Auslandsreisekosten

Im Zeichen der Globalisierung hat die Verflechtung der Weltwirtschaft ständig zugenommen. Die Entsendung von Führungskräften gewinnt im Rahmen dieser Entwicklung zunehmend an Bedeutung.
Ein Auslandseinsatz wird in vielen Unternehmen als zwingend für die Karriereentwicklung von Führungskräften angesehen.

Auslandseinsätze von Mitarbeitern sind selbst im Mittelstand längst Normalität. Zu möglichen Haftungsfallen für Arbeitgeber und anderen Problemen im Zusammenhang mit Auslandseinsätzen, finden Sie weiter unten Informationen.

Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen

Fahrtkosten, Flugkosten und Reisenebenkosten

Bei Auslandsreisen können die Fahrtkosten, Flugkosten und die Reisenebenkosten genauso wie bei Inlandsreisen in der nachgewiesenen Höhe lohnsteuerfrei ersetzt werden. Benutzt der Arbeitnehmer ein eigenes Fahrzeug, gelten die gleichen Kilometersätze wie bei Inlandsreisen. Bei der Nutzun eines Dienstwagens ergeben sich ebenfalls keine Besonderheiten.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Ein steuerfreier Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen ist wie bei Inlandsreisen seit 1996 nur noch in Form von festen Pauschbeträgen möglich. Für die einzelnen Länder werden die maßgebenden Auslandstagegelder vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt.

Der Arbeitgeber kann auch höhere Beträge als die maßgebenden Auslandstagegelder zahlen. Dabei kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für zusätzlich vergütete Verpflegungsmehraufwendungen mit einem Pauschsteuersatz von 25% erheben, soweit diese Verpflegungsmehraufwendungen die steuerfrei erstattbaren Auslandstagegelder um nicht mehr als 100% übersteigen. Die Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate.

Übernachtungskosten bei Auslandsreisen

Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Die Pauschbeträge werden vom Bundesministerium der Finanzen auf der Grundlage der höchsten Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz bekannt gemacht.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.
Bundesfinanzhof Urteil vom 8.7.2010, VI R 24/09
Leitsätze:

Ein Arbeitnehmer kann bei Übernachtungen im Ausland den Differenzbetrag zwischen den vom Arbeitgeber vollständig erstatteten tatsächlichen Kosten und den höheren Übernachtungspauschalen nach den Lohnsteuer-Richtlinien nicht als Werbungskosten geltend machen.

Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig.

BMF-Schreiben - Übersicht über geltende Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten
Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu jedes Jahr ein Schreiben und eine Übersicht.

Beträge ab dem 01.01.2024 (BMF-Schreiben vom 21.11.2023)

Die Schreiben gelten entsprechend für Geschäftsreisen in das Ausland und doppelte Haushaltsführungen im Ausland.

Für die in der Übersicht nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die in der Übersicht nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Ansatz des Auslandstagegeldes (R 9.6 Abs. 3 Satz 4 Nummer 1 und 2):

Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgebend. Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

Auswärtstätigkeit im Ausland - Werbungskostenabzug (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 10.04.2014, VI R 11/13)

Der Bundesfinanzhof hatte zu entscheiden, ob Mietaufwendungen und Fahrtkosten, die im Rahmen einer zeitlich befristeten Tätigkeit im Ausland entstanden sind, als Werbungskosten zu berücksichtigen sind.

Bundesfinanzhof Urteil vom 10.4.2014, VI R 11/13
Auswärtstätigkeit im Ausland - Werbungskostenabzug - Abgrenzung zwischen lediglich "vorübergehender" Entsendung und von Anbeginn dauerhafter Entsendung an den neuen Beschäftigungsort
Leitsätze:

1. Ein Arbeitnehmer, der zunächst für drei Jahre und anschließend wiederholt befristet von seinem Arbeitgeber ins Ausland entsandt worden ist, begründet dort keine regelmäßige Arbeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, auch wenn er mit dem ausländischen Unternehmen für die Dauer des Entsendungszeitraums einen unbefristeten Arbeitsvertrag abgeschlossen hat.
2. Wird der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit von Familienangehörigen begleitet, sind Aufwendungen für Übernachtungen nur anteilig als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG zu berücksichtigen.

