung des GKV-Spitzenverbandes, der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 24.04.2024).

Grundsätzliches zum Beitragsnachweis

Der Arbeitgeber erstellt für jeden Abrechnungszeitraum einen Beitragsnachweis, den er an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse) übermittelt.

Seit dem 01.01.2006 können Meldungen und Beitragsnachweise ausschließlich vollautomatisch durch Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels maschinell erstellten Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden. Hierfür eignet sich zum Beispiel das SV-Meldeportal (vorher sv.net). Weitere Alternativen für die Datenübermittlung sind der Einsatz eines systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramms oder die Beauftragung eines Steuerberaters.

Pauschale Beiträge und die einheitliche Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte werden in einem gesonderten Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte gegenüber der Minijob-Zentrale nachgewiesen.

§ 28b Abs. 1 Nr. 2 SGB IV:

(1) Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. bestimmen in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich:

....

den Aufbau, den Inhalt und die Identifizierung der einzelnen Datensätze sowie die Verfahren für die Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen durch den Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger, soweit nichts Abweichendes in diesem Buch geregelt ist,

....

Der Arbeitgeber hat Beitragsnachweise in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren (§ 28f Abs. 1 SGB IV).

Der Beitragsnachweis gilt für die Vollstreckung als Leistungsbescheid der Einzugsstelle und im Insolvenzverfahren als Dokument zur Glaubhaftmachung der Forderungen der Einzugsstelle. Im Beitragsnachweis ist auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis die Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte enthält (§ 28f Abs. 3 SGB IV).

Hier finden Sie die gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen nach § 28b Abs. 2 SGB IV und § 256 Abs. 1 Satz 4 SGB V.

Im Kopf des Beitragnachweises stehen folgende Angaben:

Beitragskonto-Nr. des Arbeitgebers oder Betriebsnummer
Anschrift des Arbeitgebers
Zeitraum
Rechtskreis (Ost oder West) - Angabe entfällt ab 01.01.2026
Handelt es sich um einen Dauerbeitragsnachweis.
Handelt es sich um einen Korrektur-Beitragsnachweis für Zeiträume vor dem 1. Januar 2009 (Ab dem 01.01.2014 fällt der Korrektur-Beitragsnachweis weg).

Der eigentliche Beitragsnachweis enthält die Beitragsgruppen (Beitragsgruppenschlüssel) und den entsprechenden Betrag.

Von der Gesamtsumme wird eine mögliche Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) und für Mutterschaftsaufwendungen (U2) abgezogen. Damit ergibt sich der zu zahlende Betrag bzw. das Guthaben.
Fälligkeit der Beitragsnachweise und der Zahlungen in der Sozialversicherung

Die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen wurden unter Berücksichtigung des einkommensabhängigen Zusatzbeitrags sowie des Wegfalls des Sozialausgleiches mit Wirkung ab 01.01.2015 angepasst.

Der bisherige einkommensunabhängige (pauschale) Zusatzbeitrag sowie der damit verbundene steuerfinanzierte Sozialausgleich wurden zum 31.12.2014 abgeschafft. Da der durchschnittliche Zusatzbeitrag stets auf 0,00 Euro festgesetzt wurde, wurde er zu keinem Zeitpunkt durchgeführt und musste folglich nicht in einem Beitragsnachweis aufgeführt werden. Damit kann es keine Korrekturen des Sozialausgleichs geben. Im neuen Beitragsnachweis sind damit auch keine Felder mehr für den Sozialausgleich notwendig.

Die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze waren ab 01.01.2016 erneut anzupassen, weil die Kommunikationsdaten vom 01.01.2016 an für alle Verfahren einheitlich in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Kommunikationsdaten nach § 28b Abs. 1 Nr. 4 SGB IV beschrieben werden. Der Vorlaufsatz, der Datensatz Kommunikation und der Nachlaufsatz wurden deshalb aus der Datensatzbeschreibung für die Datenübermittlung des Beitragsnachweises herausgenommen.

Die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze wurden ab 01.01.2018 erneut angepasst.
Für eine bessere Dokumentation bzw. Abgrenzung der seit einem Insolvenzereignis entstandenen Beitragsansprüche sollen die beitragsrechtlichen Auswirkungen eines Insolvenzereignisses künftig im Beitragsnachweisverfahren dargestellt werden. Diese Gemeinsamen Grundsätze berücksichtigen deshalb nunmehr, dass insolvente Arbeitgeber oder Insolvenzverwalter nach Eintritt eines Insolvenzereignisses die Gesamtsozialversicherungsbeiträge der freigestellten Arbeitnehmer und weiterbeschäftigten Arbeitnehmer getrennt nachzuweisen haben.

Die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze wurden ab 01.01.2026 erneut angepasst.
Neu geregelt wird durch diese Gemeinsamen Grundsätze, dass die Beitragsnachweise vom 01.01.2026 an nicht mehr getrennt nach Rechtskreisen (West oder Ost) abzugeben sind. Arbeitgeber, die Beiträge sowohl für Beschäftigte in den alten als auch in den neuen Bundesländern nachzuweisen haben, müssen die Beiträge gemeinsam in einem Beitragsnachweis-Datensatz übermitteln.

