Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Lohndatenerfassung/ Testabrechnung/ Abrechnung/ Periodenabschluss

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Grundsätzliches

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet die in der Lohndatenerfassung eingegebenen Lohnarten. Die Berechnung erfolgt pro Mitarbeiter und pro Monat. Sie können die monatliche Abrechnung dabei für alle Mitarbeiter gleichzeitig vornehmen oder auf bestimmte Mitarbeiter bzw. einzelne Abrechnungskreise beschränken.

Vor der Abrechnung müssen den Arbeitnehmern die entsprechenden Lohnarten zugewiesen werden. Es wird in feste Lohnarten (über mehrere Monate gültig) und variable Lohnarten (nur für den abzurechnenden Monat gültig) unterschieden.

Nach der Erfassung kann die Monatsabrechnung erfolgen. Vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann eine Testabrechnung durchgeführt werden. Fehler können aber auch nach der Abrechnung noch korrigiert werden. Der Periodenabschluss (letzte Abrechnung im Monat) schließt den Monat endgültig ab. Abgeschlossene Perioden (Monate) können nur noch über die Rückrechnung bearbeitet werden.

Alle Anwendungen finden sie unter: "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung"

Arbeitsschritte:

In der Erfassung der variablen Lohndaten bietet das Menü Optionen verschiedene Übersichten und Hilfen.
Die Abrechnungsvorschau gibt Auskunft über die Abrechnungsergebnisse. Bei Bedarf kann ein Testabrechnungsbeleg erstellt werden.
Unter Personaldaten anzeigen werden die wichtigsten Personaldaten des Mitarbeiters aus dem Personalstamm angezeigt.

Zur besseren Übersicht bietet das Programm eine Kalenderfunktion. Der Kalender dient als Planungshilfe. Die hier erfassten Daten haben keinen Einfluss auf die Lohnabrechnung. Sie können für jeden Mitarbeiter einen eigenen Kalender führen.

Wenn noch kein Periodenabschluss für einen Abrechnungskreis durchgeführt wurde, kann eine Korrekturabrechnung (erneute Durchführung der Abrechnung) vorgenommen werden. Die Anwendung mit dem Namen Korrekturabrechnung gibt es im Programm nicht mehr. Eine Abrechnung kann so oft wie nötig wiederholt (=Korrekturabrechnung) werden.

Eine evtl. notwendige Rückrechnung wird in einem extra Kapitel behandelt.

Der nach der Abrechnung notwendige Druck (bzw. die Erstellung und elektronische Übermittlung) der Abrechnungslisten wird ebenfalls in einem extra Kapitel behandelt.

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Monatliche Erfassung der variablen Lohndaten

Über "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Mitarbeiter-Lohndaten" erfassen Sie die Lohndaten der Mitarbeiter. Über einen Dialog wählen sie die Abrechnungsperiode, die Personalnummer und das Eintrittsdatum aus.

Dialog variable Lohndaten

Nach der Bestätigung der Angaben, können Sie die Lohndaten bearbeiten. Die ausgewählten Selektionskriterien werden Ihnen in der Titelleiste der Lohndatenerfassung angezeigt.

Erfassung der variablen Lohndaten

Die Lohndatenerfassung besteht aus 2 Bereichen

  • Oberer Bereich mit den festen Lohnarten
    Lohn- oder Gehaltsbestandteile, die sich in der Regel nicht ändern (z. B. Monatsgehälter, vermögenswirksame Leistungen oder Direktversicherungen).
  • Unterer Bereich mit den variablen Lohnarten
    Lohn- oder Gehaltsbestandteile, die sich von Monat zu Monat ändern (z. B. Stundenlöhne oder Zuschläge).

Die Lohndatenerfassung können sie auch über "Lohn und Gehalt - Stammdaten - Personal - Feste Lohndaten" aufrufen. Bei dieser Variante ist der obere Bereich (feste Lohnarten) aktiv bei der ersten Variante der untere Bereich (variable Lohnarten).

Zwischen beiden Bereichen können sie mit der Maus oder der Tastenkombination "Strg" + "w" wechseln. Sie können einem Mitarbeiter bis zu 30 feste und bis zu 110 variable Lohnarten in einem Monat gleichzeitig zuordnen. Am Zeilenanfang können sie die gewünschte Lohnartennummer eingeben oder mit F2 auswählen.

Je nach Lohnart erfassen Sie Beträge, Stunden, Tage oder Prozentsätze.

Monatliche Erfassung der allgemeinen Lohndaten

Über "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Allgemeine Lohndaten" erfassen Sie die Lohndaten für einen Mitarbeiterkreis. Über einen Dialog wählen sie nur die Abrechnungsperiode aus.

Erfassung der allgemeinen Lohndaten

Die Vorgehensweise erfolgt wie bei der Erfassung der variablen Lohnarten.

Sind die Werte erfasst, drücken sie die Esc-Taste und bestätigen die anschließende Abfrage Allgemeine Lohnarten übertragen. Es öffnet sich der Eingabedialog Übertragen der allgemeinen Lohnarten. Selektieren Sie hier nach Abrechnungskreis, Personalnummer, Kostenstellen und Personengruppe.