Auszug aus den Entscheidungsgründen:

An der vorübergehenden Natur der vorliegenden Arbeitnehmerentsendung ändert auch der Umstand nichts, dass der Kläger mit der ausländischen Tochtergesellschaft seines Arbeitgebers einen zunächst befristeten, später unbefristeten Arbeitsvertrag abgeschlossen hat. Denn die (vorübergehende) Dauer seines Auslandseinsatzes ist nicht dort geregelt, sondern bestimmt sich nach den mit seinem inländischen Arbeitgeber geschlossenen Vereinbarungen; im Streitfall der Entsendungsvereinbarung. Ihr Inhalt ist vorliegend maßgeblich, wenn zu beurteilen ist, ob sich der Arbeitnehmer zu Beginn der jeweiligen Tätigkeit aus ex ante Sicht darauf hatte einrichten können, dort dauerhaft tätig zu sein, und damit, ob der Arbeitnehmer lediglich "vorübergehend" oder von Anbeginn dauerhaft an den neuen Beschäftigungsort entsandt wurde.

Vergütung von Reisezeiten - Auslandsentsendung

Bundesarbeitsgericht Urteil vom 17.10.2018, 5 AZR 553/17 - Vergütung von Reisezeiten - Auslandsentsendung
Leitsätze:

Entsendet der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vorübergehend zur Arbeit ins Ausland, sind die für Hin- und Rückreise erforderlichen Zeiten wie Arbeit zu vergüten.

Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Grundsätzlich erbringt der Arbeitnehmer mit dem - eigennützigen - Zurücklegen des Wegs von der Wohnung zur Arbeitsstelle und zurück keine Arbeit für den Arbeitgeber. Anders ist es jedoch, wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit außerhalb des Betriebs zu erbringen hat. In diesem Falle gehört das Fahren zur auswärtigen Arbeitsstelle zu den vertraglichen Hauptleistungspflichten, weil das wirtschaftliche Ziel der Gesamttätigkeit darauf gerichtet ist, Kunden aufzusuchen - sei es, um dort Dienstleistungen zu erbringen, sei es, um Geschäfte für den Arbeitgeber zu vermitteln oder abzuschließen. Dazu gehört zwingend die jeweilige An- und Abreise, unabhängig davon, ob Fahrtantritt und -ende vom Betrieb des Arbeitgebers oder von der Wohnung des Arbeitnehmers aus erfolgen (BAG 25. April 2018 - 5 AZR 424/17 - Rn. 18 mwN; im Ergebnis ebenso ErfK/Preis 18. Aufl. § 611a BGB Rn. 516a ff.; MHdB ArbR/Krause 4. Aufl. § 60 Rn. 19; Schaub ArbR-HdB/Linck 17. Aufl. § 45 Rn. 55; Baeck/Deutsch ArbZG 3. Aufl. § 2 Rn. 83).

Dasselbe gilt für Reisen, die wegen einer vorübergehenden Entsendung zur Arbeit ins Ausland erforderlich sind. Diese sind fremdnützig und damit jedenfalls dann Arbeit im vergütungsrechtlichen Sinn, wenn sie - wie im Streitfall - ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgen und in untrennbarem Zusammenhang mit der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung stehen. In diesem Fall gehören - wie die Fahrt des Arbeitnehmers zu und von einer (inländischen) auswärtigen Arbeitsstelle - Hin- und Rückreise bei der vorübergehenden Entsendung ins Ausland zu den vertraglichen Hauptleistungspflichten.