Dauerbeitragsnachweis
Soll der Beitragsnachweis-Datensatz nicht nur für den laufenden Entgeltabrechnungszeitraum, sondern auch für folgende Entgeltabrechnungszeiträume gelten, ist im Beitragsnachweis-Datensatz das Feld "KENNZEICHEN ART KEART" als Dauer-Beitragsnachweis zu kennzeichnen.

Beitragsnachweis ab 01.01.2015

Die Krankenversicherungsbeiträge der krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer sind unter der maßgeblichen Beitragsgruppe 1000 oder 3000 ohne die Zusatzbeiträge aufzuführen. Die Summe der Zusatzbeiträge der krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer ist gesondert auszuweisen.

Der Zusatzbeitrag ist wegen der gegenüber dem Gesundheitsfonds bestehenden Nachweispflichten (§ 271 Abs. 1a SGB V) im Beitragsnachweis-Datensatz gesondert aufzuführen.

Die Krankenversicherungsbeiträge der freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber im Firmenzahlerverfahren abführt, sind ebenfalls ohne die Zusatzbeiträge aufzuführen. Damit ist die Summe der Zusatzbeiträge der freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmer gleichermaßen gesondert auszuweisen.

Folgende neue Positionen werden für die Zusatzbeiträge eingefügt:

Zusatzbeitrag Pflichtbeiträge ZBP und
Zusatzbeitrag KV-Freiw ZBF

Beitragsnachweis	Beitragsgruppe	Betrag
Beiträge zur Krankenversicherung - allgemeiner Beitrag	1000
Beiträge zur Krankenversicherung - ermäßigter Beitrag	3000
Beiträge zur Rentenversicherung - voller Beitrag	0100
Beiträge zur Rentenversicherung - halber Beitrag	0300
Beiträge zur Arbeitsförderung - voller Beitrag	0010
Beiträge zur Arbeitsförderung - halber Beitrag	0020
Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung	0001
Krankenversicherung für freiwillig Krankenversicherte
Pflegeversicherung für freiwillig Krankenversicherte
Kassenindividueller Zusatzbeitrag für Pflichtversicherte	ZBP
Kassenindividueller Zusatzbeitrag für freiwillig Versicherte	ZBF
Umlage - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall	U1
Umlage - Mutterschaftsaufwendungen	U2
Umlage zur Insolvenzgeldversicherung (Insolvenzgeldumlage)	0050
Zwischensumme
abzüglich Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit/Mutterschaft
zu zahlender Betrag/Guthaben

Die Pflegeversicherungsbeiträge aus dem halben Beitragssatz (Beitragsgruppe 0002) sind zusammen mit den übrigen Pflegeversicherungsbeiträgen unter der Beitragsgruppe 0001 nachzuweisen. Der Beitragszuschlag für Kinderlose sowie der Beitragsabschlag für Mitglieder mit mehreren Kindern sind nicht gesondert auszuweisen, sondern im nachzuweisenden Beitrag unter der Beitragsgruppe 0001 mit zu berücksichtigen.

Für die gegenüber den Einzugsstellen nachzuweisende Insolvenzgeldumlage ist die Beitragsgruppe 0050 zu verwenden.

Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte zur Minijob-Zentrale

Aus dem Arbeitsentgelt einer geringfügig entlohnten Beschäftigung wird kein Zusatzbeitrag erhoben. Somit entfällt gegenüber der Minijob-Zentrale der Nachweis eines Zusatzbeitrags.

Beitragsnachweis	Beitragsgruppe	Betrag
Beiträge zur Krankenversicherung - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte	6000
Beiträge zur Rentenversicherung - voller Beitrag (Beitragsaufstockung durch den Arbeitnehmer)	0100
Beiträge zur Rentenversicherung - Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte	0500
Umlage - Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall	U1
Umlage - Mutterschaftsaufwendungen	U2
Umlage zur Insolvenzgeldversicherung (Insolvenzgeldumlage)	0050
einheitliche Pauschsteuer	ST
Zwischensumme
abzüglich Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit/Mutterschaft
zu zahlender Betrag/Guthaben

Unabhängig vom Zahlweg werden Arbeitgeberaufwendungen ausschließlich auf Antrag nach geleisteter Entgeltfortzahlung erstattet.

Beitragskorrekturen

Beitragskorrekturen aus Vormonaten können grundsätzlich in den aktuellen Beitragsnachweis mit einfließen. Eine Verrechnung zuviel gezahlter Beiträge kann im laufenden Beitragsnachweis nur unter den Bedingungen der Gemeinsamen Grundsätze für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung vom 20.11.2019 berücksichtigt werden.

Daneben besteht die Möglichkeit, den übermittelten Beitragsnachweis-Datensatz zu stornieren (das Beitragssoll wird vollständig abgesetzt) und für denselben Zeitraum einen neuen Beitragsnachweis-Datensatz abzugeben.

Quelle: Gemeinsame Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenübertragung nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 SGB IV in der vom 01.01.2026 an geltenden Fassung
Vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales am 31.07.2025 nach Anhörung der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände genehmigt.