Abrechnung von Lohn- und Gehaltsempfängern mit einem Lohnprogramm - Rückrechnung

Abgeschlossene Perioden (Monate) können nur noch über die Rückrechnung bearbeitet werden.
Wenn noch kein Periodenabschluss für einen Abrechnungskreis durchgeführt wurde, kann eine Korrekturabrechnung (erneute Durchführung der Abrechnung) vorgenommen werden. Die Anwendung mit dem Namen Korrekturabrechnung gibt es im Programm nicht mehr. Eine Abrechnung kann so oft wie nötig wiederholt (=Korrekturabrechnung) werden.
Die Korrektur eines abgerechneten Monats muss ebenfalls über die Rückrechnung erfolgen, wenn eine der folgenden Abrechnungslisten nach der Abrechnung erstellt wurde:

  • Krankenkassenbeiträge
  • Buchungsbelege
  • Lohnsteueranmeldung
  • KUG-Abrechnungsliste
  • Monats-DEÜV

Vor jeder Rückrechnung sollte unbedingt eine Datensicherung erfolgen.

Mit der Rückrechnung lassen sich die Monatsabrechnungen bis zum April des vorhergehenden Abrechnungsjahres korrigieren.

Die Rückrechnung finden sie unter: Lohn und Gehalt - Rückrechnung

Arbeitsschritte bei der Rückrechnung

  1. Rückrechnungsdatenerfassung
    • Rückrechnung Stammdaten
    • Rückrechnung Erfassung
  2. Druck der Rückrechnungsprotokolle zur Kontrolle
  3. Rückrechnung ausführen
  4. Ausdruck der Auswertungen (Korrekturbelege)
  5. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten:
    1. Mit dem verwerfen der Rückrechnung werden die geänderten Abrechnungswerte wieder auf die ursprünglichen Werte zurückgesetzt.
    2. Mit der Übernahme der Rückrechnung werden die geänderten Werte in die Lohndatenerfassung übernommen.

In der Lohndatenerfassung der nächsten Abrechnungsperiode werden die Rückrechnungs-Differenzwerte automatisch hinterlegt.

Rückrechnungsdatenerfassung

Hier sind die für die Rückrechnung erforderlichen Daten zu erfassen. Folgende Eingabemöglichkeiten gibt es:

  • Personaldaten ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Personal")
    Hier können Sie alle abrechnungsrelevanten Steuer- und SV-Bezugsgrößen für einzelne Mitarbeiter und frei wählbare Perioden (vom April des Vorjahres bis zur aktuellen Periode) ändern. Es kann in die SV-Fehlzeitenerfassung des einzelnen Mitarbeiters verzweigt und Fehlzeiten eingetragen oder geändert werden. Denkbare Änderungen wären:
    • Steuerklasse,
    • Kinderfreibetrag,
    • Steuerfreibeträge,
    • SV-Schlüssel und
    • Elterneigenschaft.
  • Pfändungsdaten ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Personal Pfändung")
    Hier können Sie in einer frei wählbaren Periode (vom April des Vorjahres bis zur aktuellen Periode) alle Lohnpfändungsdaten für einzelne Mitarbeiter ändern. Sie können auch in den Gläubigerstamm verzweigen und ebenfalls Änderungen vornehmen.
  • Vortragswerte Jahreslohndaten ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Personal Vortragswerte")
    Werden in den Vortragswerten nach mindestens einer abgerechneten Periode Änderungen vorgenommen, werden Sie von der Classic Line darauf hingewiesen, dass Sie eine Rückrechnung durchführen müssen. Diese ist notwendig, um die korrekte Abrechnung zukünftiger Perioden zu gewährleisten.
  • Lohnarten ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Lohnarten")
    Hier können Sie periodenabhängige Lohnartenänderungen rückwirkend für bereits abgeschlossene Perioden vornehmen.
  • Kostenstellen ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Kostenstellen")
  • Krankenkassen ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Krankenkassen")
    Die Krankenkassen werden nur noch mandantenübergreifend gepflegt. Vor jeder Monatsabrechnung ist eine Beitragssatzaktualisierung vorzunehmen (Beschreibung erfolgt unter Allgemeingültige Stammdaten). Wenn die Änderungen bereits abgerechnete Perioden betreffen, müssen Sie eine Rückrechnung durchführen.
  • Berufsgenossenschaften ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Berufsgenossenschaften")
  • Fehlzeiten ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Fehlzeiten")
  • ZVK-Stamm ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - ZVK-Stamm")
    Die Branchenerweiterung Zukunftssicherung ergänzt das Modul Lohn um die Beitragsabrechnung für Zusatzversorgungskassen (ZVK) sowie die Beitragsberechnung für den Verband bundes- und landesgeförderter Unternehmen (VBLU). Hier können Sie Änderungen rückwirkend für bereits abgeschlossene Perioden vornehmen.
  • Lohnkonstanten ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Stammdaten - Lohnkonstanten")
    In den Lohnkonstanten werden grundlegende Daten erfasst. Ein Teil der Daten wird periodenbezogen verwaltet. Wenn sie eine Abrechnung mit falschen Werten durchgeführt haben, müssen sie das hier korrigieren. Ein Fehler im Jahr 2008 hätte zum Beispiel ab Juli 2008 auftreten können. Ab 01.07.2008 ist die Pflegeversicherung um 0,25% gestiegen. Das musste manuell geändert werden. Wäre der Juli noch mit dem alten Beitragssatz abgerechnet worden, hätte eine Rückrechnung erfolgen müssen.
  • Lohndatenerfassung ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Erfassung - Lohndaten Erfassung")
    Hier kann die Lohndatenerfassung für einzelne Mitarbeiter und frei wählbare Perioden (vom April des Vorjahres bis zur aktuellen Periode) geändert werden. Sollten in zurückliegenden Monaten Lohnarten falsch erfasst worden sein, kann das hier korrigiert werden. Denkbare Änderungen wären:
    • Falscher Betrag in einer Lohnart.
    • Falsche Anzahl von Tagen bzw. Stunden in einer Lohnart.
    • Eine Lohnart wurde vergessen abzurechnen.
    • Eine Lohnart wurde zuviel abgerechnet.
    Die Vorgehensweise der Lohndatenerfassung in der Rückrechnung erfolgt in derselben Weise wie bei der Erfassung der variablen Lohnarten.
  • Schnelländerung Erfassung ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Erfassung - Lohndaten Schnelländerung")
    Hier können Sie für ausgewählte Abrechnungs- und Mitarbeiterkreise, für bestimmte Kostenstellen und Zeiträume Lohnarten-Werte ändern. Die Änderungen können wahlweise die Beträge, Zeiten oder Prozentsätze der Lohnarten betreffen.
  • Fehlzeiten Erfassung ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Erfassung - Fehlzeiten Erfassung")
  • Fehlzeiten Schnellerfassung ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Erfassung - Fehlzeiten Schnellerfassung")
  • Fehlzeiten Gesamtbetrieb ("Lohn und Gehalt - Rückrechnung - Rückrechnung Erfassung - Fehlzeiten Gesamtbetrieb")