Vorbereitung von Auslandseinsätzen

Die Grundlage der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers definiert der § 241 Abs. 2 BGB:

Das Schuldverhältnis kann nach seinem Inhalt jeden Teil zur Rücksicht auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des anderen Teils verpflichten.

Der Arbeitgeber haftet nach § 17 SGB V für sämtliche Krankheitskosten seines Angestellten einschließlich mitreisender Familienangehöriger im Ausland:

(1) Mitglieder, die im Ausland beschäftigt sind und während dieser Beschäftigung erkranken oder bei denen Leistungen bei Schwangerschaft oder Mutterschaft erforderlich sind, erhalten die ihnen nach diesem Kapitel zustehenden Leistungen von ihrem Arbeitgeber. Satz 1 gilt entsprechend für

die nach § 10 versicherten Familienangehörigen und

Familienangehörige in Elternzeit, wenn sie wegen § 10 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 nicht familienversichert sind,

soweit die Familienangehörigen das Mitglied für die Zeit dieser Beschäftigung begleiten oder besuchen.
(2) Die Krankenkasse des Versicherten hat dem Arbeitgeber die ihm nach Absatz 1 entstandenen Kosten bis zu der Höhe zu erstatten, in der sie ihr im Inland entstanden wären.
(3) Die zuständige Krankenkasse hat dem Reeder die Aufwendungen zu erstatten, die ihm nach § 104 Absatz 2 des Seearbeitsgesetzes entstanden sind.

Wer längerfristig ins Ausland geht, braucht mehr als eine Reisekrankenversicherung.

Der Bund der Auslands-Erwerbstätigen (BDAE) e.V. unterstützt Expatriates und Auswanderer sowie Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter ins Ausland entsenden, bei der Planung und Umsetzung des Auslandaufenthaltes.

Die Vorschriften über die Versicherungspflicht in der Sozialversicherung und nach dem Recht der Arbeitsförderung gelten grundsätzlich nur für Personen, die im Geltungsbereich des SGB beschäftigt sind. Ausnahmen von diesem Prinzip regeln die Vorschriften über die Ausstrahlung und die Einstrahlung.

Wenn im Arbeitsvertrag die Entsendemöglichkeit nicht ausdrücklich vorgesehen ist und es nicht um eine kurze Entsendung mit Dienstreisecharakter geht, ist grundsätzlich eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrages erforderlich.

Vor der Entsendung sollte auch die Steuerpflicht geklärt werden. Nach vielen Doppelbesteuerungsabkommen hat in der Regel der Staat, in dem die nichtselbstständige Arbeit ausgeübt wird, das Besteuerungsrecht.
Nach Artikel 15 OECD-Musterabkommen zur Vermeidung von Doppelbesteuerung können die Vergütungen aus unselbständiger Arbeit ausschließlich im Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers besteuert werden, es sei denn, die Tätigkeit wird im anderen Staat ausgeübt. Wird die unselbständige Arbeit im anderen Staat ausgeübt, steht grundsätzlich diesem Staat (Tätigkeitsstaat) das Besteuerungsrecht für die bezogenen Vergütungen zu.

Der Artikel 15 Abs. 2 OECD-Musterabkommen zur Vermeidung von Doppelbesteuerung definiert eine Ausnahme, die sog. 183-Tage-Klausel. Danach steht dem Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers das ausschließliche Besteuerungsrecht für eine nicht in diesem Staat ausgeübte nichtselbständige Arbeit zu, wenn

sich der Arbeitnehmer insgesamt nicht länger als 183 Tage innerhalb eines im jeweiligen Abkommen näher beschriebenen Zeitraums im Tätigkeitsstaat aufgehalten oder die Tätigkeit dort ausgeübt hat und
der Arbeitgeber, der die Vergütungen zahlt, nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist und
der Arbeitslohn nicht von einer Betriebsstätte oder einer festen Einrichtung, die der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat hat, getragen wurde.