Beispiele zur Anwendung von Allgemeinen Lohndaten:

  • VWL-Zuzahlung des Arbeitgebers für einen bestimmten Kreis von Mitarbeitern
  • Betriebsurlaub
  • Urlaubs- oder Weihnachtsgeld
  • Infotext der auf dem Lohnbeleg für alle Mitarbeiter mit ausgegeben werden soll
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Fehlzeitenerfassung

In die SV-Fehlzeitenerfassung gelangen sie über mehrere Wege:

  • "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Fehlzeiten"
  • "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Mitarbeiter-Lohndaten" (Menü Optionen - SV Fehlzeiten)
  • "Lohn und Gehalt - Stammdaten - Personal - Feste Lohndaten" (Menü Optionen - SV Fehlzeiten)
     
  • "Nur bei einer Rückrechnung über:"
    "Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Erfassung - Lohndaten Erfassung" (Menü Optionen - SV Fehlzeiten)

Hier werden Beginn, Ende und Grund der Fehlzeiten erfasst.
Dazu müssen vorher unter "Lohn und Gehalt - Stammdaten - Fehlzeiten" die betrieblichen Fehlzeitenarten definiert und mit dem Fehlzeitenschlüssel verknüpft werden, der von den Sozialversicherungsträgern vorgegeben wird.

Gründe für die Erfassung von Fehlzeiten:

  • Bei Teillohnzahlungszeiträumen wird die korrekte Beschäftigungszeit benötigt.
  • Damit die eventuell abweichenden Sozialversicherungstage zur Ermittlung der Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung errechnet werden können.
  • Zur korrekten Erstellung der DEÜV-Meldungen.

Weitere Möglichkeiten der Erfassung

Über "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Tabellenlohn" ist es möglich, mit Hilfe schon abgerechneter Monate Auswertungen und Berechnungen für verschiedene Mitarbeiterkreise durchzuführen und diese Beträge dann in Lohnarten einfließen zu lassen.

Über "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Import Zeiterfassung" können extern erfasste Lohnarten und Ist-Arbeitszeiten in die Lohndatenerfassung der Classic Line übernommen werden.

Über "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Arbeitszeit Gegenerfassung" kann in einem Monatsplan die tatsächlich geleistete Arbeitszeit des Mitarbeiters pro Arbeitstag im jeweiligen Ist-Feld angepasst werden. Es muss ein Arbeitszeitmodell mit entsprechender Soll-Arbeitszeit dem jeweiligen Mitarbeiter im Personalstamm zugeordnet sein. Das Arbeitszeitmodell wird bei den erweiterten Stammdaten angelegt.

Über "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Lohndatenerfassung - Import Gegenerfassung" können extern erfasste Ist-Arbeitszeiten den Soll-Arbeitszeiten der Arbeitszeitmodelle zugeordnet werden.

Lohndatenprotokolle drucken

Hier lassen sich verschiedene Lohnartenprotokolle ausgeben:

  • Erfassungsprotokoll
    Lohnartenerfassungsprotokoll mit allen erfassten Lohnartenpositionen pro Mitarbeiter
  • Jahresübersicht Lohndatenerfassung
  • Fehlzeitenprotokoll drucken
  • Fehltageliste
  • Arbeitszeit-Gegenerfassungsprotokoll drucken
  • Lohnartenaufteilung (erfasst)
    Hier drucken Sie alle vor der Brutto-Netto-Abrechnung erfassten Lohnarten aus.
  • Kostenstellenprotokoll
  • Kostenträgerprotokoll
  • Lohndatenauswertung
  • Kalenderprotokoll
  • Kalender: Gruppenübersicht

Der erscheinende Dialog enthält alle notwendigen Informationen für den Ausdruck.

Testabrechnung durchführen

Über "Lohn und Gehalt - Abrechnung und Erfassung - Testabrechnung - Testabrechnung" führen Sie probeweise eine Abrechnung durch.

Unter Testerfassung können Sie Lohndaten speziell für die Testabrechnung erfassen.

Nach der Testabrechnung können sie Lohn- und Gehaltsbelege der Testabrechnung drucken oder die Bildschirmauskunft der Testabrechnung einsehen.

Abrechnung durchführen

Nach dem aktualisieren der Krankenkassenbeitragssätze und der Datensicherung können sie die Abrechnung starten.

Wurde noch kein Periodenabschluss für den gewählten Abrechnungskreis durchgeführt, können Sie über diese Funktion auch Korrekturabrechnungen (erneute Durchführung der Abrechnung) vornehmen.

Wenn zum ausgewählten Abrechnungskreis noch kein Periodenabschluss durchgeführt wurde, werden alle abrechnungsrelevanten Daten nur im Infodruck ausgegeben.

Falls Hinweise bei der Abrechnung erzeugt werden, wird automatisch ein Abrechnungsprotokoll erstellt, das Sie sich ausdrucken lassen können.

Periodenabschluss durchführen

Mit dem Periodenabschluss wird die Abrechnung (pro Abrechnungskreis) abgeschlossen. Abgeschlossene Perioden (Monate) können nur noch über die Rückrechnung bearbeitet werden.

Nach dem Periodenabschluss drucken sie alle notwendigen Listen und erzeugen alle benötigten Meldungen (Abrechnungslisten und Elektronische Meldungen).

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