Druck der Rückrechnungsprotokolle zur Kontrolle

Nach der Rückrechnungsdatenerfassung sollten zum Abgleich die entsprechenden Protokolle gedruckt werden. Folgende Protokolle können ausgegeben werden:

  • Personal Protokoll
  • Lohnarten Protokoll
  • Krankenkassen Protokoll
  • Berufsgenossenschaften Protokoll
  • Fehlzeiten Protokoll
  • ZVK Protokoll
  • Lohnkonstantenprotokoll
  • Lohndaten Erfassungsprotokoll

Rückrechnung ausführen

Hier wird mit den geänderten Abrechnungsdaten eine Abrechnung (Rückrechnung) durchgeführt. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • Die Änderungen betreffen nicht den Krankenkassenstamm oder die Lohnkonstanten.
    Das Programm erkennt alle Änderungen automatisch. Sie müssen die Eingaben nur bestätigen.
  • Die Änderungen betreffen den Krankenkassenstamm und/oder die Lohnkonstanten.
    Sie müssen im Feld -abweichende Startperiode der Rückrechnung- die Startperiode eingeben. Ab dieser Periode wird dann neu abgerechnet.

Ausdruck der Auswertungen (Korrekturbelege)

Jetzt können sie die entsprechenden Auswertungen erstellen bzw. in die Bildschirmauskunft des Lohnkontos wechseln. Folgende Auswertungen gibt es:

  • Nettodifferenzen
    Durch eine Rückrechnung verändern sich die Auszahlungsbeträge der Mitarbeiter in der Abrechnungsperiode, die der Rückrechnungsperiode folgt. Diese Differenzbeträge werden automatisch als Nettobezüge oder Nettoabzüge in die Lohndatenerfassung dieser Abrechnungsperiode übernommen.
  • Korrekturlohnbelege
    Hier drucken Sie die korrigierten Lohnbelege der rückgerechneten Mitarbeiter. Es wird für jeden rückgerechneten Monat ein separater Ausdruck angefertigt.
  • Korrekturlohnjournal
    Für jeden rückgerechneten Mitarbeiter werden im Korrekturlohnjournal die alten Werte, die sich aus der Rückrechnung ergebenden neuen Werte sowie die sich ergebenden Werte-Differenzen ausgegeben.
  • Korrekturbuchungsbelege
    Hier werden die Differenzbeträge zum ursprünglichen Buchungsbeleg, die aufgrund der ausgeführten Rückrechnung ermittelt wurden, angezeigt. Diese Differenzen können direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
  • Bildschirmauskunft Lohnkonto
    Hier können sie sich die wichtigsten Angaben direkt am Bildschirm anzeigen lassen. Die Bildschirmauskunft dient nur zur Information. Änderungen können nicht vorgenommen werden.
  • Kostendifferenzen
    Hier können Sie die sich aus der Rückrechnung ergebenden Kostendifferenzen ausdrucken.
  • Pfändungsdifferenzen
    Hier können Sie die Ausweisung der sich aus der Rückrechnung ergebenden Pfändungsdifferenzen vornehmen. Diese dienen als Basis für eventuell noch abzuführende Pfändungsbeträge.
  • ZVK-Differenzen
    Hier erfolgt die Ausweisung der sich aus der Rückrechnung ergebenden ZVK-Differenzen.
  • Abrechnungsprotokoll
    Das Protokoll enthält Hinweise und Besonderheiten, die während der Abrechnung/Rückrechnung protokolliert wurden.

Rückrechnung verwerfen

Wenn die Prüfung der erfassten Daten Fehler ergibt, können sie die Daten auf den ursprünglichen Wert zurücksetzen. Änderungen in den Lohnkonstanten oder im Krankenkassenstamm müssen unter Umständen manuell zurückgesetzt werden.

Rückrechnung übernehmen

Wenn die Prüfung der erfassten Daten keine Fehler ergibt, können sie die geänderten Werte in die Lohndatenerfassung des aktuellen Monats übergeben. Die Übergabelohnarten für Nettoentgelt bzw. Nettoabzug werden angezeigt. In der Lohndatenerfassung der auf die Rückrechnung folgenden Abrechnung werden die Rückrechnungs-Differenzwerte automatisch hinterlegt.

Im Feld Geänderte Personaldaten übernehmen entscheiden Sie, ob Sie die Änderungen in den Personalstamm übernehmen.


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